بهره‌وری تیم بسته‌بندی فقط با شمردن تعداد بسته‌های آماده‌شده مشخص نمی‌شود. ممکن است یک نفر در طول روز تعداد زیادی سفارش ببندد، اما بخشی از آن‌ها کالای اشتباه، بسته‌بندی نامناسب یا اطلاعات ارسال ناقص داشته باشند. در چنین شرایطی سرعت بالا الزاماً به معنای عملکرد خوب نیست.
برای ارزیابی درست باید سرعت، دقت، زمان تحویل، میزان دوباره‌کاری و نحوه استفاده از نیروی انسانی را هم‌زمان بررسی کرد. هدف از اندازه‌گیری نیز نباید صرفاً کنترل کارکنان باشد. داده‌ها باید به فروشگاه کمک کنند بفهمد تأخیرها از کجا ایجاد می‌شوند، کدام مرحله نیاز به اصلاح دارد و ظرفیت واقعی انبار چقدر است.
بهره‌وری تیم بسته‌بندی دقیقاً به چه معناست؟
بهره‌وری در انبار یعنی تیم بتواند با زمان و نیروی موجود، سفارش‌های بیشتری را با خطای کمتر و کیفیت قابل‌قبول آماده کند.
این تعریف سه بخش اصلی دارد:
- تعداد سفارش‌های پردازش‌شده
- زمانی که برای انجام کار صرف شده است
- کیفیت و صحت خروجی
اگر فقط تعداد سفارش را در نظر بگیرید، ممکن است کارکنان برای افزایش آمار از کنترل نهایی، بسته‌بندی اصولی یا ثبت دقیق وضعیت سفارش صرف‌نظر کنند. از طرف دیگر، اگر فقط روی کاهش خطا تمرکز شود، ممکن است روند کار بیش از حد کند شود.
بنابراین یک سیستم ارزیابی مناسب باید میان سرعت و دقت تعادل ایجاد کند.
قبل از اندازه‌گیری، مراحل بسته‌بندی را مشخص کنید
اولین شرط اندازه‌گیری بهره‌وری، مشخص‌بودن نقطه شروع و پایان کار است. در بسیاری از فروشگاه‌ها عبارت «بسته‌بندی سفارش» برای مجموعه‌ای از فعالیت‌ها استفاده می‌شود که می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- دریافت سفارش آماده جمع‌آوری
- تحویل کالاهای سفارش به میز بسته‌بندی
- کنترل نام، تعداد و ویژگی کالاها
- انتخاب کارتن، پاکت یا بسته مناسب
- قرار دادن فاکتور، هدیه یا اقلام جانبی
- بستن و ایمن‌سازی بسته
- ثبت وزن یا ابعاد
- چاپ و چسباندن برچسب ارسال
- تغییر وضعیت سفارش
- انتقال بسته به محل سفارش‌های آماده ارسال
اگر این مراحل برای کارکنان یکسان و مشخص نباشد، مقایسه عملکرد افراد یا روزهای مختلف نتیجه دقیقی نخواهد داشت. ممکن است یک نفر فقط بسته را ببندد، اما فرد دیگری کنترل کالا، چاپ برچسب و ثبت وضعیت را نیز انجام دهد.
برای اندازه‌گیری درست، باید دقیقاً مشخص شود چه فعالیت‌هایی جزو فرایند مورد ارزیابی هستند.
مهم‌ترین شاخص‌های بهره‌وری تیم بسته‌بندی
۱. تعداد سفارش بسته‌بندی‌شده در ساعت
ساده‌ترین شاخص، تعداد سفارش‌هایی است که در یک ساعت آماده می‌شوند.
فرمول آن به این شکل است:
تعداد سفارش بسته‌بندی‌شده ÷ ساعت کاری مؤثر
منظور از ساعت کاری مؤثر، زمانی است که واقعاً صرف پردازش سفارش شده است. زمان استراحت، جلسه، دریافت کالا، پاسخ‌گویی به مشتری یا انجام کارهای نامرتبط نباید در این عدد محاسبه شود.
برای مثال، اگر یک نفر در شش ساعت کاری مؤثر ۴۸ سفارش را بسته‌بندی کند، نرخ پردازش او برابر با هشت سفارش در ساعت است.
این شاخص برای مشاهده روند عملکرد مفید است، اما به‌تنهایی کافی نیست؛ زیرا سفارش‌ها ممکن است از نظر تعداد کالا، اندازه و نوع بسته‌بندی با یکدیگر متفاوت باشند.
۲. تعداد سفارش به‌ازای هر نفر-ساعت
در فروشگاه‌هایی که چند نفر در انبار کار می‌کنند، شاخص نفر-ساعت تصویر دقیق‌تری ارائه می‌دهد.
فرمول:
تعداد سفارش تکمیل‌شده ÷ مجموع ساعات کاری مؤثر اعضای تیم
فرض کنید دو نفر در مجموع ۱۲ نفر-ساعت کار کرده‌اند و ۷۲ سفارش آماده شده است. بهره‌وری تیم برابر با شش سفارش به‌ازای هر نفر-ساعت خواهد بود.
این شاخص برای مقایسه روزهایی که تعداد کارکنان متفاوت است بسیار کاربردی است. برای مثال، اگر یک روز یک نفر و روز دیگر دو نفر در انبار حضور داشته باشند، مقایسه صرف تعداد سفارش‌ها گمراه‌کننده خواهد بود.
۳. متوسط زمان بسته‌بندی هر سفارش
این شاخص نشان می‌دهد از شروع کنترل سفارش تا آماده‌شدن کامل بسته، به‌طور متوسط چقدر زمان صرف می‌شود.
فرمول:
مجموع زمان بسته‌بندی سفارش‌ها ÷ تعداد سفارش‌های تکمیل‌شده
بهتر است زمان سفارش‌های ساده و پیچیده جداگانه بررسی شود. بسته‌بندی یک سفارش تک‌محصولی با یک سفارش شامل ده قلم کالا، محصول شکستنی یا بسته‌بندی هدیه یکسان نیست.
اگر همه سفارش‌ها در یک گروه قرار بگیرند، ممکن است عملکرد فردی که سفارش‌های سخت‌تر را انجام داده ضعیف به نظر برسد، در حالی که مشکل از نوع سفارش‌ها بوده است.
۴. نرخ بسته‌بندی صحیح در اولین بار
یکی از مهم‌ترین شاخص‌های کیفیت، درصد سفارش‌هایی است که بدون نیاز به اصلاح، دوباره‌کاری یا بازکردن بسته آماده شده‌اند.
فرمول:
تعداد سفارش‌های صحیح در اولین بار ÷ کل سفارش‌های بسته‌بندی‌شده × ۱۰۰
اشتباهاتی مانند کالای نادرست، تعداد اشتباه، فراموش‌شدن هدیه، نبود فاکتور، اشتباه در برچسب ارسال یا استفاده از بسته نامناسب باید در این شاخص ثبت شوند.
برای مثال، اگر از ۷۲ سفارش، سه سفارش نیاز به اصلاح داشته باشند، ۶۹ سفارش از ابتدا درست انجام شده‌اند. نرخ صحت در اولین بار حدود ۹۵٫۸ درصد خواهد بود.
افزایش تعداد سفارش در ساعت زمانی ارزشمند است که نرخ صحت نیز ثابت بماند یا بهتر شود.
۵. نرخ دوباره‌کاری
دوباره‌کاری زمانی اتفاق می‌افتد که بسته باز شود، کالا تغییر کند، برچسب اصلاح شود یا سفارش دوباره کنترل و بسته‌بندی شود.
فرمول:
تعداد سفارش‌های نیازمند اصلاح ÷ کل سفارش‌ها × ۱۰۰
دوباره‌کاری فقط چند دقیقه زمان اضافه ایجاد نمی‌کند. بازکردن بسته، مصرف دوباره چسب یا کارتن، چاپ مجدد برچسب و ایجاد وقفه در کار دیگر اعضای تیم، هزینه پنهان بیشتری دارد.
ثبت علت دوباره‌کاری نیز مهم است. دلایل می‌توانند شامل این موارد باشند:
- خطای جمع‌آوری کالا
- اطلاعات ناقص سفارش
- اشتباه نیروی بسته‌بندی
- تغییر سفارش توسط مشتری
- کسری موجودی
- مشکل چاپگر یا برچسب
- بسته‌بندی نامناسب در مرحله اول
بدون ثبت علت، تمام خطاها ممکن است به نام نیروی بسته‌بندی نوشته شوند؛ در حالی که بخشی از آن‌ها خارج از کنترل او بوده است.
۶. درصد سفارش‌های آماده‌شده در زمان مقرر
یک تیم ممکن است سرعت متوسط مناسبی داشته باشد، اما سفارش‌های ضروری یا نزدیک به زمان تحویل را دیر آماده کند.
فرمول:
تعداد سفارش‌های آماده‌شده پیش از مهلت ارسال ÷ کل سفارش‌های دارای مهلت × ۱۰۰
برای اندازه‌گیری این شاخص باید زمان تحویل سفارش به انبار و زمان آماده‌شدن آن ثبت شود. همچنین لازم است ساعت جمع‌آوری شرکت‌های حمل‌ونقل مشخص باشد.
برای مثال، ممکن است سفارش‌هایی که تا ساعت ۱۲ ثبت می‌شوند باید تا ساعت ۱۵ آماده تحویل باشند. در این حالت، صرف آماده‌شدن سفارش در همان روز کافی نیست؛ زمان دقیق اهمیت دارد.
۷. زمان انتظار سفارش در صف بسته‌بندی
گاهی نیروی بسته‌بندی عملکرد خوبی دارد، اما سفارش‌ها مدت زیادی پیش از شروع کار در صف باقی می‌مانند. این مشکل می‌تواند ناشی از جمع‌آوری دیرهنگام، نبود اولویت‌بندی یا مشخص‌نبودن مسئول سفارش باشد.
زمان انتظار از لحظه آماده‌شدن کالا برای بسته‌بندی تا شروع عملیات محاسبه می‌شود.
اگر زمان واقعی بسته‌بندی پنج دقیقه باشد اما سفارش دو ساعت در صف بماند، تمرکز روی سریع‌ترکردن بسته‌بندی مسئله اصلی را حل نمی‌کند. مشکل در مدیریت جریان کار است، نه الزاماً در عملکرد کارمند.
۸. میزان مصرف مواد بسته‌بندی
بهره‌وری فقط به زمان مربوط نیست. استفاده نامناسب از کارتن، پاکت، چسب، ضربه‌گیر و سایر اقلام نیز هزینه ایجاد می‌کند.
موارد زیر را می‌توان بررسی کرد:
- هزینه متوسط بسته‌بندی هر سفارش
- تعداد کارتن یا پاکت مصرف‌شده
- میزان استفاده مجدد یا تعویض بسته
- مصرف بیش از حد چسب و ضربه‌گیر
- درصد سفارش‌هایی که در بسته بزرگ‌تر از نیاز قرار گرفته‌اند
این شاخص نباید باعث شود کارکنان از بسته‌بندی ایمن صرف‌نظر کنند. هدف، حذف مصرف غیرضروری و انتخاب بسته متناسب با سفارش است.
۹. نرخ مرجوعی مرتبط با بسته‌بندی
همه مرجوعی‌ها به تیم انبار مربوط نیستند. با این حال، برخی مرجوعی‌ها مستقیماً از خطای جمع‌آوری یا بسته‌بندی ایجاد می‌شوند، مانند:
- ارسال کالای اشتباه
- کسری کالا در بسته
- آسیب‌دیدگی محصول بر اثر بسته‌بندی نامناسب
- اشتباه در رنگ، سایز یا مدل
- الصاق برچسب مقصد نادرست
بهتر است علت مرجوعی‌ها دسته‌بندی شود تا سهم واقعی فرایند انبار مشخص باشد. این داده در بلندمدت نشان می‌دهد آیا افزایش سرعت باعث افت کیفیت شده است یا خیر.
سفارش‌ها را براساس سختی دسته‌بندی کنید
مقایسه یک سفارش ساده با سفارش پیچیده منصفانه نیست. برای ارزیابی دقیق‌تر می‌توان سفارش‌ها را در چند گروه قرار داد:
- سفارش ساده: یک یا دو قلم کالای معمولی
- سفارش متوسط: چند قلم کالا یا نیازمند کنترل ویژگی
- سفارش پیچیده: تعداد اقلام زیاد، کالای شکستنی، بسته‌بندی هدیه یا دستور خاص
- سفارش استثنایی: دارای کسری، مغایرت یا نیازمند هماهنگی
راه دیگر، استفاده از امتیاز وزنی است. برای نمونه:
- سفارش ساده: یک امتیاز
- سفارش متوسط: دو امتیاز
- سفارش پیچیده: سه امتیاز
در این حالت، به‌جای شمارش صرف تعداد سفارش، مجموع امتیاز پردازش‌شده هر نفر یا تیم بررسی می‌شود.
این روش به‌ویژه برای فروشگاه‌هایی مناسب است که تنوع محصولات و شکل سفارش‌های آن‌ها زیاد است.
نمونه محاسبه بهره‌وری تیم بسته‌بندی
فرض کنیم یک فروشگاه در یک روز شرایط زیر را داشته باشد:
- دو نیروی فعال در انبار
- شش ساعت کار مؤثر برای هر نفر
- ۷۲ سفارش تکمیل‌شده
- سه سفارش نیازمند اصلاح
- پنج سفارش آماده‌شده بعد از مهلت تعیین‌شده
- مجموعاً ۳۶۰ دقیقه زمان مستقیم بسته‌بندی
نتایج به این شکل محاسبه می‌شوند:
سفارش به‌ازای هر نفر-ساعت:
۷۲ سفارش ÷ ۱۲ نفر-ساعت = ۶ سفارش
متوسط زمان مستقیم هر سفارش:
۳۶۰ دقیقه ÷ ۷۲ سفارش = ۵ دقیقه
نرخ صحت در اولین بار:
۶۹ سفارش صحیح ÷ ۷۲ سفارش × ۱۰۰ = حدود ۹۵٫۸ درصد
نرخ دوباره‌کاری:
۳ سفارش ÷ ۷۲ سفارش × ۱۰۰ = حدود ۴٫۲ درصد
درصد آماده‌سازی به‌موقع:
۶۷ سفارش ÷ ۷۲ سفارش × ۱۰۰ = حدود ۹۳٫۱ درصد
این اعداد وقتی معنا پیدا می‌کنند که در چند روز یا چند هفته ثبت شوند. یک روز شلوغ، قطعی چاپگر، ورود نیروی جدید یا افزایش سفارش‌های پیچیده می‌تواند نتیجه یک روز را تغییر دهد.
عملکرد روزانه را با میانگین گذشته مقایسه کنید
تعیین یک عدد ثابت برای همه فروشگاه‌ها منطقی نیست. سرعت بسته‌بندی به عوامل زیادی بستگی دارد:
- نوع محصول
- تعداد اقلام هر سفارش
- چیدمان انبار
- فاصله محل جمع‌آوری تا میز بسته‌بندی
- نوع بسته‌بندی
- کیفیت اطلاعات سفارش
- سرعت چاپ برچسب
- تجربه کارکنان
- تعداد سفارش‌های استثنایی
بهتر است فروشگاه ابتدا وضعیت فعلی خود را برای دو تا چهار هفته ثبت کند. پس از مشخص‌شدن میانگین واقعی، می‌توان هدف‌های تدریجی تعیین کرد.
برای مثال، اگر میانگین فعلی پنج سفارش به‌ازای هر نفر-ساعت است، هدف اولیه می‌تواند رسیدن به پنج‌ونیم سفارش بدون افزایش نرخ خطا باشد. تعیین هدف غیرواقعی ممکن است کارکنان را به حذف کنترل‌های ضروری سوق دهد.
ارزیابی فردی یا ارزیابی تیمی؟
در یک انبار کوچک، ارزیابی صرفاً فردی همیشه نتیجه درستی ندارد. ممکن است یک نفر کالاها را جمع‌آوری کند، نفر دوم کنترل و بسته‌بندی را انجام دهد و مسئول فروش نیز برچسب‌ها را چاپ کند. عملکرد هر فرد به مرحله قبلی وابسته است.
در تیم‌های کوچک بهتر است دو سطح ارزیابی وجود داشته باشد:
ارزیابی تیمی
شاخص‌هایی مانند تعداد سفارش روزانه، درصد ارسال به‌موقع، نرخ خطا و زمان انتظار سفارش بهتر است در سطح تیم بررسی شوند.
ارزیابی فردی
برای هر فرد می‌توان مواردی مانند تعداد وظایف انجام‌شده، خطاهای قابل انتساب، زمان فعالیت و رعایت مراحل کنترل را ثبت کرد.
ارزیابی فردی باید با توجه به نوع کار هر شخص انجام شود. مقایسه مستقیم فردی که سفارش‌های پیچیده را پردازش می‌کند با فردی که سفارش‌های ساده را می‌بندد، نتیجه قابل اتکایی ندارد.
اشتباهات رایج در اندازه‌گیری بهره‌وری
تمرکز فقط بر تعداد بسته‌ها
افزایش تعداد سفارش بدون توجه به خطا، مرجوعی و دوباره‌کاری می‌تواند هزینه فروشگاه را بیشتر کند.
مقایسه روزهای نامشابه
روز عادی را نباید مستقیماً با روز جشنواره فروش، قطعی سیستم یا کمبود نیرو مقایسه کرد.
محاسبه کل ساعت حضور به‌عنوان ساعت مؤثر
هشت ساعت حضور در محل کار الزاماً به معنای هشت ساعت بسته‌بندی نیست. باید زمان فعالیت‌های دیگر جدا شود.
نادیده‌گرفتن نوع سفارش
سفارش‌های چندقلمی، شکستنی یا دارای بسته‌بندی ویژه زمان بیشتری نیاز دارند.
استفاده از داده برای سرزنش کارکنان
اگر کارکنان تصور کنند ثبت زمان فقط برای فشار بیشتر انجام می‌شود، ممکن است داده‌ها را ناقص ثبت کنند یا کنترل کیفیت را کنار بگذارند. شاخص‌ها باید برای اصلاح فرایند استفاده شوند، نه پیدا کردن مقصر.
اندازه‌گیری بدون اقدام اصلاحی
ثبت روزانه اعداد زمانی ارزش دارد که براساس آن تغییری ایجاد شود؛ برای مثال اصلاح چیدمان میز، بهبود اولویت‌بندی یا حذف یک مرحله تکراری.
چگونه بهره‌وری تیم را بهبود دهیم؟
پس از اندازه‌گیری، باید گلوگاه اصلی مشخص شود. چند اقدام معمول عبارت‌اند از:
استانداردکردن مراحل بسته‌بندی
برای هر سفارش باید مسیر مشخصی وجود داشته باشد. کارکنان نباید هر بار تصمیم بگیرند مرحله بعدی چیست یا اطلاعات را از چند محل پیدا کنند.
آماده‌سازی میز بسته‌بندی
کارتن‌ها، پاکت‌ها، چسب، برچسب، قیچی، ضربه‌گیر و چاپگر باید در محل ثابت و در دسترس باشند. جست‌وجوی مداوم برای ابزار، زمان زیادی را تلف می‌کند.
جداسازی سفارش‌های استثنایی
سفارش دارای کسری، آدرس ناقص یا مغایرت نباید کل صف را متوقف کند. این سفارش‌ها باید به مسیر جداگانه منتقل شوند تا پس از رفع مشکل دوباره وارد جریان شوند.
تعیین اولویت سفارش‌ها
سفارش‌ها باید براساس ساعت ارسال، روش حمل، وضعیت پرداخت یا زمان ثبت مرتب شوند. انتخاب سلیقه‌ای سفارش بعدی می‌تواند باعث جا ماندن بسته‌های فوری شود.
ثبت مسئول هر مرحله
در تیم چندنفره باید مشخص باشد چه کسی سفارش را تحویل گرفته، کنترل کرده و بسته‌بندی را پایان داده است. این کار هم از انجام هم‌زمان یک سفارش توسط دو نفر جلوگیری می‌کند و هم بررسی خطا را ساده‌تر می‌سازد.
کاهش جابه‌جایی و رفت‌وآمد
اگر نیروی بسته‌بندی برای هر سفارش مجبور باشد میان میز کار، چاپگر، قفسه و محل ثبت وضعیت حرکت کند، زمان زیادی از بین می‌رود. چیدمان مناسب می‌تواند بدون افزایش فشار کاری، ظرفیت تیم را بالا ببرد.
نقش پک‌فلو در اندازه‌گیری و بهبود بهره‌وری
اندازه‌گیری دستی عملکرد معمولاً به فایل اکسل، یادداشت روی کاغذ یا پرسیدن وضعیت از کارکنان وابسته می‌شود. در چنین شرایطی زمان شروع و پایان مراحل دقیق نیست، مسئول سفارش مشخص نمی‌ماند و بخشی از خطاها ثبت نمی‌شود.
پک‌فلو کمک می‌کند پردازش سفارش از حالت شفاهی و پراکنده به یک جریان مشخص و قابل‌پیگیری تبدیل شود. سفارش‌ها وارد صف می‌شوند، وضعیت آن‌ها در مراحل مختلف تغییر می‌کند و مشخص است هر سفارش در چه مرحله‌ای قرار دارد.
این ساختار چند مزیت مهم برای ارزیابی بهره‌وری دارد:
- مشخص‌شدن تعداد سفارش‌های پردازش‌شده
- مشاهده سفارش‌های در انتظار و متوقف‌شده
- جلوگیری از برداشتن هم‌زمان یک سفارش توسط چند نفر
- تعیین مسئول یا انجام‌دهنده هر سفارش
- ثبت وضعیت‌هایی مانند جمع‌آوری، کنترل، بسته‌بندی و آماده ارسال
- شناسایی سفارش‌هایی که بیش از حد در یک مرحله باقی مانده‌اند
- کاهش وابستگی فرایند به حافظه و هماهنگی شفاهی
- ایجاد روال یکسان برای کارکنان فعلی و نیروهای جدید
پک‌فلو قرار نیست فقط یک گزارش نهایی از تعداد سفارش‌ها ارائه دهد. کاربرد اصلی آن استانداردکردن خود فرایند است. وقتی همه سفارش‌ها از مسیر مشخص عبور کنند، داده‌های به‌دست‌آمده نیز قابل‌اعتمادتر خواهند بود.
آیا پک‌فلو برای فروشگاه تک‌نفره مناسب است؟
فروشگاه تک‌نفره ممکن است تصور کند نیازی به سیستم مدیریت فرایند ندارد، چون تمام کارها را یک نفر انجام می‌دهد. اما در این فروشگاه‌ها نیز سفارش‌ها ممکن است میان دایرکت اینستاگرام، پنل سایت، پیام‌رسان، فایل اکسل و یادداشت‌های روزانه پراکنده شوند.
استفاده از پک‌فلو برای یک فروشگاه تک‌نفره کمک می‌کند:
- هیچ سفارشی فراموش نشود
- وضعیت هر سفارش مشخص باشد
- سفارش‌های آماده و ناقص از هم جدا شوند
- زمان واقعی پردازش بهتر دیده شود
- در زمان افزایش سفارش یا اضافه‌شدن نیرو، فرایند از قبل آماده باشد
بنابراین استفاده از سیستم فقط به معنای مدیریت کارکنان نیست. حتی یک فروشگاه تک‌نفره می‌تواند از آن برای مدیریت منظم‌تر کار خود استفاده کند.
استفاده از پک‌فلو در تیم‌های کوچک
تمرکز فعلی پک‌فلو روی فروشگاه‌هایی با تیم‌های حداکثر پنج‌نفره است که معمولاً یک یا دو نفر از اعضای آن‌ها مستقیماً در انبار فعالیت می‌کنند.
در چنین تیم‌هایی معمولاً نیازی به سامانه‌های سنگین و پیچیده انبارداری وجود ندارد. مسئله اصلی این است که سفارش‌ها میان اعضای تیم گم نشوند، مسئولیت‌ها روشن باشند و مراحل پردازش به شکل یکسان انجام شوند.
برای نمونه، در یک تیم چهارنفره ممکن است تقسیم کار به این شکل باشد:
- یک نفر مسئول فروش و پاسخ‌گویی
- یک نفر مسئول ثبت و بررسی سفارش‌ها
- یک یا دو نفر مسئول جمع‌آوری و بسته‌بندی
- یک نفر مسئول هماهنگی ارسال که ممکن است هم‌زمان وظیفه دیگری نیز داشته باشد
پک‌فلو می‌تواند مسیر سفارش را میان این افراد مشخص کند، بدون اینکه فروشگاه مجبور باشد برای هر تغییر وضعیت از تماس، پیام یا یادداشت کاغذی استفاده کند.
استفاده برای فروشگاه‌های ووکامرسی و آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی
فروشگاه‌های ووکامرسی معمولاً سفارش‌های ساختاریافته‌تری دارند، اما همچنان ممکن است انتقال سفارش به انبار، تعیین اولویت و پیگیری مرحله بسته‌بندی به‌صورت دستی انجام شود. پک‌فلو می‌تواند این فاصله میان ثبت سفارش و عملیات واقعی انبار را منظم‌تر کند.
در آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی نیز سفارش‌ها اغلب از دایرکت، پیام‌رسان یا ثبت دستی وارد می‌شوند. در این حالت، مهم‌ترین نیاز ایجاد یک صف واحد برای پیگیری سفارش‌هاست تا سفارش تأییدشده، در انتظار کالا، آماده بسته‌بندی و آماده ارسال از یکدیگر قابل تشخیص باشند.
به این ترتیب، نوع کانال فروش مانع استفاده از یک فرایند استاندارد نمی‌شود. فروشگاه می‌تواند سفارش‌های ووکامرس یا سفارش‌های ثبت‌شده از اینستاگرام را در یک مسیر عملیاتی مشخص مدیریت کند.
یک الگوی ساده برای گزارش هفتگی بهره‌وری
برای شروع، لازم نیست ده‌ها شاخص پیچیده ثبت شود. یک گزارش هفتگی می‌تواند شامل این موارد باشد:
- تعداد کل سفارش‌های تکمیل‌شده
- مجموع نفر-ساعت کار انبار
- سفارش به‌ازای هر نفر-ساعت
- متوسط زمان بسته‌بندی
- تعداد سفارش‌های نیازمند دوباره‌کاری
- نرخ صحت در اولین بار
- تعداد سفارش‌های خارج از مهلت
- مهم‌ترین دلیل تأخیر
- مهم‌ترین دلیل خطا
- اقدام اصلاحی هفته بعد
بهتر است در هر هفته فقط یک یا دو مشکل اصلی برای اصلاح انتخاب شود. تغییر هم‌زمان چند بخش باعث می‌شود مشخص نباشد کدام اقدام نتیجه داده است.
جمع‌بندی
برای اندازه‌گیری بهره‌وری تیم بسته‌بندی نباید فقط به تعداد بسته‌های آماده‌شده توجه کرد. سرعت پردازش، زمان انتظار، دقت، دوباره‌کاری، ارسال به‌موقع و مصرف مواد بسته‌بندی باید در کنار یکدیگر بررسی شوند.
اندازه‌گیری زمانی قابل‌اعتماد است که مراحل کار استاندارد باشند، مسئول هر سفارش مشخص باشد و زمان تغییر وضعیت‌ها ثبت شود. در غیر این صورت، داده‌ها به تخمین و گزارش شفاهی وابسته می‌مانند.
پک‌فلو این امکان را فراهم می‌کند که سفارش‌ها در یک جریان مشخص و قابل‌پیگیری پردازش شوند. این ساختار هم برای فروشگاه تک‌نفره کاربرد دارد و هم برای تیم‌های چندنفره. تمرکز فعلی آن نیز فروشگاه‌هایی با حداکثر پنج عضو و یک یا دو نیروی فعال در انبار است؛ از فروشگاه‌های ووکامرسی گرفته تا آنلاین‌شاپ‌هایی که سفارش‌های خود را از اینستاگرام دریافت می‌کنند.
هدف نهایی از اندازه‌گیری بهره‌وری، فشار بیشتر بر نیروی بسته‌بندی نیست. هدف این است که فروشگاه بفهمد زمان کجا از دست می‌رود، خطا در کدام مرحله ایجاد می‌شود و چگونه می‌توان با همان تیم، سفارش‌ها را منظم‌تر و با دوباره‌کاری کمتر آماده کرد.
پردازش سفارش‌ها را منظم‌تر کنید
با یک جریان مشخص، وضعیت هر سفارش از زمان ثبت تا بسته‌بندی و ارسال قابل پیگیری است.
دیدگاهتان را بنویسید