آماده‌شدن سفارش در انبار به معنی ارسال‌شدن آن نیست. ممکن است بسته‌ای ساعت ۱۱ صبح آماده باشد، اما تا پایان روز روی میز بسته‌بندی بماند، به پیک تحویل نشود یا حتی مشخص نباشد چه کسی باید آن را تحویل دهد. در چنین شرایطی وضعیت سفارش در سایت «آماده ارسال» است، اما در عمل هنوز از فروشگاه خارج نشده است.
کنترل زمان تحویل سفارش به شرکت حمل، فاصله میان پایان بسته‌بندی و تحویل واقعی مرسوله به پیک، پست یا شرکت حمل را مدیریت می‌کند. اگر این بخش از عملیات شفاف نباشد، سفارش‌ها عقب می‌افتند، پشتیبانی اطلاعات دقیقی در اختیار ندارد و مشتری تصور می‌کند بسته ارسال شده، در حالی که هنوز در انبار قرار دارد.
برای حل این مشکل باید تحویل مرسوله به شرکت حمل به‌عنوان یک مرحله مستقل در پردازش سفارش در نظر گرفته شود؛ مرحله‌ای که زمان شروع، مسئول، وضعیت و نتیجه مشخص دارد.
چرا زمان تحویل به شرکت حمل از کنترل خارج می‌شود؟
در بسیاری از فروشگاه‌های اینترنتی، فرایند به این شکل است:
- سفارش جمع‌آوری می‌شود.
- محصولات بسته‌بندی می‌شوند.
- برچسب یا اطلاعات گیرنده روی بسته قرار می‌گیرد.
- بسته در گوشه‌ای از انبار گذاشته می‌شود.
- پیک یا نماینده شرکت حمل در زمان نامشخصی برای دریافت بسته‌ها مراجعه می‌کند.
مشکل اصلی معمولاً در مرحله چهارم و پنجم اتفاق می‌افتد. بسته آماده شده است، اما اطلاعات دقیقی درباره زمان تحویل، مسئول تحویل یا شرکت حمل آن وجود ندارد.
دلایل رایج این وضعیت عبارت‌اند از:
- ساعت مراجعه شرکت حمل مشخص نیست.
- سفارش‌های هر روش ارسال از یکدیگر جدا نشده‌اند.
- وضعیت «آماده ارسال» با «تحویل‌شده به شرکت حمل» اشتباه گرفته می‌شود.
- بسته‌های آماده در محل مشخصی قرار نمی‌گیرند.
- تعداد بسته‌های تحویلی ثبت نمی‌شود.
- مشخص نیست کدام بسته در انتظار پیک، پست، تیپاکس یا روش دیگری است.
- تحویل مرسوله براساس حافظه یا پیام‌های پراکنده انجام می‌شود.
- بسته‌ای که بعد از ساعت جمع‌آوری آماده شده، بین سفارش‌های همان روز باقی می‌ماند.
- مسئول انبار تصور می‌کند واحد ارسال بسته را تحویل داده و واحد ارسال تصور می‌کند بسته هنوز آماده نشده است.
حتی در یک فروشگاه تک‌نفره نیز ممکن است همین مشکل ایجاد شود. زمانی که تعداد سفارش‌ها افزایش پیدا می‌کند، صاحب فروشگاه نمی‌تواند صرفاً با نگاه‌کردن به بسته‌ها تشخیص دهد کدام سفارش باید امروز تحویل شود و کدام سفارش برای روز بعد است.
تفاوت «آماده ارسال» و «تحویل‌شده به شرکت حمل»
یکی از مهم‌ترین اصول کنترل عملیات این است که این دو وضعیت از یکدیگر جدا باشند.
آماده ارسال
یعنی کالا جمع‌آوری و بسته‌بندی شده، اطلاعات گیرنده بررسی شده و بسته برای تحویل به شرکت حمل آماده است.
تحویل‌شده به شرکت حمل
یعنی بسته واقعاً از فروشگاه خارج شده و به پیک، مأمور پست یا نماینده شرکت حمل تحویل داده شده است.
ممکن است بین این دو وضعیت چند دقیقه یا چند ساعت فاصله وجود داشته باشد. اگر زمان این فاصله ثبت نشود، فروشگاه نمی‌تواند تشخیص دهد تأخیر مربوط به انبار بوده، بسته‌بندی دیر انجام شده یا شرکت حمل با تأخیر مراجعه کرده است.
برای مثال، اگر سفارش ساعت ۱۰ صبح آماده شده اما ساعت ۵ عصر به پیک تحویل داده شده باشد، مدت انتظار برای تحویل هفت ساعت است. در صورتی که این فاصله در سفارش ثبت نشود، مدیر فروشگاه فقط زمان نهایی ارسال را می‌بیند و نمی‌تواند محل واقعی اتلاف زمان را پیدا کند.
یک ساعت قطع سفارش برای هر روش ارسال تعیین کنید
هر شرکت حمل برنامه متفاوتی برای دریافت مرسوله دارد. ممکن است مأمور پست ساعت ۱۳ مراجعه کند، پیک شهری چند مرتبه در روز بسته دریافت کند و شرکت دیگری فقط عصرها برای جمع‌آوری سفارش‌ها بیاید.
برای هر روش ارسال باید یک ساعت قطع یا Cut-off مشخص شود. این ساعت تعیین می‌کند سفارش تا چه زمانی باید آماده باشد تا همان روز به شرکت حمل تحویل داده شود.
برای نمونه:
- سفارش‌های پست باید تا ساعت ۱۲ آماده شوند.
- سفارش‌های پیک تهران باید تا ساعت ۱۵ آماده شوند.
- سفارش‌های شهرستان با شرکت حمل دیگر باید تا ساعت ۱۶ در محل تحویل قرار بگیرند.
- سفارش‌هایی که بعد از ساعت قطع آماده می‌شوند، در فهرست ارسال روز بعد قرار می‌گیرند.
ساعت قطع باید براساس زمان واقعی مراجعه شرکت حمل تعیین شود، نه براساس زمان ایده‌آل فروشگاه. بهتر است بین پایان بسته‌بندی و مراجعه پیک نیز یک فاصله امن در نظر گرفته شود.
اگر مأمور پست ساعت ۱۳ مراجعه می‌کند، تعیین ساعت ۱۲:۵۵ برای پایان آماده‌سازی منطقی نیست. یک سفارش ناقص، خطای چاپ برچسب یا پیدا نشدن محصول می‌تواند کل تحویل را مختل کند.
سفارش‌های آماده را براساس شرکت حمل تفکیک کنید
تمام بسته‌های آماده نباید در یک محل نامشخص روی هم قرار بگیرند. برای هر روش ارسال یک محدوده مشخص در نظر بگیرید؛ حتی اگر انبار بسیار کوچک باشد.
این تفکیک می‌تواند با قفسه، سبد، میز یا محدوده علامت‌گذاری‌شده انجام شود:
- در انتظار پست
- در انتظار پیک شهری
- در انتظار تیپاکس
- در انتظار ارسال توسط تأمین‌کننده
- در انتظار مراجعه مشتری
- دارای مشکل یا نیازمند بررسی
هدف این است که با ورود مأمور شرکت حمل، مشخص باشد دقیقاً کدام بسته‌ها باید تحویل داده شوند. اگر مسئول انبار مجبور باشد هنگام مراجعه پیک بین تمام سفارش‌ها جست‌وجو کند، احتمال جا ماندن بسته یا تحویل به روش اشتباه افزایش پیدا می‌کند.
در فروشگاه‌های کوچک ممکن است فقط یک نفر جمع‌آوری، بسته‌بندی و تحویل مرسوله را انجام دهد. همین فرد نیز باید بعد از آماده‌کردن هر بسته، آن را مستقیماً در محل مربوط به شرکت حمل قرار دهد. قرار دادن موقت بسته روی میز معمولاً باعث فراموش‌شدن آن می‌شود.
فهرست تحویل روزانه داشته باشید
پیش از مراجعه شرکت حمل باید فهرست سفارش‌هایی که قرار است تحویل شوند آماده باشد. این فهرست حداقل باید شامل اطلاعات زیر باشد:
- شماره سفارش
- نام گیرنده
- روش ارسال
- تعداد بسته
- زمان آماده‌شدن
- وضعیت پرداخت یا مجوز ارسال
- کد یا شناسه مرسوله
- وضعیت تحویل
- نام فرد تحویل‌دهنده
- زمان واقعی تحویل
وجود این فهرست باعث می‌شود تعداد بسته‌های فیزیکی با تعداد سفارش‌های ثبت‌شده مقایسه شود.
برای مثال، اگر در فهرست پست ۲۳ سفارش وجود دارد اما فقط ۲۲ بسته در محل تحویل قرار گرفته، مشکل قبل از خروج مأمور پست شناسایی می‌شود. بدون فهرست، ممکن است سفارش جا مانده چند ساعت یا حتی یک روز بعد پیدا شود.
قبل از تحویل، تطبیق نهایی انجام دهید
تحویل سفارش به شرکت حمل باید یک کنترل کوتاه نهایی داشته باشد. این کنترل نباید به بازکردن دوباره بسته‌ها یا تکرار کامل بسته‌بندی تبدیل شود. هدف فقط اطمینان از درست‌بودن تحویل است.
در زمان تحویل این موارد بررسی می‌شوند:
- تعداد بسته‌های موجود با تعداد سفارش‌های فهرست یکسان باشد.
- هر بسته برای شرکت حمل درست آماده شده باشد.
- برچسب گیرنده روی بسته مناسب قرار گرفته باشد.
- سفارش لغوشده یا متوقف‌شده بین بسته‌ها نباشد.
- مرسوله نیازمند پرداخت، تأیید یا بررسی پشتیبانی نباشد.
- بسته مربوط به ارسال روز بعد اشتباهی تحویل نشود.
- کد رهگیری یا رسید دریافت، در صورت وجود، ثبت شود.
این مرحله به‌ویژه زمانی مهم است که چند شرکت حمل در یک روز از فروشگاه بسته دریافت می‌کنند. تحویل یک مرسوله پستی به پیک شهری یا برعکس، می‌تواند هزینه و زمان زیادی برای اصلاح ایجاد کند.
زمان واقعی تحویل را ثبت کنید
ثبت وضعیت بدون ثبت زمان، اطلاعات کاملی ایجاد نمی‌کند. فروشگاه باید بداند هر سفارش دقیقاً چه زمانی به شرکت حمل تحویل داده شده است.
سه زمان اصلی برای تحلیل این فرایند لازم است:
- زمان ثبت سفارش
- زمان آماده‌شدن بسته
- زمان تحویل واقعی به شرکت حمل
با مقایسه این زمان‌ها می‌توان فهمید تأخیر در کدام بخش اتفاق افتاده است.
مثلاً اگر سفارش ساعت ۹ ثبت شده، ساعت ۱۰ آماده شده و ساعت ۱۸ به پیک تحویل داده شده باشد، انبار عملکرد مناسبی داشته اما فرایند تحویل به شرکت حمل کند بوده است.
در مقابل، اگر سفارش ساعت ۹ ثبت شده، ساعت ۱۷ آماده شده و ساعت ۱۷:۳۰ تحویل شده باشد، مشکل اصلی در مراحل جمع‌آوری یا بسته‌بندی است، نه در مراجعه شرکت حمل.
بدون ثبت این زمان‌ها، هر بخش ممکن است تأخیر را به بخش دیگری نسبت دهد.
بسته‌های جا مانده را پایان هر نوبت بررسی کنید
پس از تحویل مرسوله‌ها، محل سفارش‌های آماده نباید بدون بررسی رها شود. یک کنترل ساده انجام دهید:
- آیا بسته‌ای در محل تحویل باقی مانده است؟
- چرا این بسته تحویل نشده؟
- آیا بعد از ساعت قطع آماده شده است؟
- آیا شرکت حمل آن را قبول نکرده؟
- آیا اطلاعات گیرنده ناقص بوده؟
- آیا سفارش متوقف یا لغو شده است؟
- آیا بسته به اشتباه در محدوده شرکت حمل دیگری قرار گرفته؟
هر بسته باقی‌مانده باید دلیل مشخص داشته باشد. عبارت‌هایی مانند «احتمالاً فردا ارسال می‌شود» یا «نمی‌دانیم چرا مانده» نشانه وجود مشکل در فرایند است.
سفارش جا مانده باید در وضعیت مناسب قرار بگیرد تا روز بعد دوباره در فهرست تحویل ظاهر شود. نباید پیگیری آن به حافظه اعضای تیم وابسته باشد.
برای تأخیر شرکت حمل نیز برنامه داشته باشید
همیشه تأخیر از سمت فروشگاه نیست. ممکن است شرکت حمل دیرتر مراجعه کند، جمع‌آوری روزانه را لغو کند یا بخشی از بسته‌ها را نپذیرد.
برای چنین شرایطی باید از قبل تصمیم گرفته شود:
- تا چه ساعتی منتظر شرکت حمل می‌مانید؟
- چه کسی با شرکت تماس می‌گیرد؟
- آیا روش جایگزین برای ارسال وجود دارد؟
- سفارش‌های فوری چگونه مدیریت می‌شوند؟
- آیا مشتری باید از تأخیر مطلع شود؟
- بسته‌ها تا روز بعد در چه محلی نگهداری می‌شوند؟
- وضعیت سفارش در سیستم چه تغییری می‌کند؟
اگر این تصمیم‌ها فقط هنگام بروز مشکل گرفته شوند، تیم دچار سردرگمی می‌شود. داشتن یک دستورالعمل ساده باعث می‌شود همه بدانند در صورت عدم مراجعه پیک چه اقدامی انجام دهند.
مسئول هر مرحله را مشخص کنید
در تیم‌های چندنفره، عبارت «بسته‌ها باید تحویل داده شوند» کافی نیست. باید مشخص باشد چه کسی مسئول تحویل است.
برای نمونه:
- مسئول انبار سفارش را جمع‌آوری می‌کند.
- مسئول بسته‌بندی، بسته را آماده و تأیید می‌کند.
- مسئول ارسال، بسته‌ها را با فهرست تطبیق می‌دهد.
- مسئول ارسال زمان تحویل و رسید شرکت حمل را ثبت می‌کند.
- پشتیبانی سفارش‌های جا مانده یا دارای مشکل را پیگیری می‌کند.
پک‌فلو در حال حاضر برای تیم‌های کوچک تا ۵ نفر طراحی شده و تمرکز آن بر فروشگاه‌هایی است که حداکثر دو نفر در بخش انبار فعالیت می‌کنند. در چنین تیم‌هایی معمولاً یک نفر چند مسئولیت مختلف دارد، اما همچنان باید مرز مراحل مشخص باشد.
ممکن است در یک فروشگاه دونفره، نفر اول جمع‌آوری و بسته‌بندی را انجام دهد و نفر دوم مسئول تحویل مرسوله‌ها و پشتیبانی باشد. در فروشگاه تک‌نفره نیز همان فرد تمام مراحل را انجام می‌دهد، اما سفارش باید از وضعیت‌های مشخص عبور کند تا هیچ مرحله‌ای فراموش نشود.
شاخص‌های مناسب برای کنترل زمان تحویل به شرکت حمل
برای بهبود این بخش از عملیات، چند شاخص ساده کافی است.
متوسط زمان انتظار برای تحویل
فاصله میان زمان آماده‌شدن سفارش و زمان تحویل واقعی آن به شرکت حمل است.
هرچه این زمان بیشتر باشد، احتمال جا ماندن سفارش یا تأخیر در ارسال افزایش پیدا می‌کند.
درصد سفارش‌های تحویل‌شده در همان روز
تعداد سفارش‌هایی که در روز آماده‌شدن به شرکت حمل تحویل شده‌اند، نسبت به کل سفارش‌های آماده‌شده همان روز.
اگر تعداد زیادی از سفارش‌های آماده به روز بعد منتقل شوند، باید ساعت قطع، ظرفیت بسته‌بندی یا برنامه مراجعه شرکت حمل بررسی شود.
تعداد بسته‌های جا مانده
تعداد بسته‌هایی که آماده شده‌اند اما در نوبت برنامه‌ریزی‌شده تحویل نشده‌اند.
این شاخص باید همراه با علت جا ماندن ثبت شود. صرف دانستن تعداد سفارش‌های جا مانده برای اصلاح مشکل کافی نیست.
درصد اختلاف فهرست و بسته فیزیکی
گاهی تعداد سفارش‌های موجود در فهرست تحویل با تعداد بسته‌های واقعی یکسان نیست. افزایش این اختلاف نشان می‌دهد وضعیت‌های سفارش به‌درستی ثبت نمی‌شوند یا بسته‌ها در محل نامناسب قرار می‌گیرند.
تأخیر هر شرکت حمل
با مقایسه ساعت برنامه‌ریزی‌شده و ساعت واقعی مراجعه می‌توان عملکرد شرکت‌های حمل را نیز بررسی کرد. این اطلاعات برای مذاکره، تغییر برنامه یا انتخاب روش جایگزین مفید است.
کنترل این فرایند با فایل اکسل یا پیام‌رسان چه مشکلی دارد؟
در شروع کار ممکن است فروشگاه از فایل اکسل، دفتر، گروه پیام‌رسان یا یادداشت‌های دستی استفاده کند. این روش‌ها در حجم سفارش پایین تا حدی جواب می‌دهند، اما با افزایش سفارش‌ها مشکلات آن‌ها مشخص می‌شود.
اطلاعات در چند محل پخش می‌شود، وضعیت سفارش‌ها به‌روز نمی‌ماند و معلوم نیست آخرین تغییر را چه کسی ثبت کرده است. گاهی سفارش در سایت «در حال پردازش» است، در فایل اکسل «آماده» ثبت شده و در واقعیت به پیک تحویل داده شده است.
پیام‌هایی مانند «این بسته رفت؟»، «سفارش فلانی کجاست؟» یا «این چندتا برای پسته یا پیک؟» معمولاً نتیجه نبود یک جریان کاری یکپارچه هستند.
فروشگاه برای کنترل پایدار به یک مرجع مشخص نیاز دارد که وضعیت واقعی سفارش در آن ثبت شود.
پک‌فلو چگونه فرایند تحویل به شرکت حمل را استاندارد می‌کند؟
پک‌فلو برای مدیریت عملیات سفارش طراحی شده است؛ یعنی فاصله میان دریافت سفارش تا آماده‌سازی و تحویل آن برای ارسال را به مراحل مشخص تبدیل می‌کند.
به‌جای اینکه وضعیت سفارش براساس حافظه افراد یا پیام‌های پراکنده مشخص شود، هر سفارش در جریان کاری تعریف‌شده حرکت می‌کند. در این ساختار می‌توان «آماده ارسال» را از «تحویل‌شده به شرکت حمل» جدا کرد و وضعیت واقعی سفارش را دید.
یک فرایند استاندارد در پک‌فلو می‌تواند به این شکل باشد:
- سفارش جدید وارد جریان پردازش می‌شود.
- سفارش برای جمع‌آوری کالا آماده می‌شود.
- اقلام سفارش جمع‌آوری و کنترل می‌شوند.
- بسته‌بندی انجام می‌شود.
- سفارش در وضعیت آماده تحویل به شرکت حمل قرار می‌گیرد.
- سفارش‌ها براساس روش ارسال تفکیک می‌شوند.
- بسته به شرکت حمل تحویل داده می‌شود.
- زمان و نتیجه تحویل در وضعیت سفارش منعکس می‌شود.
- سفارش‌های تحویل‌نشده برای پیگیری باقی می‌مانند.
مزیت این روش فقط تغییر نام وضعیت‌ها نیست. مسئله اصلی این است که هر سفارش جای مشخصی در عملیات دارد و سفارش‌های متوقف، آماده، تحویل‌شده یا جا مانده با یکدیگر مخلوط نمی‌شوند.
پک‌فلو می‌تواند برای فروشگاه‌های ووکامرسی استفاده شود تا سفارش‌ها از سایت وارد جریان عملیاتی شوند. آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی نیز می‌توانند سفارش‌های خود را وارد فرایند مشخص پردازش کنند و به‌جای مدیریت سفارش از طریق دایرکت، یادداشت و پیام‌های پراکنده، وضعیت واقعی هر سفارش را دنبال کنند.
آیا پک‌فلو برای فروشگاه تک‌نفره مناسب است؟
استانداردسازی فقط برای انبارهای بزرگ نیست. فروشگاه تک‌نفره معمولاً بیشتر از چیزی که تصور می‌شود به نظم عملیاتی نیاز دارد، چون تمام مسئولیت‌ها بر عهده یک نفر است.
فردی که هم‌زمان پاسخ مشتری را می‌دهد، سفارش ثبت می‌کند، کالا جمع می‌کند، بسته‌بندی انجام می‌دهد و مرسوله را به پیک تحویل می‌دهد، ممکن است در شلوغی روز یکی از مراحل را فراموش کند.
پک‌فلو در این شرایط نقش یک مسیر کاری مشخص را دارد. صاحب فروشگاه می‌بیند:
- چه سفارش‌هایی هنوز جمع‌آوری نشده‌اند.
- کدام سفارش‌ها در حال بسته‌بندی هستند.
- چه بسته‌هایی آماده تحویل‌اند.
- کدام سفارش‌ها به شرکت حمل تحویل شده‌اند.
- چه بسته‌هایی جا مانده یا نیازمند پیگیری هستند.
بنابراین استفاده از یک سیستم عملیاتی لزوماً به معنی داشتن تیم بزرگ نیست. حتی یک نفر نیز می‌تواند با تعریف مراحل مشخص، وابستگی عملیات به حافظه و یادداشت‌های پراکنده را کاهش دهد.
استفاده از پک‌فلو در تیم‌های چندنفره
در تیم‌های تا ۵ نفر، هماهنگی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. ممکن است یک یا دو نفر در انبار باشند و سایر اعضا امور پشتیبانی، مدیریت یا ارسال را انجام دهند.
در این ساختار، پک‌فلو کمک می‌کند هر عضو تیم وضعیت واقعی سفارش را ببیند. پشتیبانی برای پاسخ به مشتری مجبور نیست از انبار سؤال کند. مسئول ارسال می‌داند چه تعداد بسته برای هر شرکت حمل آماده شده و مدیر فروشگاه می‌تواند سفارش‌های عقب‌افتاده را شناسایی کند.
تمرکز فعلی پک‌فلو بر تیم‌هایی است که حداکثر ۵ عضو دارند و تا دو نفر از آن‌ها در انبار فعالیت می‌کنند. این اندازه تیم در بسیاری از فروشگاه‌های ووکامرسی و آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی رایج است؛ فروشگاه‌هایی که حجم سفارش آن‌ها از مدیریت دستی عبور کرده، اما هنوز به نرم‌افزارهای پیچیده و سنگین انبارداری نیاز ندارند.
یک برنامه روزانه پیشنهادی برای تحویل سفارش‌ها
فرایند روزانه می‌تواند به شکل زیر تنظیم شود:
ابتدای روز
سفارش‌های باقی‌مانده از روز قبل بررسی شوند. دلیل تحویل‌نشدن هر سفارش مشخص و اولویت پردازش آن تعیین شود.
پیش از ساعت قطع
سفارش‌هایی که امکان ارسال در همان روز دارند در اولویت جمع‌آوری و بسته‌بندی قرار بگیرند. سفارش‌های دارای مشکل از جریان عادی جدا شوند.
پس از آماده‌شدن بسته
وضعیت سفارش به «آماده تحویل» تغییر کند و بسته در محدوده مربوط به شرکت حمل قرار بگیرد.
پیش از مراجعه شرکت حمل
فهرست تحویل تهیه و تعداد سفارش‌ها با بسته‌های فیزیکی تطبیق داده شود.
هنگام تحویل
تعداد بسته‌ها، شرکت حمل و مشخصات سفارش‌ها کنترل شود. در صورت دریافت رسید یا کد رهگیری، اطلاعات آن ثبت شود.
پس از تحویل
وضعیت سفارش‌ها به «تحویل‌شده به شرکت حمل» تغییر کند و زمان واقعی تحویل ثبت شود.
پایان روز
بسته‌های باقی‌مانده بررسی شوند. هیچ بسته‌ای نباید بدون دلیل مشخص در محل آماده ارسال باقی بماند.
اشتباهات رایج در مدیریت تحویل سفارش‌ها
یکی از اشتباهات رایج این است که فروشگاه به‌محض چاپ برچسب، سفارش را ارسال‌شده در نظر می‌گیرد. چاپ برچسب فقط بخشی از آماده‌سازی است و نشان نمی‌دهد شرکت حمل بسته را دریافت کرده است.
اشتباه دیگر تغییر گروهی وضعیت تمام سفارش‌هاست، بدون اینکه بسته‌های فیزیکی کنترل شوند. این کار ممکن است باعث شود سفارش جا مانده نیز در سیستم ارسال‌شده نمایش داده شود.
برخی فروشگاه‌ها نیز تمام تأخیرها را به شرکت حمل نسبت می‌دهند، در حالی که بسته بعد از ساعت مراجعه پیک آماده شده است. ثبت دقیق زمان‌ها مشخص می‌کند مسئولیت تأخیر مربوط به کدام مرحله بوده است.
نداشتن محل جداگانه برای هر روش ارسال، تغییر وضعیت با تأخیر، ثبت‌نکردن سفارش‌های ردشده توسط شرکت حمل و وابستگی به یک فرد خاص از دیگر مشکلات رایج هستند.
چک‌لیست کنترل تحویل سفارش به شرکت حمل
پیش از پایان هر نوبت تحویل، این موارد بررسی شوند:
- ساعت قطع هر روش ارسال مشخص است.
- سفارش‌های هر شرکت حمل از یکدیگر جدا شده‌اند.
- تعداد سفارش‌های فهرست با بسته‌های فیزیکی برابر است.
- سفارش‌های متوقف یا لغوشده بین بسته‌ها نیستند.
- وضعیت آماده ارسال از وضعیت تحویل‌شده جداست.
- زمان واقعی تحویل ثبت شده است.
- سفارش‌های باقی‌مانده دلیل مشخص دارند.
- مسئول پیگیری بسته‌های جا مانده تعیین شده است.
- پشتیبانی به وضعیت واقعی سفارش دسترسی دارد.
- گزارش سفارش‌های تحویل‌شده و تحویل‌نشده قابل بررسی است.
جمع‌بندی
کنترل زمان تحویل سفارش به شرکت حمل با سریع‌تر بسته‌بندی‌کردن حل نمی‌شود. فروشگاه باید بداند هر بسته چه زمانی آماده شده، برای کدام روش ارسال است، در چه محلی قرار دارد، چه کسی آن را تحویل می‌دهد و چه زمانی واقعاً از فروشگاه خارج شده است.
جداکردن وضعیت «آماده ارسال» از «تحویل‌شده به شرکت حمل»، تعیین ساعت قطع، تفکیک فیزیکی بسته‌ها، ثبت زمان واقعی تحویل و بررسی سفارش‌های جا مانده، پایه‌های یک فرایند قابل‌کنترل هستند.
پک‌فلو این مراحل را به یک جریان کاری استاندارد تبدیل می‌کند تا وضعیت سفارش فقط یک عنوان در سایت نباشد و با واقعیت انبار و ارسال هماهنگ بماند. این راهکار برای فروشگاه تک‌نفره و تیم‌های چندنفره قابل استفاده است و تمرکز فعلی آن بر تیم‌های تا ۵ نفر با حداکثر دو نفر در انبار قرار دارد.
فروشگاه‌های ووکامرسی و آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی می‌توانند با استفاده از پک‌فلو، سفارش‌ها را از زمان دریافت تا تحویل به شرکت حمل در یک مسیر مشخص مدیریت کنند؛ مسیری که احتمال جا ماندن بسته، تأخیر پنهان و اختلاف میان سایت، انبار و پشتیبانی را کاهش می‌دهد.
پردازش سفارش‌ها را منظم‌تر کنید
با یک جریان مشخص، وضعیت هر سفارش از زمان ثبت تا بسته‌بندی و ارسال قابل پیگیری است.
دیدگاهتان را بنویسید