در انبار فروشگاه اینترنتی معمولاً کار کم نیست؛ سفارش جدید وارد میشود، یک مشتری درخواست تغییر آدرس دارد، چند کالا هنوز جمعآوری نشدهاند، بستههای آماده باید تحویل شرکت حمل شوند و همزمان موجودی بعضی محصولات هم نیاز به بررسی دارد.
مشکل اصلی در بسیاری از انبارها کمبود نیرو نیست، بلکه مشخص نبودن ترتیب انجام کارهاست. وقتی همه کارها فوری به نظر برسند، نیروهای انبار معمولاً سراغ سادهترین، نزدیکترین یا آخرین کاری میروند که به آنها گفته شده است. نتیجه این وضعیت میتواند تأخیر در ارسال، بستهبندی اشتباه، فراموششدن سفارش و دوبارهکاری باشد.
برای اولویتبندی درست، هر سفارش باید براساس زمان ارسال، وضعیت پردازش، نوع کالا و شرایط مشتری در جای مشخصی از صف کار قرار بگیرد. این موضوع هم برای یک فروشگاه تکنفره مهم است و هم برای تیمی که چند نفر بهصورت همزمان سفارشها را پردازش میکنند.
چرا اولویتبندی کارهای انبار دشوار میشود؟
در یک فروشگاه کوچک، سفارشها ممکن است از چند مسیر وارد شوند. بخشی از سفارشها از سایت ووکامرسی ثبت میشوند، بخشی از طریق دایرکت اینستاگرام، تماس تلفنی یا پیامرسانها دریافت میشوند. اطلاعات هر سفارش نیز ممکن است در یک محل جداگانه قرار داشته باشد.
برای مثال، سفارشهای سایت در پنل ووکامرس دیده میشوند، سفارشهای اینستاگرام داخل یک فایل یا دفتر نوشته شدهاند و اطلاعات ارسال نیز در پیامهای مشتری قرار دارد. در چنین شرایطی، نیروی انبار دید کاملی از همه سفارشها ندارد و نمیتواند تشخیص دهد کدام کار باید زودتر انجام شود.
چند عامل معمولاً این مشکل را شدیدتر میکنند:
- سفارشها در چند کانال مختلف ثبت میشوند.
- زمان قطعی تحویل سفارشها مشخص نیست.
- وضعیت سفارشها بهروز نمیشود.
- وظیفه هر نفر بهصورت شفاهی تعیین میشود.
- سفارشهای ناقص و دارای مشکل از سفارشهای عادی جدا نمیشوند.
- سفارش جدید مرتباً میان کارهای قبلی قرار میگیرد.
- تحویل مرسوله به پیک یا شرکت حمل زمان محدودی دارد.
در چنین محیطی، حتی نیروی باتجربه نیز ممکن است تصمیم اشتباه بگیرد؛ چون اطلاعات لازم برای تصمیمگیری در اختیار او نیست.
اولین اصل: سفارشها را براساس مرحله پردازش جدا کنید
همه سفارشها نباید در یک فهرست عمومی قرار بگیرند. ابتدا باید سفارشها براساس مرحلهای که در آن قرار دارند دستهبندی شوند.
یک جریان ساده میتواند شامل این مراحل باشد:
- سفارش جدید و تأییدشده
- آماده جمعآوری از انبار
- در حال جمعآوری
- آماده بستهبندی
- در حال بستهبندی
- آماده کنترل نهایی
- آماده تحویل به شرکت حمل
- ارسالشده
- سفارش دارای مشکل یا کسری
این تفکیک باعث میشود نیروی انبار بداند هر سفارش در چه وضعیتی قرار دارد و چه اقدامی باید روی آن انجام شود. برای مثال، سفارشی که هنوز پرداخت آن تأیید نشده است نباید وارد صف جمعآوری شود. سفارشی که یکی از کالاهایش موجود نیست نیز نباید میان بستههای عادی قرار بگیرد.
پکفلو با تبدیل سفارشها به یک جریان مرحلهبندیشده کمک میکند هر سفارش در صف مربوط به خودش دیده شود. در نتیجه، تیم بهجای بررسی مداوم پیامها، پنل فروشگاه و فایلهای مختلف، از روی یک فرایند مشخص کار میکند.
اولویت اول: سفارشهایی که زمان تحویل نزدیکتری دارند
مهمترین عامل در اولویتبندی سفارشها، زمان تحویل آنهاست. سفارشهایی که باید در همان روز به پیک تحویل داده شوند یا ساعت جمعآوری مشخصی دارند، باید زودتر پردازش شوند.
برای نمونه، اگر پیک ساعت ۱۴ برای دریافت مرسولهها مراجعه میکند، سفارشی که ساعت ۱۲ ثبت شده است لزوماً نباید زودتر از سفارش ساعت ۱۰ آماده شود. ابتدا باید مشخص شود کدام سفارش امکان رسیدن به ارسال همان روز را دارد و کدام سفارش طبق برنامه برای روز بعد پردازش میشود.
یک قاعده ساده میتواند این باشد:
- سفارشهایی که مهلت ارسال آنها کمتر از دو ساعت است: فوری
- سفارشهایی که باید همان روز ارسال شوند: اولویت بالا
- سفارشهایی که برای روز بعد برنامهریزی شدهاند: عادی
- سفارشهایی که منتظر تأیید مشتری یا تأمین کالا هستند: خارج از صف عادی
این زمانها باید متناسب با حجم سفارش، نوع محصول و ساعت مراجعه شرکت حمل تنظیم شوند.
اولویت دوم: سفارشهای آماده و بدون مشکل
ممکن است یک سفارش قدیمیتر از بقیه باشد، اما یکی از کالاهای آن موجود نباشد یا آدرس مشتری ناقص ثبت شده باشد. در این حالت، متوقفکردن کل تیم برای حل مشکل آن سفارش منطقی نیست.
سفارشهای سالم و آماده باید در صف اصلی باقی بمانند و سفارشهای مسئلهدار وارد یک صف جداگانه شوند. مسئول فروشگاه یا پشتیبانی میتواند همزمان مشکل آنها را پیگیری کند.
برای مثال:
- سفارش کامل و پرداختشده وارد صف جمعآوری میشود.
- سفارش دارای کسری موجودی به بخش بررسی موجودی منتقل میشود.
- سفارش با آدرس ناقص برای پیگیری با مشتری ارسال میشود.
- سفارش دارای درخواست خاص، قبل از بستهبندی علامتگذاری میشود.
- سفارش مشکوک به پرداخت ناموفق تا زمان تأیید متوقف میشود.
این جداسازی از ایجاد صفهای طولانی جلوگیری میکند. یک سفارش مشکلدار نباید باعث شود ده سفارش سالم نیز دیرتر ارسال شوند.
اولویت سوم: سفارشهای سریع و ساده
بعد از سفارشهای فوری، میتوان بخشی از سفارشهای ساده را زودتر پردازش کرد. سفارش ساده معمولاً تعداد کالای کمی دارد، کالاهای آن در دسترس هستند و به بستهبندی خاصی نیاز ندارد.
این روش به کاهش سریع تعداد سفارشهای منتظر کمک میکند. برای مثال، اگر پنج سفارش تککالا و سه سفارش دهکالا در صف وجود داشته باشد، آمادهکردن سفارشهای تککالا میتواند بخش بزرگی از صف را در مدت کوتاهی کاهش دهد.
بااینحال، این روش نباید باعث عقبافتادن دائمی سفارشهای بزرگ شود. بهتر است تیم در بازههای مشخص، ترکیبی از سفارشهای ساده و پیچیده را پردازش کند.
برای نمونه:
- ابتدا سفارشهای فوری
- سپس چند سفارش ساده برای کاهش صف
- بعد سفارشهای چندقلمی و پیچیده
- در پایان سفارشهای زماندار روز بعد
اولویت چهارم: سفارشهای دارای شرایط خاص
بعضی سفارشها به توجه بیشتری نیاز دارند و باید از ابتدا مشخص باشند. برای مثال:
- محصول شکستنی است.
- سفارش بستهبندی هدیه دارد.
- مشتری درخواست درج یادداشت کرده است.
- سفارش چند بسته جداگانه دارد.
- محصول باید در شرایط خاص نگهداری شود.
- روش ارسال با سفارشهای دیگر متفاوت است.
- مشتری درخواست کرده سفارش تا ساعت مشخصی تحویل شود.
اگر این اطلاعات تنها در توضیحات سفارش یا پیامهای پراکنده ثبت شده باشد، احتمال نادیدهگرفتن آن زیاد است. اطلاعات خاص باید بهصورت واضح در مرحله جمعآوری و بستهبندی نمایش داده شود.
در پکفلو میتوان سفارشها را براساس وضعیت و نیاز عملیاتی از یکدیگر جدا کرد تا نیروی انبار پیش از شروع کار متوجه شرایط خاص سفارش شود. این موضوع احتمال بازکردن دوباره بسته یا اصلاح مرسوله آمادهشده را کاهش میدهد.
وظایف را براساس نوع کار گروهبندی کنید
یکی از اشتباههای رایج این است که هر نفر یک سفارش را از ابتدا تا انتها انجام دهد؛ حتی زمانی که تعداد سفارشها افزایش پیدا کرده است. این روش در حجم پایین قابلاستفاده است، اما با افزایش سفارشها سرعت تیم را محدود میکند.
در تیمهای چندنفره بهتر است وظایف براساس نوع فعالیت تقسیم شوند:
- یک نفر کالاها را جمعآوری میکند.
- یک نفر سفارشها را بستهبندی میکند.
- کنترل نهایی میان این دو مرحله انجام میشود.
- ثبت ارسال و تحویل مرسولهها بهصورت متمرکز انجام میشود.
در تیمهای کوچک تا پنج نفر، معمولاً همه اعضا داخل انبار حضور ندارند. ممکن است یک یا دو نفر مسئول انبار باشند و سایر اعضا کارهای فروش، پشتیبانی، ثبت سفارش و هماهنگی ارسال را انجام دهند. تمرکز فعلی پکفلو نیز بر همین ساختار است؛ تیمهای کوچک تا پنج نفر با حداکثر دو نیروی فعال در انبار.
برای یک انبار دونفره، تقسیم وظیفه میتواند به این شکل باشد:
- نفر اول: جمعآوری کالا و ثبت کسریها
- نفر دوم: بستهبندی، کنترل و آمادهسازی ارسال
در ساعات شلوغ، نفر اول میتواند چند سفارش را پشت سر هم جمعآوری کند و به محل بستهبندی تحویل دهد. نفر دوم نیز بدون نیاز به جستوجوی کالاها، روی کنترل و بستهبندی متمرکز میشود.
کارهای فوری را از کارهای مهم جدا کنید
در انبار، هر درخواست جدید نباید بلافاصله جریان کار را متوقف کند. برای مثال، بررسی موجودی یک محصول برای پاسخدادن به مشتری مهم است، اما ممکن است از آمادهسازی مرسولههایی که پیک تا نیم ساعت دیگر تحویل میگیرد فوریتر نباشد.
وظایف را میتوان در چهار گروه قرار داد:
فوری و مهم
مانند آمادهکردن سفارشهایی که تا زمان نزدیک باید تحویل شرکت حمل شوند، اصلاح اشتباه قبل از ارسال یا رسیدگی به سفارش ویژهای که زمان قطعی دارد.
مهم اما غیرفوری
مانند چیدمان بهتر قفسهها، بررسی کالاهای کمموجود، اصلاح برچسبها، تهیه مواد بستهبندی و آموزش نیروی جدید.
فوری اما کماهمیت
مانند پاسخ به بعضی پرسشهایی که میتواند توسط بخش پشتیبانی انجام شود یا جابهجایی یک کار کوچک که روی ارسالهای جاری تأثیر ندارد.
غیرفوری و کماهمیت
مانند مرتبسازیهای غیرضروری در زمان اوج سفارش یا تغییرات ظاهری که تأثیری بر پردازش فعلی ندارد.
اگر کارهای مهم اما غیرفوری همیشه عقب بیفتند، بعداً به مشکل فوری تبدیل میشوند. برای مثال، خرید کارتن و نوارچسب یک کار روزمره است؛ اما اگر بهموقع انجام نشود، بستهبندی همه سفارشها متوقف خواهد شد.
برای هر بازه زمانی یک هدف مشخص تعیین کنید
بهجای اینکه نیروی انبار فقط با فهرست بزرگی از سفارشها روبهرو باشد، بهتر است کار به بازههای کوتاه تقسیم شود.
برای مثال:
- تا ساعت ۱۰: پردازش سفارشهای باقیمانده روز قبل
- ساعت ۱۰ تا ۱۲: آمادهسازی سفارشهای ارسال همان روز
- ساعت ۱۲ تا ۱۳: کنترل و تکمیل سفارشهای مشکلدار
- ساعت ۱۳ تا زمان تحویل پیک: بستهبندی نهایی و ثبت مرسولهها
- بعد از تحویل پیک: آمادهسازی سفارشهای روز بعد و مرتبسازی انبار
این برنامه باید انعطافپذیر باشد. هدف آن ایجاد نظم است، نه ساختن محدودیتی که تیم نتواند در شرایط واقعی آن را رعایت کند.
کارهای نیمهتمام را محدود کنید
یکی از دلایل شلوغشدن میز بستهبندی، شروع همزمان تعداد زیادی سفارش است. ممکن است کالاهای ده سفارش جمعآوری شده باشند، اما هنوز هیچکدام بستهبندی نشده باشند. در این حالت احتمال مخلوطشدن کالاها و اشتباه در سفارش افزایش پیدا میکند.
بهتر است برای هر مرحله ظرفیت مشخصی تعیین شود. برای مثال:
- حداکثر پنج سفارش در حال جمعآوری
- حداکثر سه سفارش روی میز بستهبندی
- حداکثر یک سفارش در حال کنترل نهایی
بعد از تکمیل یک سفارش، سفارش بعدی وارد مرحله شود. این روش بهویژه در انبارهای کوچک که فضای محدودی دارند بسیار مفید است.
پکفلو با مشخصکردن وضعیت هر سفارش کمک میکند تعداد سفارشهای نیمهتمام قابل مشاهده باشد. اگر تعداد سفارشهای «در حال بستهبندی» زیاد شده باشد، تیم متوجه میشود گلوگاه فعلی در بخش بستهبندی است و نباید جمعآوری سفارشهای جدید را بدون محدودیت ادامه دهد.
مسئول هر کار باید مشخص باشد
وقتی یک وظیفه به همه سپرده شود، ممکن است در عمل هیچکس آن را انجام ندهد. برای هر سفارش یا مرحله باید مسئول مشخصی وجود داشته باشد.
در یک تیم دونفره ممکن است مسئولیتها ثابت باشند، اما در تیم بزرگتر بهتر است وضعیت مسئول هر کار داخل سیستم ثبت شود. این موضوع به مدیر فروشگاه کمک میکند بداند:
- چه کسی سفارش را جمعآوری کرده است؟
- چه کسی بستهبندی را انجام داده است؟
- سفارش در اختیار کدام نفر قرار دارد؟
- چه کسی باید مشکل موجودی را پیگیری کند؟
- چه کسی ارسال نهایی را ثبت میکند؟
هدف از ثبت مسئول، کنترل سختگیرانه کارکنان نیست. هدف این است که کارها میان افراد گم نشوند و در صورت ایجاد مشکل، مسیر بررسی مشخص باشد.
سفارشهای ووکامرس و اینستاگرام را وارد یک صف کنید
اگر سفارشهای سایت و اینستاگرام جداگانه پردازش شوند، اولویتبندی واقعی امکانپذیر نیست. ممکن است سفارش ووکامرس در پنل سایت باقی بماند، در حالی که نیروی انبار مشغول آمادهسازی سفارشهای ثبتشده در پیامرسان است.
همه سفارشهای قطعی باید وارد یک صف عملیاتی شوند؛ فرقی نمیکند از چه کانالی دریافت شدهاند. اطلاعات ضروری هر سفارش باید شامل موارد زیر باشد:
- نام مشتری
- شماره تماس
- اقلام سفارش
- تعداد هر کالا
- روش ارسال
- آدرس
- وضعیت پرداخت
- توضیحات بستهبندی
- زمان مورد انتظار ارسال
- وضعیت فعلی پردازش
پکفلو میتواند برای فروشگاههای ووکامرسی بهعنوان مسیر منظم پردازش سفارش استفاده شود. آنلاینشاپهای اینستاگرامی نیز میتوانند سفارشهای قطعی خود را به همان جریان کاری منتقل کنند تا سفارشها براساس کانال فروش از یکدیگر جدا نمانند.
اولویتها را هنگام ورود سفارش جدید بههم نزنید
ورود یک سفارش جدید نباید همیشه باعث توقف کار فعلی شود. تنها زمانی سفارش جدید باید به ابتدای صف منتقل شود که واقعاً مهلت ارسال کوتاهتری داشته باشد یا شرایط خاصی برای آن تعریف شده باشد.
در غیر این صورت، سفارش باید براساس زمان و قواعد مشخص در صف قرار بگیرد. تغییر مداوم اولویتها باعث میشود نیروهای انبار هیچ کاری را با تمرکز کامل به پایان نرسانند.
مدیر فروشگاه نیز بهتر است درخواستهای جدید را مستقیم و شفاهی به نیروی انبار منتقل نکند. درخواست باید داخل سفارش ثبت شود تا در محل مناسب دیده شود. گفتن جملههایی مانند «این یکی را زودتر بفرست» بدون ثبت در سیستم، نظم کل صف را بههم میزند و احتمال فراموشی سفارشهای قبلی را افزایش میدهد.
یک جلسه کوتاه روزانه داشته باشید
در تیمهای چندنفره، یک هماهنگی پنجدقیقهای در ابتدای روز کافی است. در این جلسه میتوان موارد زیر را مشخص کرد:
- تعداد سفارشهای باقیمانده
- ساعت تحویل مرسولهها
- سفارشهای فوری
- سفارشهای دارای مشکل
- تقسیم وظایف
- کمبود مواد بستهبندی یا موجودی کالا
این جلسه نباید طولانی یا پیچیده شود. اطلاعات اصلی باید از قبل در سیستم قابل مشاهده باشد و جلسه فقط برای هماهنگی شرایط غیرعادی روز برگزار شود.
در فروشگاه تکنفره نیز میتوان همین کار را به شکل یک مرور کوتاه انجام داد. صاحب فروشگاه پیش از شروع بستهبندی، سفارشها را دستهبندی میکند و تصمیم میگیرد ابتدا کدام گروه را پردازش کند.
عملکرد را با چند شاخص ساده بررسی کنید
برای بهبود اولویتبندی لازم نیست از ابتدا گزارشهای پیچیده ساخته شود. چند شاخص ساده میتواند مشکل اصلی را نشان دهد:
- تعداد سفارشهای ارسالشده در روز
- تعداد سفارشهای باقیمانده از روز قبل
- میانگین زمان ورود سفارش تا آمادهشدن
- تعداد سفارشهای دارای کسری
- تعداد بستههای اصلاحشده
- تعداد سفارشهای متوقفشده در هر مرحله
اگر سفارشها بیشتر در مرحله جمعآوری متوقف میشوند، احتمالاً چیدمان کالا یا اطلاعات محل نگهداری مشکل دارد. اگر سفارشها در بستهبندی انباشته میشوند، ممکن است مواد بستهبندی، فضای کار یا تقسیم مسئولیت مناسب نباشد.
هدف از این اندازهگیری، افزایش فشار بر کارکنان نیست. دادهها باید برای اصلاح فرایند استفاده شوند، نه پیدا کردن مقصر.
نمونه اولویتبندی برای یک فروشگاه کوچک
فرض کنید یک فروشگاه با دو نیروی انبار، ۳۵ سفارش در صف دارد:
- ۸ سفارش باید تا ظهر تحویل پیک شوند.
- ۵ سفارش دارای کسری یا آدرس ناقص هستند.
- ۱۲ سفارش ساده و تککالا هستند.
- ۱۰ سفارش چندقلمی و زمانبر هستند.
ترتیب منطقی میتواند چنین باشد:
- ابتدا ۸ سفارش دارای مهلت ارسال نزدیک پردازش شوند.
- سفارشهای دارای مشکل به صف پیگیری منتقل شوند.
- چند سفارش ساده برای کاهش سریع صف آماده شوند.
- سفارشهای چندقلمی بهصورت گروهی جمعآوری شوند.
- بعد از دریافت پاسخ مشتری یا رفع کسری، سفارشهای متوقفشده دوباره وارد صف شوند.
در این مدل، نفر اول روی جمعآوری گروهی تمرکز میکند و نفر دوم بستهبندی و کنترل را انجام میدهد. اگر سفارش فوری جدیدی وارد شد، تنها در صورت داشتن مهلت واقعی به صف فوری اضافه میشود.
پکفلو چگونه به اولویتبندی وظایف انبار کمک میکند؟
اولویتبندی زمانی قابل اجراست که وضعیت سفارشها روشن باشد. اگر اطلاعات در پیامها، فایلها و حافظه کارکنان پخش شده باشد، حتی بهترین برنامه نیز در عمل دوام نمیآورد.
پکفلو برای ایجاد یک مسیر استاندارد پردازش سفارش طراحی شده است. سفارش از زمان ورود تا جمعآوری، بستهبندی و آمادهشدن برای ارسال در مراحل مشخص حرکت میکند. تیم میتواند تشخیص دهد هر سفارش کجاست، چه کاری روی آن انجام شده و اقدام بعدی چیست.
این ساختار برای فروشگاههای کوچک طراحی شده و نیازمند تیم بزرگ یا انبار پیچیده نیست. یک فروشگاه تکنفره میتواند از پکفلو برای نظمدادن به کارهای روزانه و جلوگیری از فراموشی سفارشها استفاده کند. در تیمهای چندنفره نیز میتوان وظایف را میان افراد تقسیم کرد و از وابستگی فرایند به حافظه یک کارمند جلوگیری کرد.
تمرکز فعلی پکفلو بر فروشگاههایی با تیمهای حداکثر پنجنفره و حداکثر دو نیروی فعال در انبار است؛ ساختاری که در بسیاری از فروشگاههای ووکامرسی و آنلاینشاپهای اینستاگرامی دیده میشود.
پکفلو قرار نیست بهجای مدیر فروشگاه درباره همه سفارشها تصمیم بگیرد. نقش آن فراهمکردن اطلاعات، وضعیتها و صف کاری مشخص است تا تیم بتواند تصمیمهای درست را سریعتر و با خطای کمتر اجرا کند.
یک روش ساده برای شروع
برای اولویتبندی وظایف انبار لازم نیست از روز اول فرایند پیچیدهای ساخته شود. میتوان با چند قاعده ساده شروع کرد:
- همه سفارشهای قطعی در یک فهرست قرار بگیرند.
- سفارشها براساس مرحله پردازش تفکیک شوند.
- سفارشهای دارای مهلت ارسال نزدیک علامتگذاری شوند.
- سفارشهای مشکلدار از صف عادی خارج شوند.
- تعداد کارهای نیمهتمام محدود شود.
- مسئول هر مرحله مشخص باشد.
- اولویتها فقط براساس قواعد مشخص تغییر کنند.
- وضعیت هر سفارش بلافاصله پس از انجام کار بهروز شود.
با اجرای همین قواعد، تیم انبار بهجای واکنشنشاندادن به هر درخواست جدید، طبق یک جریان قابل پیشبینی کار میکند. این نظم باعث میشود سفارشهای بیشتری بدون افزایش فشار، خطا و دوبارهکاری پردازش شوند.
پردازش سفارشها را منظمتر کنید
با یک جریان مشخص، وضعیت هر سفارش از زمان ثبت تا بستهبندی و ارسال قابل پیگیری است.
دیدگاهتان را بنویسید