در بسیاری از فروشگاههای اینترنتی، مشکل اصلی انبار کمبود نیرو نیست. بخش قابلتوجهی از زمان کارکنان صرف کارهایی میشود که ارزش مستقیمی برای مشتری ایجاد نمیکنند؛ پیدا کردن اطلاعات سفارش، جستوجوی محصول، پرسیدن وضعیت از همکار، اصلاح اشتباهها یا منتظر ماندن برای مشخص شدن مرحله بعد.
این اتلاف زمان در فروشگاههای کوچک بیشتر دیده میشود، چون معمولاً فرآیندها بهصورت شفاهی شکل گرفتهاند. تا زمانی که تعداد سفارشها پایین است، صاحب فروشگاه میتواند همهچیز را در ذهن خود نگه دارد. اما با افزایش سفارشها، همان روشهای قبلی باعث تأخیر، دوبارهکاری و سردرگمی میشوند.
برای کاهش زمان پردازش سفارش، ابتدا باید مشخص شود کارکنان انبار دقیقاً زمان خود را کجا از دست میدهند. در ادامه، ۱۰ عامل رایج اتلاف وقت در انبار فروشگاههای اینترنتی را بررسی میکنیم.
۱. نامشخص بودن سفارش بعدی
یکی از سادهترین و درعینحال پرهزینهترین مشکلات این است که نیروی انبار نمیداند باید سراغ کدام سفارش برود.
سفارشها ممکن است در پنل فروشگاه، پیامهای واتساپ، دایرکت اینستاگرام، فایل اکسل یا برگههای چاپشده پراکنده باشند. کارمند باید مرتب از مدیر بپرسد:
- کدام سفارش اولویت دارد؟
- این سفارش پرداخت شده است؟
- سفارش فوری داریم؟
- کدام سفارش باید امروز تحویل پست شود؟
- این سفارش قبلاً آماده شده یا نه؟
شاید هر بار فقط چند دقیقه زمان تلف شود، اما وقتی این پرسشها در طول روز تکرار شوند، بخش زیادی از ظرفیت کاری انبار از بین میرود.
راهکار
سفارشها باید در یک صف مشخص قرار بگیرند. هر سفارش باید وضعیت روشن، اولویت و مرحله بعدی داشته باشد. نیروی انبار نباید برای شروع هر کار منتظر دستور مدیر بماند.
پکفلو با تبدیل سفارشها به یک جریان کاری مشخص، کمک میکند هر شخص بداند سفارش بعدی چیست و اکنون باید چه کاری انجام دهد. بهجای مدیریت شفاهی، فرآیند در یک سیستم مشترک دیده میشود.
۲. جستوجوی طولانی برای پیدا کردن کالا
در بسیاری از انبارهای کوچک، محل کالاها براساس تجربه کارکنان مشخص میشود، نه یک قاعده ثابت. ممکن است یک نفر بداند هر محصول کجاست، اما نیروی جدید یا جایگزین برای پیدا کردن همان کالا چند برابر بیشتر زمان صرف کند.
این مشکل زمانی شدیدتر میشود که:
- محصولات ظاهر مشابهی دارند.
- تنوع رنگ و سایز زیاد است.
- کالاها بدون نظم در قفسهها قرار گرفتهاند.
- محل محصولات پس از شارژ موجودی تغییر میکند.
- روی قفسهها کد یا برچسب واضح وجود ندارد.
- نام محصول در سفارش با نام رایج آن در انبار متفاوت است.
اگر برای هر سفارش چند دقیقه صرف جستوجوی اضافه شود، در پایان روز زمان زیادی از دست میرود.
راهکار
برای هر محصول باید محل نگهداری مشخصی تعریف شود. این محل میتواند ترکیبی از شماره قفسه، ردیف و طبقه باشد؛ برای مثال:
قفسه B، ردیف ۳، طبقه ۲
نام، تصویر، کد کالا، ویژگیها و محل محصول نیز باید هنگام جمعآوری سفارش در اختیار نیروی انبار قرار گیرد. هرچه اطلاعات کاملتر باشد، وابستگی کار به حافظه افراد کمتر میشود.
۳. ناقص بودن اطلاعات سفارش
نیروی بستهبندی گاهی سفارش را باز میکند، اما اطلاعات کافی برای انجام آن ندارد. برای نمونه، مشخص نیست:
- مشتری چه رنگ یا سایزی انتخاب کرده است.
- محصول هدیه دارد یا نه.
- سفارش باید با بستهبندی خاص ارسال شود یا خیر.
- روش ارسال چیست.
- مشتری توضیح خاصی ثبت کرده است یا نه.
- سفارش نیاز به فاکتور دارد یا ندارد.
- آدرس یا شماره تماس کامل است یا نه.
در این شرایط، کار متوقف میشود تا اطلاعات از مدیر، پشتیبانی یا مشتری دریافت شود. توقفهای کوتاه و پیدرپی تمرکز کارکنان را نیز از بین میبرد.
راهکار
پیش از ورود سفارش به مرحله جمعآوری، باید اطلاعات ضروری آن کنترل شود. سفارش ناقص نباید بدون علامت وارد صف عادی انبار شود.
یک فرآیند استاندارد میتواند سفارشهای ناقص را جدا کند تا نیروی انبار فقط سفارشهایی را ببیند که آماده پردازش هستند. با این کار، زمان کارکنان صرف پیگیری اطلاعاتی نمیشود که باید پیش از ورود سفارش به انبار تکمیل میشد.
۴. انجام همزمان یک سفارش توسط دو نفر
در تیمهایی که بیش از یک نفر روی سفارشها کار میکنند، ممکن است دو نفر بدون اطلاع از یکدیگر یک سفارش را باز کنند. یکی کالا را از قفسه جمع میکند و نفر دیگر همان سفارش را برای بستهبندی آماده میکند.
این اتفاق معمولاً زمانی رخ میدهد که وضعیت سفارشها در گروه پیامرسان، فایل اکسل یا برگههای چاپشده مدیریت میشود.
نتیجه فقط اتلاف چند دقیقه نیست. ممکن است:
- کالا دو بار از قفسه خارج شود.
- موجودی اشتباه ثبت شود.
- دو بسته برای یک مشتری آماده شود.
- سفارش دیگری بدون رسیدگی باقی بماند.
- کارکنان برای پیدا کردن علت اختلاف زمان بیشتری صرف کنند.
راهکار
هر سفارش باید در لحظه شروع به یک نفر اختصاص داده شود و سایر اعضای تیم بتوانند ببینند چه کسی روی آن کار میکند.
پکفلو برای ایجاد همین شفافیت در فرآیند سفارش طراحی شده است. وقتی وضعیت و مسئول هر سفارش روشن باشد، احتمال انجام همزمان یک کار توسط دو نفر کاهش پیدا میکند.
این موضوع حتی در یک انبار دونفره اهمیت زیادی دارد. نیازی نیست تیم بزرگی داشته باشید تا با تداخل کاری مواجه شوید.
۵. رفتوآمد غیرضروری داخل انبار
گاهی کارکنان بخش زیادی از روز را در حال راه رفتن هستند، نه جمعآوری و بستهبندی سفارش.
چیدمان نامناسب باعث میشود یک نفر برای برداشتن اقلام یک سفارش چند بار طول انبار را طی کند. اگر محصولات پرفروش در نقاط دور از میز بستهبندی باشند یا کالاهای مرتبط در بخشهای کاملاً جدا قرار بگیرند، زمان جمعآوری افزایش پیدا میکند.
یکی دیگر از دلایل رفتوآمد اضافه، جمعآوری تکبهتک سفارشها بدون برنامه است. کارمند سفارش اول را کامل میکند، دوباره به ابتدای انبار برمیگردد و سپس همان مسیر را برای سفارش بعدی طی میکند.
راهکار
چیدمان انبار باید براساس میزان فروش و مسیر حرکت کارکنان اصلاح شود:
- محصولات پرفروش نزدیکتر قرار بگیرند.
- کالاهای مشابه دستهبندی شوند.
- مسیر رفتوبرگشت تا حد امکان کوتاه شود.
- محل اقلام بستهبندی در دسترس باشد.
- سفارشهای مشابه در صورت امکان بهصورت گروهی جمعآوری شوند.
برای اصلاح چیدمان، لازم نیست انبار بزرگی داشته باشید. حتی جابهجایی چند محصول پرفروش میتواند زمان آمادهسازی سفارشها را کاهش دهد.
۶. آماده نبودن لوازم بستهبندی
کارتن، پاکت، چسب، لیبل، ضربهگیر، فاکتور و سایر ملزومات باید پیش از شروع کار در محل مشخصی قرار داشته باشند. بااینحال در بسیاری از فروشگاهها، نیروی بستهبندی وسط کار متوجه میشود که رول لیبل تمام شده یا اندازه مناسب کارتن در دسترس نیست.
در نتیجه کار متوقف میشود و شخص باید:
- به انبار ملزومات مراجعه کند.
- کارتن مناسب پیدا کند.
- لیبل چاپ کند.
- رول دستگاه را عوض کند.
- از شخص دیگری درباره موجودی لوازم سؤال کند.
- بسته نیمهکاره را کنار بگذارد.
بستههای نیمهکاره فضای میز را اشغال میکنند و احتمال اشتباه میان سفارشها را نیز افزایش میدهند.
راهکار
برای لوازم پرمصرف حداقل موجودی تعریف کنید. پیش از شروع شیفت، میز بستهبندی باید بررسی و شارژ شود. هر ابزار نیز باید جای ثابتی داشته باشد.
یک چکلیست کوتاه شروع روز میتواند شامل این موارد باشد:
- پاکت و کارتن در اندازههای پرمصرف
- چسب و دستگاه چسبکش
- لیبل و کاغذ چاپ
- ضربهگیر
- کاتر و قیچی
- فاکتور یا برگه سفارش
- ملزومات تبلیغاتی یا هدیه
چند دقیقه آمادهسازی در ابتدای روز، از توقفهای متعدد هنگام بستهبندی جلوگیری میکند.
۷. دوبارهکاری ناشی از خطا
ارسال رنگ اشتباه، انتخاب سایز نادرست، جا گذاشتن یک قلم، چسباندن لیبل روی بسته اشتباه یا ثبت نادرست وضعیت سفارش، فقط یک خطای ساده نیست. برای اصلاح هر خطا چند فعالیت اضافه ایجاد میشود:
- بررسی شکایت مشتری
- جستوجوی سفارش
- کنترل موجودی
- تماس با مشتری
- آمادهسازی مجدد کالا
- پرداخت هزینه ارسال دوباره
- ثبت مرجوعی یا جایگزینی
این دوبارهکاری میتواند چند برابر زمان آمادهسازی اولیه سفارش را مصرف کند.
راهکار
فرآیند کنترل باید بخشی از کار باشد، نه یک اقدام سلیقهای. برای مثال، پیش از بسته شدن سفارش باید موارد زیر کنترل شوند:
- نام و تعداد کالا
- رنگ، سایز و سایر ویژگیها
- سلامت ظاهری محصول
- هدایا و اقلام جانبی
- مشخصات گیرنده
- تطابق لیبل با سفارش
پکفلو میتواند به استاندارد شدن مراحل پردازش کمک کند تا کارمند براساس یک مسیر مشخص جلو برود، نه حافظه و عادت شخصی. هدف این نیست که کارکنان بیشتر تحت فشار قرار بگیرند؛ هدف این است که سیستم اجازه ندهد یک مرحله ضروری بهسادگی فراموش شود.
۸. وابستگی فرآیند به یک فرد خاص
در بعضی فروشگاهها فقط یک نفر میداند:
- سفارشهای اینستاگرام کجا ثبت شدهاند.
- کدام مشتری درخواست خاص دارد.
- هر کالا در کدام قفسه قرار دارد.
- کدام سفارش باید زودتر ارسال شود.
- با سفارشهای دارای کسری موجودی چه باید کرد.
- وضعیت هر بسته چیست.
تا زمانی که آن شخص حضور دارد، کار پیش میرود. اما با مرخصی، بیماری یا خروج او، سرعت انبار بهشدت کاهش پیدا میکند.
حتی زمانی که فرد در محل کار حضور دارد، سایر کارکنان مرتب برای دریافت اطلاعات به او مراجعه میکنند. در نتیجه هم زمان خودشان تلف میشود و هم تمرکز فرد باتجربه از بین میرود.
راهکار
اطلاعات عملیاتی باید داخل سیستم ثبت شوند، نه در ذهن یک نفر. فرآیندها نیز باید بهاندازهای روشن باشند که نیروی دیگری بتواند کار را ادامه دهد.
این موضوع برای فروشگاههای کوچک اهمیت بیشتری دارد، چون نبود یک نفر میتواند بخش زیادی از عملیات را متوقف کند. استانداردسازی به معنای پیچیده کردن کار نیست؛ یعنی همه بدانند سفارش چگونه وارد میشود، چه مراحلی دارد و در هر مرحله چه اطلاعاتی لازم است.
۹. تغییر مداوم اولویتها
مدیر فروشگاه ممکن است در طول روز چند بار از کارکنان بخواهد یک سفارش را کنار بگذارند و سراغ سفارش دیگری بروند:
«این مشتری عجله دارد.»
«این سفارش باید با پیک ارسال شود.»
«اول سفارشهای پستی را ببندید.»
«سفارشهای امروز را کنار بگذارید و سفارشهای دیروز را تمام کنید.»
گاهی این تغییر اولویت واقعاً ضروری است، اما اگر بدون سیستم انجام شود، چند سفارش نیمهکاره روی میز باقی میمانند. کارکنان باید دوباره بررسی کنند هر بسته در چه مرحلهای بوده و چه اقلامی برای آن جمعآوری شده است.
راهکار
سفارش فوری باید در سیستم اولویت مشخص داشته باشد. تغییر اولویت نیز باید برای همه اعضای تیم قابل مشاهده باشد.
مدیر نباید برای تغییر ترتیب کار، مرتب وارد انبار شود یا در چند گروه مختلف پیام بفرستد. صف سفارش باید منبع اصلی تصمیمگیری باشد. در این حالت، نیروی انبار کار فعلی را به شکل مشخص متوقف یا کامل میکند و سپس سراغ سفارش بعدی میرود.
۱۰. ثبت دستی و پراکنده وضعیت سفارشها
یکی از پنهانترین عوامل اتلاف وقت، ثبت چندباره اطلاعات است. برای مثال:
- سفارش در ووکامرس ثبت میشود.
- اطلاعات آن در اکسل کپی میشود.
- شماره سفارش در گروه انبار فرستاده میشود.
- پس از بستهبندی، وضعیت در گروه اعلام میشود.
- مدیر وارد پنل فروشگاه میشود و وضعیت را تغییر میدهد.
- کد رهگیری در فایل دیگری ثبت میشود.
در این روش، یک سفارش چند بار خوانده، نوشته و جابهجا میشود. هر مرحله نیز احتمال خطای انسانی را افزایش میدهد.
در آنلاینشاپهای اینستاگرامی، پراکندگی اطلاعات میتواند بیشتر باشد؛ بخشی از سفارش در دایرکت، بخشی در پیامرسان و بخشی در یادداشتهای مدیر ثبت شده است.
راهکار
تا حد امکان باید یک محل اصلی برای مدیریت عملیات سفارش وجود داشته باشد. کارکنان باید وضعیت کار را همانجایی ثبت کنند که سفارش را پردازش میکنند.
پکفلو میتواند بهعنوان فضای مشترک عملیات سفارش استفاده شود تا تیم بهجای جابهجایی میان پیامها، فایلها و پنلهای مختلف، یک جریان کاری مشخص داشته باشد.
چگونه بفهمیم زمان انبار دقیقاً کجا تلف میشود؟
پیش از تغییر فرآیند، بهتر است برای چند روز فعالیت کارکنان را مشاهده کنید. هدف، کنترل افراد نیست؛ باید مشخص شود چه موانعی جلوی انجام روان کار را میگیرند.
موارد زیر را ثبت کنید:
- زمان شروع پردازش هر سفارش
- زمان پایان جمعآوری
- زمان پایان بستهبندی
- تعداد دفعات توقف کار
- علت هر توقف
- تعداد سفارشهای دارای اطلاعات ناقص
- تعداد خطاها و دوبارهکاریها
- مدت جستوجوی کالا
- تعداد پرسشهایی که کارکنان از مدیر میپرسند
پس از چند روز معمولاً الگوی اصلی مشخص میشود. ممکن است متوجه شوید مشکل اصلی سرعت کارمند نیست؛ بلکه او روزانه زمان زیادی را صرف پیدا کردن محصول، دریافت تأیید یا تکمیل اطلاعات میکند.
تفاوت سرعت واقعی با شلوغ بودن
شلوغ بودن انبار همیشه به معنای بهرهوری بالا نیست. ممکن است کارکنان مدام در حرکت باشند، اما تعداد سفارش پردازششده پایین بماند.
برای سنجش بهتر، بهجای میزان فعالیت ظاهری، این شاخصها را بررسی کنید:
- تعداد سفارش کاملشده در هر ساعت
- میانگین زمان پردازش هر سفارش
- درصد سفارشهای بدون خطا
- تعداد سفارشهای نیمهکاره
- زمان انتظار بین مراحل
- تعداد دفعات تغییر مسئول سفارش
- میزان دوبارهکاری
کاهش اتلاف وقت معمولاً از افزایش فشار بر کارکنان نتیجه نمیگیرد. باید موانعی حذف شوند که اجازه نمیدهند نیروی انبار کار اصلی خود را انجام دهد.
پکفلو چگونه به کاهش اتلاف وقت کمک میکند؟
پکفلو قرار نیست جای نظم فیزیکی انبار یا آموزش کارکنان را بگیرد. نقش آن ایجاد یک روش استاندارد برای مدیریت جریان سفارش است.
وقتی سفارشها در یک فرآیند مشخص قرار میگیرند، تیم میتواند روشنتر ببیند:
- چه سفارشهایی آماده پردازش هستند.
- هر سفارش در چه مرحلهای قرار دارد.
- مسئول سفارش چه کسی است.
- کدام سفارش متوقف شده است.
- چه کاری باید در مرحله بعد انجام شود.
- کدام سفارش آماده ارسال است.
این شفافیت، پرسشهای تکراری، انجام همزمان کار، فراموش شدن سفارش و ثبت پراکنده وضعیتها را کاهش میدهد.
استانداردسازی به این معنا نیست که فروشگاه باید انبار بزرگ یا تیم عملیاتی پیچیده داشته باشد. اتفاقاً فروشگاههای کوچک بیشتر از یک فرآیند ساده و مشخص سود میبرند؛ چون زمان مدیر و کارکنان محدود است.
آیا پکفلو برای فروشگاه تکنفره مناسب است؟
بله. در فروشگاه تکنفره ممکن است صاحب فروشگاه خودش سفارشها را بررسی، جمعآوری، بستهبندی و ارسال کند. در ظاهر نیازی به تقسیم کار وجود ندارد، اما همچنان مشکلات زیر وجود دارند:
- فراموش شدن یک سفارش
- گم شدن توضیحات مشتری
- نامشخص بودن سفارش بعدی
- باقی ماندن بسته در یک مرحله
- ثبت نشدن وضعیت سفارش
- پراکندگی اطلاعات بین چند کانال
پکفلو در این شرایط نقش یک مسیر کاری مشخص را دارد. صاحب فروشگاه لازم نیست همه سفارشها و جزئیات آنها را در ذهن نگه دارد.
استفاده از پکفلو در تیمهای چندنفره
با اضافه شدن نفر دوم، مسئله هماهنگی جدیتر میشود. دیگر فقط انجام کار مهم نیست؛ باید مشخص باشد چه کسی چه کاری را انجام داده است.
تمرکز فعلی پکفلو روی فروشگاههایی با تیم حداکثر پنجنفره و حداکثر دو نفر نیروی انبار است. این گروه معمولاً به سیستمی نیاز دارد که از فایل اکسل و هماهنگی شفاهی منظمتر باشد، اما پیچیدگی نرمافزارهای سنگین انبارداری را نداشته باشد.
در چنین تیمی ممکن است نقشها به این شکل تقسیم شوند:
- یک نفر مدیریت سفارش و ارتباط با مشتری
- یک یا دو نفر برای جمعآوری و بستهبندی
- یک نفر برای هماهنگی ارسال
- مدیر یا صاحب فروشگاه برای نظارت بر عملیات
پکفلو کمک میکند این افراد روی یک جریان سفارش مشترک کار کنند و وضعیتها برای همه قابل فهم باشد.
مناسب برای فروشگاههای ووکامرسی و آنلاینشاپهای اینستاگرامی
منبع سفارشها در فروشگاههای مختلف یکسان نیست. یک فروشگاه ممکن است سفارشها را از ووکامرس دریافت کند و فروشگاه دیگری عمدتاً از طریق اینستاگرام فروش داشته باشد.
اما پس از ثبت سفارش، نیازهای عملیاتی تقریباً مشابه هستند:
- بررسی سفارش
- مشخص کردن اولویت
- جمعآوری کالا
- کنترل اقلام
- بستهبندی
- آمادهسازی برای ارسال
- پیگیری وضعیت
پکفلو برای سامان دادن به همین بخش از عملیات قابل استفاده است. بنابراین هم فروشگاههای ووکامرسی و هم آنلاینشاپهای اینستاگرامی میتوانند فرآیند پردازش سفارش خود را با آن منظم کنند.
از کجا شروع کنیم؟
برای کاهش اتلاف وقت لازم نیست همه بخشهای انبار را یکباره تغییر دهید. بهتر است از پرتکرارترین مشکل شروع کنید.
برای نمونه:
- اگر کارکنان نمیدانند سفارش بعدی چیست، ابتدا صف سفارش را اصلاح کنید.
- اگر زمان زیادی صرف پیدا کردن محصول میشود، محل قفسهها را مشخص کنید.
- اگر خطا زیاد است، مرحله کنترل قبل از بستهبندی ایجاد کنید.
- اگر دو نفر همزمان روی یک سفارش کار میکنند، مسئول هر سفارش را مشخص کنید.
- اگر اطلاعات پراکنده است، یک مرجع اصلی برای عملیات سفارش تعیین کنید.
پس از رفع هر مشکل، دوباره زمان پردازش سفارشها را اندازهگیری کنید. بهبود واقعی زمانی اتفاق میافتد که تعداد سفارش کاملشده افزایش پیدا کند، بدون اینکه فشار کاری یا میزان خطا بیشتر شود.
جمعبندی
اتلاف وقت در انبار معمولاً از کمکاری کارکنان ناشی نمیشود. بخش بزرگی از مشکل به فرآیندهای نامشخص، اطلاعات پراکنده، چیدمان نامناسب، تغییر اولویتها و نبود مسئول مشخص برای سفارشها مربوط است.
استخدام نیروی جدید، بدون اصلاح این مشکلات، فقط تعداد افرادی را افزایش میدهد که در همان فرآیند ناکارآمد کار میکنند.
پکفلو با ایجاد یک جریان استاندارد برای پردازش سفارش، به فروشگاه کمک میکند عملیات انبار را از حالت شفاهی و وابسته به حافظه افراد خارج کند. این روش هم برای یک فروشگاه تکنفره کاربرد دارد و هم برای تیمهای چندنفره. تمرکز فعلی پکفلو روی تیمهای تا پنج نفر، با حداکثر دو نفر نیروی انبار است؛ یعنی همان فروشگاههایی که از مدیریت دستی عبور کردهاند، اما هنوز به ساختارهای سنگین و پیچیده نیاز ندارند.
هدف نهایی این نیست که کارکنان سریعتر حرکت کنند. باید کاری کرد که زمان کمتری را صرف جستوجو، انتظار، پرسیدن، اصلاح اشتباه و انجام دوباره کارها کنند.
پردازش سفارشها را منظمتر کنید
با یک جریان مشخص، وضعیت هر سفارش از زمان ثبت تا بستهبندی و ارسال قابل پیگیری است.
دیدگاهتان را بنویسید