مدیریت سفارش در روزهای اول راه‌اندازی یک فروشگاه معمولاً ساده به نظر می‌رسد. تعداد سفارش‌ها محدود است، صاحب فروشگاه بیشتر مشتری‌ها را می‌شناسد و وضعیت هر سفارش را با بررسی پیام‌ها، برگه‌های یادداشت یا پنل سایت به خاطر می‌سپارد.
اما با افزایش فروش، همین روش ساده به‌تدریج به یکی از منابع اصلی خطا تبدیل می‌شود. یک سفارش فراموش می‌شود، کالای اشتباه داخل بسته قرار می‌گیرد، وضعیت سفارش در سایت به‌روز نمی‌شود یا دو نفر هم‌زمان روی یک سفارش کار می‌کنند. در این مرحله، مسئله فقط بیشتر شدن تعداد سفارش‌ها نیست؛ فروشگاه به یک روش مشخص برای دریافت، بررسی، آماده‌سازی، بسته‌بندی و ارسال سفارش‌ها نیاز دارد.
سیستم مدیریت سفارش برای ایجاد همین نظم طراحی شده است. چنین سیستمی اطلاعات سفارش‌ها را در یک محیط مشترک قرار می‌دهد و مشخص می‌کند هر سفارش در چه مرحله‌ای قرار دارد، چه کاری باید روی آن انجام شود و مسئول مرحله بعدی چه کسی است.
سیستم مدیریت سفارش دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد؟
سیستم مدیریت سفارش، مسیر سفارش را از زمان ثبت تا تحویل به شرکت حمل قابل پیگیری می‌کند. این مسیر ممکن است بسته به نوع فروشگاه متفاوت باشد، اما معمولاً شامل مراحل زیر است:
- دریافت و ثبت سفارش
- بررسی وضعیت پرداخت
- کنترل اطلاعات مشتری و آدرس
- آماده‌سازی یا جمع‌آوری کالا
- کنترل اقلام سفارش
- بسته‌بندی
- ثبت کد رهگیری
- تحویل بسته به شرکت حمل
- تغییر وضعیت سفارش
هدف اصلی سیستم مدیریت سفارش این نیست که فقط فهرستی از سفارش‌ها نمایش دهد. یک سیستم کاربردی باید جلوی گم‌شدن سفارش، انجام کار تکراری و انتقال ناقص اطلاعات بین اعضای تیم را بگیرد.
برای مثال، اگر مسئول انبار نداند کدام سفارش‌ها آماده جمع‌آوری هستند، ممکن است سفارش‌ها را براساس پیام‌های پراکنده یا فایل اکسل پردازش کند. اگر فرد دیگری هم‌زمان وضعیت سفارش را تغییر دهد، احتمال دوباره‌کاری یا اشتباه بیشتر می‌شود. سیستم مدیریت سفارش یک مسیر مشخص می‌سازد تا همه افراد براساس وضعیت واقعی سفارش کار کنند.
آیا فروشگاه‌های کوچک هم به سیستم مدیریت سفارش نیاز دارند؟
استفاده از سیستم مدیریت سفارش فقط به فروشگاه‌های بزرگ محدود نیست. حتی یک فروشگاه تک‌نفره نیز ممکن است به چنین سیستمی نیاز پیدا کند.
در فروشگاه تک‌نفره، یک نفر هم‌زمان پاسخ‌گوی مشتری، مدیر سایت، مسئول انبار و مسئول ارسال است. در ظاهر، مشکل هماهنگی بین اعضای تیم وجود ندارد؛ اما حجم وظایف باعث می‌شود احتمال فراموشی و خطا بالا برود.
ممکن است صاحب فروشگاه سفارش را ثبت کند اما فراموش کند آن را بسته‌بندی کند. ممکن است بسته آماده شده باشد، ولی کد رهگیری برای مشتری ارسال نشود. گاهی نیز سفارش در پیام‌رسان ثبت شده، اما اطلاعات آن هنگام آماده‌سازی ناقص یا اشتباه منتقل می‌شود.
در این شرایط، سیستم مدیریت سفارش نقش یک فهرست کاری دقیق را دارد. صاحب فروشگاه می‌تواند ببیند چه سفارش‌هایی جدید هستند، کدام سفارش‌ها در حال آماده‌سازی‌اند و چه بسته‌هایی باید به شرکت حمل تحویل داده شوند.
بنابراین معیار نیاز به سیستم مدیریت سفارش فقط تعداد نیروها نیست. تعداد سفارش، تنوع کانال‌های فروش، احتمال خطا و حجم کار روزانه نیز اهمیت دارد.
سیستم مدیریت سفارش برای تیم‌های چندنفره
با اضافه شدن نیروی جدید، مدیریت سفارش بدون سیستم مشترک دشوارتر می‌شود. ممکن است یک نفر سفارش‌ها را دریافت کند، فرد دیگری کالاها را از قفسه بردارد و شخص دیگری بسته‌بندی را انجام دهد.
اگر وضعیت سفارش‌ها شفاهی، در گروه پیام‌رسان یا روی کاغذ منتقل شود، چند مشکل رایج به وجود می‌آید:
- مشخص نیست هر سفارش در اختیار چه کسی است.
- سفارش‌های فوری از سفارش‌های عادی جدا نمی‌شوند.
- تغییرات سفارش به انبار منتقل نمی‌شود.
- یک سفارش ممکن است دوبار آماده شود.
- زمان شروع و پایان پردازش مشخص نیست.
- پیدا کردن علت تأخیر دشوار می‌شود.
سیستم مدیریت سفارش برای تیم‌های کوچک، یک منبع اطلاعات مشترک ایجاد می‌کند. هر عضو تیم می‌داند چه سفارش‌هایی در صف قرار دارند و پس از انجام کار باید وضعیت سفارش را به چه مرحله‌ای منتقل کند.
پک‌فلو با تمرکز بر همین نوع فروشگاه‌ها طراحی شده است. این راهکار در وضعیت فعلی برای فروشگاه‌های تک‌نفره و تیم‌هایی تا حدود ۵ نفر مناسب است؛ به‌ویژه مجموعه‌هایی که حداکثر ۲ نفر به‌صورت مستقیم در بخش انبار و بسته‌بندی فعالیت می‌کنند.
این محدوده شامل بسیاری از فروشگاه‌های آنلاین کوچک و در حال رشد می‌شود؛ فروشگاه‌هایی که از روش‌های دستی عبور کرده‌اند، اما هنوز به نرم‌افزارهای سنگین انبارداری و ساختارهای پیچیده سازمانی نیاز ندارند.
فروشگاه‌های ووکامرسی
فروشگاه‌هایی که با ووکامرس کار می‌کنند، معمولاً اطلاعات سفارش را در پنل وردپرس دریافت می‌کنند. پنل ووکامرس برای مشاهده سفارش و تغییر وضعیت آن مناسب است، اما فرایند عملیاتی انبار همیشه فقط با تغییر چند وضعیت مدیریت نمی‌شود.
مسئول بسته‌بندی باید بتواند سفارش‌های آماده پردازش را از سفارش‌های ناقص یا لغوشده جدا کند. هنگام جمع‌آوری کالا نیز باید مشخصات محصول، تعداد، ویژگی‌هایی مانند رنگ و اندازه و اطلاعات ضروری مشتری را ببیند.
اگر سفارش‌ها زیاد شوند، باز کردن جداگانه هر سفارش در پنل ووکامرس سرعت کار را کاهش می‌دهد. احتمال دارد مسئول انبار وضعیت سفارش را به‌درستی تغییر ندهد یا سفارش جدید میان سفارش‌های قبلی دیده نشود.
یک سیستم مدیریت سفارش می‌تواند فرایند اجرایی را از مدیریت فنی فروشگاه جدا کند. ووکامرس همچنان محل ثبت سفارش و اطلاعات مشتری باقی می‌ماند، اما عملیات آماده‌سازی و بسته‌بندی در محیطی انجام می‌شود که برای همین کار طراحی شده است.
پک‌فلو می‌تواند برای فروشگاه‌های ووکامرسی نقش این محیط عملیاتی را داشته باشد. سفارش‌ها وارد مسیر پردازش می‌شوند و اعضای تیم می‌توانند آن‌ها را براساس مراحل مشخص آماده کنند. این روش باعث می‌شود برای انجام کارهای روزمره انبار، نیازی به جست‌وجوی مداوم میان بخش‌های مختلف پنل سایت نباشد.
آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی
آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی معمولاً سفارش‌ها را از طریق دایرکت، واتساپ، تماس تلفنی یا فرم‌های پرداخت دریافت می‌کنند. در بسیاری از این فروشگاه‌ها، اطلاعات سفارش در چند محیط مختلف پخش شده است.
نام مشتری در دایرکت قرار دارد، آدرس در واتساپ ارسال شده، پرداخت از طریق رسید بانکی تأیید شده و توضیحات سفارش در یک پیام جداگانه نوشته شده است. این پراکندگی در تعداد سفارش پایین قابل کنترل است، اما در زمان فروش ویژه یا انتشار یک محصول پرفروش مشکل‌ساز می‌شود.
سیستم مدیریت سفارش به آنلاین‌شاپ کمک می‌کند اطلاعات نهایی سفارش را از پیام‌رسان‌ها خارج کرده و در یک مسیر مشخص قرار دهد. پس از ثبت سفارش، وضعیت آن باید مستقل از پیام‌های مشتری قابل پیگیری باشد.
برای نمونه، فروشنده می‌تواند سفارش تأییدشده را وارد سیستم کند و آن را به مرحله آماده‌سازی بفرستد. مسئول بسته‌بندی دیگر نیازی ندارد پیام‌های مشتری را بخواند یا میان اسکرین‌شات‌ها به‌دنبال مشخصات محصول بگردد.
پک‌فلو برای آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی نیز قابل استفاده است. حتی اگر فروشگاه سایت کامل نداشته باشد، می‌تواند سفارش‌های نهایی و تأییدشده را در یک فرایند منظم قرار دهد و مراحل آماده‌سازی تا ارسال را کنترل کند.
فروشگاه‌های چندکاناله
بعضی فروشگاه‌ها هم‌زمان از چند کانال فروش استفاده می‌کنند. ممکن است بخشی از سفارش‌ها از سایت ووکامرسی، بخشی از اینستاگرام و تعدادی نیز از تماس تلفنی یا فروش حضوری ثبت شوند.
زمانی که هر کانال روش جداگانه‌ای برای ثبت و پردازش سفارش داشته باشد، تیم انبار تصویر کاملی از حجم واقعی کار ندارد. مسئول انبار ممکن است سفارش‌های سایت را ببیند، اما از سفارش‌های ثبت‌شده در اینستاگرام خبر نداشته باشد.
سیستم مدیریت سفارش در این فروشگاه‌ها باید سفارش‌ها را در یک صف کاری مشترک قرار دهد. مهم نیست سفارش از کجا آمده است؛ پس از تأیید، باید مسیر مشخصی برای آماده‌سازی، بسته‌بندی و ارسال داشته باشد.
پک‌فلو می‌تواند برای فروشگاه‌هایی مناسب باشد که می‌خواهند عملیات سفارش‌های چند کانال را استاندارد کنند. در این حالت، روش دریافت سفارش‌ها ممکن است متفاوت بماند، اما روش پردازش آن‌ها یکسان می‌شود.
فروشگاه‌های دارای محصولات متنوع
هرچه تنوع محصولات بیشتر شود، احتمال اشتباه هنگام جمع‌آوری و بسته‌بندی نیز افزایش پیدا می‌کند. این مسئله در فروشگاه‌های پوشاک، آرایشی، لوازم جانبی، محصولات دست‌ساز، قطعات و کالاهای دارای رنگ، سایز یا مدل مختلف بیشتر دیده می‌شود.
برای مثال، ممکن است مشتری یک لباس با رنگ مشکی و سایز متوسط سفارش داده باشد، اما محصولی با همان نام و سایز متفاوت داخل بسته قرار بگیرد. در روش‌های دستی، مسئول بسته‌بندی معمولاً اطلاعات را از روی فاکتور چاپی یا صفحه سفارش بررسی می‌کند و کنترل نهایی به دقت فرد وابسته است.
سیستم مدیریت سفارش می‌تواند اطلاعات محصول را واضح‌تر نمایش دهد و یک مرحله مشخص برای کنترل اقلام ایجاد کند. به این ترتیب، بسته‌بندی از یک فعالیت حافظه‌محور به یک فرایند قابل بررسی تبدیل می‌شود.
این موضوع برای تیم‌های کوچک اهمیت بیشتری دارد، زیرا معمولاً نیروی جداگانه‌ای برای کنترل کیفیت وجود ندارد. در چنین مجموعه‌ای، همان فردی که کالا را جمع‌آوری می‌کند ممکن است بسته‌بندی را نیز انجام دهد. سیستم باید کمک کند کنترل سفارش حتی با نیروی محدود فراموش نشود.
فروشگاه‌هایی که فروش ویژه برگزار می‌کنند
بسیاری از فروشگاه‌ها در روزهای عادی بدون مشکل سفارش‌ها را مدیریت می‌کنند، اما هنگام تخفیف، کمپین اینستاگرامی، بلک فرایدی یا فروش مناسبتی با انباشت سفارش مواجه می‌شوند.
مشکل معمولاً از همان ساعت‌های اول شروع نمی‌شود. سفارش‌ها ثبت می‌شوند و تیم احساس می‌کند شرایط تحت کنترل است، اما به‌تدریج تعداد سفارش‌های پردازش‌نشده بیشتر می‌شود. در پایان روز مشخص نیست چند سفارش آماده شده، چند سفارش ناقص است و چه تعداد باید روز بعد پردازش شود.
سیستم مدیریت سفارش در روزهای شلوغ باید امکان مشاهده صف سفارش‌ها را فراهم کند. تیم باید بداند:
- چه تعداد سفارش جدید ثبت شده است؟
- چند سفارش در حال آماده‌سازی است؟
- چه تعداد بسته آماده ارسال شده است؟
- کدام سفارش‌ها متوقف یا دارای مشکل هستند؟
- چه سفارش‌هایی از زمان تعیین‌شده عبور کرده‌اند؟
وجود این اطلاعات باعث می‌شود مدیر فروشگاه زودتر متوجه گلوگاه شود. برای مثال، ممکن است ثبت سفارش سریع انجام شود اما بسته‌بندی عقب افتاده باشد. در این شرایط، اضافه کردن نیرو به بخش پاسخ‌گویی مشکلی را حل نمی‌کند و باید ظرفیت بسته‌بندی افزایش پیدا کند.
پک‌فلو برای فروشگاه‌های کوچک و متوسطی که در زمان کمپین با افزایش سفارش روبه‌رو می‌شوند، یک روش استاندارد برای حفظ نظم عملیات فراهم می‌کند. تیم می‌تواند بدون تغییر کامل ساختار فروشگاه، سفارش‌ها را در مسیر مشخصی پردازش کند.
فروشگاه‌هایی که با خطای بسته‌بندی روبه‌رو هستند
گاهی تعداد سفارش‌ها چندان بالا نیست، اما اشتباه‌های تکراری هزینه زیادی ایجاد می‌کنند. ارسال کالای اشتباه، کسری اقلام بسته، جابه‌جایی سفارش دو مشتری یا فراموش کردن هدیه و توضیحات سفارش از نمونه‌های رایج هستند.
هزینه این خطا فقط قیمت ارسال مجدد نیست. تیم باید با مشتری تماس بگیرد، مرجوعی را هماهنگ کند، بسته جایگزین بفرستد و موجودی را اصلاح کند. در کنار هزینه مالی، اعتماد مشتری نیز آسیب می‌بیند.
در چنین فروشگاهی، سیستم مدیریت سفارش باید قبل از افزایش فروش اجرا شود. صبر کردن تا زمانی که تعداد سفارش‌ها چند برابر شود، معمولاً باعث می‌شود همان خطاهای قبلی در مقیاس بزرگ‌تر تکرار شوند.
استاندارد کردن مراحل جمع‌آوری، کنترل و بسته‌بندی کمک می‌کند هر سفارش براساس یک روش ثابت آماده شود. پک‌فلو نیز با تمرکز بر فرایند پردازش سفارش، تلاش می‌کند وابستگی نتیجه نهایی به حافظه و روش شخصی افراد را کاهش دهد.
فروشگاه‌هایی که به وضعیت دقیق سفارش دسترسی ندارند
یکی دیگر از نشانه‌های نیاز به سیستم مدیریت سفارش، دشوار بودن پاسخ به این پرسش ساده است:
«این سفارش الان کجاست؟»
اگر برای پاسخ دادن لازم باشد از مسئول انبار سؤال شود، پیام‌ها بررسی شوند یا بین بسته‌های آماده جست‌وجو کنید، اطلاعات عملیات فروشگاه شفاف نیست.
هر سفارش باید وضعیت مشخصی داشته باشد. برای مثال:
- جدید
- تأییدشده
- در انتظار آماده‌سازی
- در حال جمع‌آوری
- آماده بسته‌بندی
- بسته‌بندی‌شده
- آماده تحویل به شرکت حمل
- ارسال‌شده
- متوقف‌شده به دلیل مشکل
نام و تعداد مراحل می‌تواند در هر فروشگاه متفاوت باشد، اما وضعیت‌ها باید برای همه اعضای تیم معنای یکسانی داشته باشند.
پک‌فلو به فروشگاه کمک می‌کند این مسیر را از حالت ذهنی و شفاهی خارج کند. در نتیجه، مدیر یا مسئول فروش می‌تواند بدون تماس مداوم با انبار، وضعیت سفارش را بررسی کند.
چه زمانی استفاده از سیستم مدیریت سفارش ضروری‌تر می‌شود؟
نشانه‌های زیر معمولاً نشان می‌دهند روش فعلی دیگر پاسخ‌گو نیست:
- سفارش‌ها در واتساپ، دایرکت، اکسل و پنل سایت پراکنده‌اند.
- برای پیدا کردن وضعیت یک سفارش باید از چند نفر سؤال شود.
- بعضی سفارش‌ها دیرتر از زمان معمول ارسال می‌شوند.
- کالا یا تعداد اشتباه برای مشتری ارسال می‌شود.
- تغییرات سفارش به انبار نمی‌رسد.
- هنگام مرخصی یک نفر، بخشی از کار متوقف می‌شود.
- در روزهای شلوغ، سفارش‌های جدید و قدیمی با هم مخلوط می‌شوند.
- اعضای تیم نمی‌دانند هر سفارش در اختیار چه کسی است.
- گزارش دقیقی از تعداد سفارش‌های آماده یا ارسال‌شده وجود ندارد.
- فرایند بسته‌بندی به حافظه و تجربه یک فرد وابسته است.
وجود یکی از این نشانه‌ها لزوماً به معنی بحران نیست، اما نشان می‌دهد فروشگاه باید پیش از افزایش بیشتر سفارش‌ها، روش پردازش خود را منظم کند.
آیا هر فروشگاهی به نرم‌افزار پیچیده انبارداری نیاز دارد؟
خیر. بسیاری از فروشگاه‌های کوچک به نرم‌افزارهای سنگین مدیریت زنجیره تأمین یا انبارداری سازمانی نیاز ندارند. چنین سیستم‌هایی ممکن است امکانات گسترده‌ای برای چند انبار، صدها کاربر، خرید، تأمین، حسابداری و لجستیک پیچیده داشته باشند؛ اما پیاده‌سازی و کار با آن‌ها نیز دشوارتر است.
نیاز اصلی یک فروشگاه کوچک ممکن است بسیار مشخص‌تر باشد: سفارش‌ها گم نشوند، مسئول هر مرحله معلوم باشد، بسته‌بندی با خطای کمتر انجام شود و مدیر بتواند وضعیت سفارش‌ها را ببیند.
پک‌فلو برای پوشش همین فاصله طراحی شده است؛ یعنی فاصله میان روش‌های دستی و سیستم‌های بزرگ سازمانی. تمرکز فعلی آن بر فروشگاه‌های تک‌نفره و تیم‌های کوچک تا ۵ نفر است که حداکثر ۲ نفر در عملیات انبار فعالیت می‌کنند.
این تمرکز باعث می‌شود فرایندها متناسب با واقعیت یک فروشگاه کوچک طراحی شوند، نه براساس ساختار یک انبار بزرگ با شیفت‌ها و واحدهای متعدد.
پک‌فلو برای چه فروشگاه‌هایی انتخاب مناسب‌تری است؟
پک‌فلو می‌تواند برای این گروه از فروشگاه‌ها کاربردی باشد:
فروشگاه تک‌نفره
صاحب فروشگاه تمام مراحل را شخصاً انجام می‌دهد و می‌خواهد سفارش‌ها را براساس یک فهرست و روند مشخص پیش ببرد.
تیم‌های کوچک فروش و انبار
چند نفر در ثبت، آماده‌سازی و ارسال سفارش مشارکت دارند و به یک محیط مشترک برای هماهنگی نیاز دارند.
فروشگاه‌های ووکامرسی
سفارش‌ها از ووکامرس دریافت می‌شوند، اما تیم به محیط ساده‌تر و متمرکزتری برای عملیات انبار و بسته‌بندی نیاز دارد.
آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی
سفارش‌ها از دایرکت، واتساپ یا روش‌های دستی دریافت می‌شوند و فروشگاه می‌خواهد پس از تأیید سفارش، آن را در یک مسیر استاندارد قرار دهد.
فروشگاه‌های چندکاناله
سفارش‌ها از سایت، اینستاگرام، تماس یا کانال‌های دیگر ثبت می‌شوند، اما همه باید در یک صف عملیاتی پردازش شوند.
فروشگاه‌های در حال رشد
روش‌های دستی هنوز کاملاً از کار نیفتاده‌اند، اما با افزایش سفارش، نشانه‌های خطا، تأخیر و بی‌نظمی دیده می‌شود.
فروشگاه‌های دارای فروش مناسبتی
در روزهای عادی حجم سفارش محدود است، اما در کمپین‌ها تعداد سفارش‌ها به‌سرعت افزایش پیدا می‌کند و تیم به کنترل صف پردازش نیاز دارد.
چه فروشگاه‌هایی ممکن است به راهکار بزرگ‌تری نیاز داشته باشند؟
پک‌فلو در تمرکز فعلی خود برای تیم‌های کوچک طراحی شده است. فروشگاه‌هایی با چند انبار مستقل، ده‌ها نیروی انبار، خطوط بسته‌بندی متعدد، عملیات تولید، زنجیره تأمین پیچیده یا ارسال روزانه در مقیاس بسیار بالا ممکن است به امکانات سازمانی گسترده‌تری نیاز داشته باشند.
این موضوع به معنی بی‌نیازی فروشگاه‌های بزرگ از مدیریت سفارش نیست؛ برعکس، نیاز آن‌ها بیشتر است. تفاوت در مقیاس و نوع راهکار موردنیاز است.
انتخاب سیستم باید براساس شرایط واقعی فروشگاه انجام شود. نرم‌افزاری که برای صدها کاربر طراحی شده، ممکن است برای یک تیم سه‌نفره بیش‌ازحد پیچیده باشد. در مقابل، یک ابزار بسیار ساده نیز ممکن است نتواند عملیات چند انبار و چند شیفت را مدیریت کند.
چگونه بفهمیم پک‌فلو برای فروشگاه ما مناسب است؟
برای ارزیابی اولیه می‌توان چند سؤال مطرح کرد:
آیا سفارش‌های فروشگاه در بیشتر روزها توسط یک تا پنج نفر مدیریت می‌شود؟ آیا تعداد افراد فعال در انبار حداکثر یک یا دو نفر است؟ آیا سفارش‌ها از ووکامرس، اینستاگرام یا چند کانال مختلف وارد می‌شوند؟ آیا پیدا کردن وضعیت سفارش‌ها دشوار شده است؟ آیا خطای جمع‌آوری یا بسته‌بندی رخ می‌دهد؟ آیا در زمان کمپین، صف سفارش‌ها از کنترل خارج می‌شود؟
اگر پاسخ چند مورد مثبت باشد، فروشگاه به استاندارد کردن پردازش سفارش نیاز دارد. پک‌فلو می‌تواند نقطه شروع مناسبی برای این تغییر باشد؛ بدون اینکه فروشگاه مجبور شود از ابتدا وارد ساختارهای پیچیده و پرهزینه سازمانی شود.
سیستم مدیریت سفارش باید همراه با رشد فروشگاه توسعه پیدا کند
استفاده از سیستم مدیریت سفارش نباید تا زمان ایجاد بحران به تعویق بیفتد. بهترین زمان برای استاندارد کردن فرایندها زمانی است که تیم هنوز کوچک است و می‌تواند روش کاری مشترکی ایجاد کند.
فروشگاهی که از ابتدا مراحل سفارش را مشخص می‌کند، هنگام اضافه شدن نیروی جدید با مشکل کمتری روبه‌رو می‌شود. نیروی تازه‌وارد مجبور نیست تمام جزئیات را از حافظه همکاران یاد بگیرد؛ فرایند در سیستم مشخص است و هر وضعیت معنای روشنی دارد.
پک‌فلو برای کمک به همین مسیر شکل گرفته است. یک فروشگاه تک‌نفره می‌تواند با آن کار خود را منظم کند و پس از اضافه شدن اعضای جدید، همان فرایند را به‌صورت تیمی ادامه دهد. بنابراین استفاده از سیستم به اندازه فعلی تیم محدود نمی‌شود؛ بلکه پایه‌ای برای رشد منظم‌تر فروشگاه ایجاد می‌کند.
سیستم مدیریت سفارش برای فروشگاهی مناسب است که می‌خواهد بداند هر سفارش دقیقاً در چه مرحله‌ای قرار دارد و مرحله بعدی آن چیست. این نیاز ممکن است در یک آنلاین‌شاپ تک‌نفره با روزانه چند سفارش ایجاد شود یا در یک تیم پنج‌نفره که سفارش‌های ووکامرس و اینستاگرام را هم‌زمان پردازش می‌کند.
پک‌فلو با تمرکز بر فروشگاه‌های کوچک و تیم‌های تا ۵ نفر، به‌خصوص مجموعه‌هایی با حداکثر ۲ نیروی انبار، راهکاری برای استاندارد کردن عملیات سفارش است. هدف آن جایگزین کردن روش‌های پراکنده و وابسته به حافظه با یک مسیر روشن، مشترک و قابل پیگیری است؛ مسیری که از دریافت سفارش آغاز می‌شود و تا آماده‌سازی، بسته‌بندی و ارسال ادامه دارد.
پردازش سفارش‌ها را منظم‌تر کنید
با یک جریان مشخص، وضعیت هر سفارش از زمان ثبت تا بسته‌بندی و ارسال قابل پیگیری است.