یکی از اولین سؤال‌هایی که هنگام برنامه‌ریزی انبار فروشگاه اینترنتی مطرح می‌شود این است که هر نیروی انبار در یک روز چند سفارش می‌تواند آماده کند. پاسخ این سؤال یک عدد ثابت نیست. ممکن است یک نفر در فروشگاهی روزانه ۲۰ سفارش پردازش کند، اما همان فرد در انباری منظم‌تر و با فرآیند مشخص بتواند بیش از ۵۰ سفارش را بدون افزایش ساعت کاری آماده کند.
تعداد سفارش قابل پردازش به نوع کالا، تعداد اقلام هر سفارش، وضعیت چیدمان انبار، شیوه بسته‌بندی و ابزار مورد استفاده بستگی دارد. به همین دلیل، قبل از استخدام نیروی جدید باید مشخص شود محدودیت فعلی واقعاً کمبود نیرو است یا بی‌نظمی فرآیند باعث کاهش سرعت شده است.
منظور از پردازش سفارش چیست؟
برای محاسبه ظرفیت نیروی انبار باید ابتدا مشخص کنیم پردازش سفارش شامل چه مراحلی است. در یک فروشگاه اینترنتی، پردازش کامل سفارش معمولاً این فعالیت‌ها را در بر می‌گیرد:
- مشاهده و دریافت سفارش جدید
- پیدا کردن کالا در انبار
- کنترل نام، مدل، رنگ، سایز و تعداد کالا
- انتقال کالا به میز بسته‌بندی
- انتخاب بسته‌بندی مناسب
- قرار دادن فاکتور، هدیه یا اقلام جانبی
- ثبت وزن یا مشخصات مرسوله
- چاپ برچسب ارسال
- تغییر وضعیت سفارش
- تحویل بسته به پیک یا شرکت حمل‌ونقل
گاهی یک نفر تمام این مراحل را انجام می‌دهد. در فروشگاه‌های دیگر، جمع‌آوری کالا و بسته‌بندی میان دو نفر تقسیم شده است. بنابراین وقتی گفته می‌شود یک نیروی انبار روزانه ۴۰ سفارش پردازش می‌کند، باید مشخص باشد منظور انجام کل فرآیند است یا فقط یک مرحله از آن.
ظرفیت تقریبی یک نیروی انبار در روز
برای برنامه‌ریزی اولیه می‌توان از بازه‌های تقریبی زیر استفاده کرد. این اعداد قطعی نیستند و باید براساس شرایط واقعی هر فروشگاه اصلاح شوند.
سفارش‌های ساده و تک‌قلمی
اگر بیشتر سفارش‌ها یک یا دو قلم کالا دارند، کالاها به‌درستی قفسه‌بندی شده‌اند و بسته‌بندی پیچیده نیست، یک نیروی انبار می‌تواند حدود ۴۰ تا ۸۰ سفارش را در یک روز کاری پردازش کند.
این شرایط معمولاً در فروشگاه‌هایی دیده می‌شود که:
- تنوع مدل و ویژگی کالا محدود است.
- محل هر محصول مشخص است.
- سفارش‌ها به‌صورت منظم وارد صف پردازش می‌شوند.
- اطلاعات سفارش کامل است.
- برچسب و فاکتور بدون ورود دستی اطلاعات چاپ می‌شود.
سفارش‌های چندقلمی یا دارای تنوع زیاد
اگر هر سفارش چند کالا داشته باشد یا محصولات دارای رنگ، سایز و مدل‌های نزدیک به هم باشند، زمان کنترل سفارش بیشتر می‌شود. در این حالت ظرفیت یک نفر ممکن است به حدود ۲۰ تا ۴۰ سفارش در روز برسد.
فروشگاه‌های پوشاک، لوازم آرایشی، قطعات، اکسسوری و کالاهای دارای تنوع معمولاً در این گروه قرار می‌گیرند. در چنین فروشگاه‌هایی سرعت بالا بدون کنترل دقیق می‌تواند به ارسال رنگ یا مدل اشتباه منجر شود.
سفارش‌های پیچیده و سفارشی
در بعضی کسب‌وکارها بسته‌بندی نیازمند آماده‌سازی خاص، مونتاژ، شخصی‌سازی، کنترل چندمرحله‌ای یا بسته‌بندی شکستنی است. در این شرایط ممکن است ظرفیت واقعی هر نفر بین ۱۰ تا ۲۵ سفارش در روز باشد.
پایین بودن این عدد لزوماً نشانه عملکرد ضعیف نیست. اگر آماده‌سازی هر سفارش واقعاً زمان‌بر است، باید ظرفیت را بر همان اساس سنجید، نه با مقایسه با یک فروشگاه دارای سفارش‌های ساده.
روش محاسبه ظرفیت واقعی نیروی انبار
بهترین روش این است که زمان متوسط پردازش سفارش در فروشگاه خودتان را اندازه‌گیری کنید.
فرمول ساده محاسبه ظرفیت روزانه به این شکل است:
ظرفیت روزانه = زمان مفید کاری ÷ زمان متوسط پردازش هر سفارش
فرض کنیم یک نیروی انبار در طول روز ۷ ساعت زمان مفید دارد. این مقدار برابر با ۴۲۰ دقیقه است. اگر پردازش هر سفارش به‌طور متوسط ۷ دقیقه طول بکشد، ظرفیت نظری او ۶۰ سفارش خواهد بود.
اما در عمل تمام زمان کاری صرف پردازش مستقیم سفارش نمی‌شود. پاسخ‌دادن به سؤال همکاران، جابه‌جایی کارتن، دریافت کالا، رفع کسری، استراحت و مشکلات پیش‌بینی‌نشده بخشی از زمان را مصرف می‌کنند.
به همین دلیل بهتر است فقط ۷۰ تا ۸۵ درصد ظرفیت نظری را قابل استفاده در نظر بگیرید. در مثال بالا، ظرفیت عملی نیروی انبار احتمالاً حدود ۴۲ تا ۵۱ سفارش در روز خواهد بود.
زمان پردازش را چگونه اندازه‌گیری کنیم؟
برای رسیدن به عدد قابل اعتماد، زمان یک یا دو سفارش را اندازه‌گیری نکنید. ممکن است یک سفارش بسیار ساده یا غیرعادی باشد و نتیجه را منحرف کند.
حداقل ۳۰ تا ۵۰ سفارش را در چند روز مختلف بررسی کنید. زمان پردازش را از لحظه شروع جمع‌آوری تا پایان بسته‌بندی و ثبت وضعیت سفارش اندازه بگیرید.
بهتر است سفارش‌ها را در چند گروه قرار دهید:
- سفارش تک‌قلمی
- سفارش دو تا سه‌قلمی
- سفارش‌های بزرگ‌تر
- سفارش دارای کسری موجودی
- سفارش دارای بسته‌بندی خاص
- سفارش نیازمند بررسی یا هماهنگی
بعد از این بررسی مشخص می‌شود کدام نوع سفارش بیشترین زمان را مصرف می‌کند و مشکل اصلی فرآیند در کدام مرحله قرار دارد.
چه عواملی ظرفیت نیروی انبار را کاهش می‌دهند؟
نامشخص بودن اولویت سفارش‌ها
وقتی نیروی انبار نمی‌داند کدام سفارش باید زودتر آماده شود، زمان زیادی صرف بررسی پیام‌ها، تماس با مدیر یا جست‌وجو میان سفارش‌ها می‌شود. سفارش‌های فوری نیز ممکن است در میان سفارش‌های عادی باقی بمانند.
جست‌وجوی دستی کالا
اگر محل کالاها مشخص نباشد، بخش زیادی از زمان پردازش صرف پیدا کردن محصول می‌شود. حتی چند دقیقه اتلاف زمان در هر سفارش، در پایان روز ظرفیت انبار را به‌شدت کاهش می‌دهد.
برای مثال، سه دقیقه جست‌وجوی اضافه در ۴۰ سفارش برابر با دو ساعت زمان کاری است.
ناقص بودن اطلاعات سفارش
در سفارش‌های اینستاگرامی ممکن است نام کالا، رنگ، روش ارسال، آدرس یا شماره تماس در چند پیام جداگانه ثبت شده باشد. نیروی انبار مجبور می‌شود برای هر سفارش دوباره پیام‌ها را بررسی کند یا از مسئول فروش سؤال بپرسد.
این مشکل فقط سرعت را کم نمی‌کند؛ احتمال ارسال اشتباه را نیز بالا می‌برد.
انجام هم‌زمان یک سفارش توسط دو نفر
اگر مسئولیت سفارش مشخص نباشد، دو نفر ممکن است هم‌زمان یک سفارش را بردارند یا هرکدام تصور کنند دیگری آن را انجام داده است. در تیم‌های کوچک نیز این اتفاق رایج است، به‌خصوص زمانی که سفارش‌ها از چند کانال وارد می‌شوند.
ورود دستی اطلاعات ارسال
کپی‌کردن نام، شماره تماس، آدرس و مشخصات سفارش روی برچسب یا سامانه شرکت حمل‌ونقل زمان‌بر است. ورود دستی اطلاعات احتمال اشتباه تایپی را نیز افزایش می‌دهد.
رفت‌وبرگشت زیاد در انبار
چیدمان نامناسب باعث می‌شود نیروی انبار برای جمع‌آوری هر سفارش چند بار مسیرهای مشابه را طی کند. کالاهای پرفروش باید در دسترس‌ترین محل قرار بگیرند و مسیر جمع‌آوری تا میز بسته‌بندی کوتاه باشد.
توقف سفارش‌های مشکل‌دار در صف اصلی
سفارشی که کسری موجودی، آدرس ناقص یا ابهام در محصول دارد نباید کل صف پردازش را متوقف کند. سفارش‌های مشکل‌دار باید از سفارش‌های قابل پردازش جدا شوند تا پس از رفع مشکل دوباره وارد جریان کار شوند.
سرعت بیشتر همیشه به معنی عملکرد بهتر نیست
تمرکز صرف بر تعداد سفارش می‌تواند کیفیت پردازش را پایین بیاورد. نیرویی که روزانه ۷۰ سفارش آماده می‌کند اما چند بسته اشتباه می‌فرستد، لزوماً عملکرد بهتری از فردی با ۵۰ سفارش دقیق ندارد.
برای ارزیابی ظرفیت باید چند شاخص را هم‌زمان بررسی کرد:
- تعداد سفارش پردازش‌شده
- متوسط زمان پردازش هر سفارش
- تعداد خطاهای جمع‌آوری
- تعداد خطاهای بسته‌بندی
- تعداد سفارش‌های برگشتی ناشی از اشتباه
- تعداد سفارش‌های متوقف‌شده
- سفارش‌های باقی‌مانده در پایان روز
هدف اصلی این نیست که نیروی انبار فقط سریع‌تر کار کند. هدف این است که سفارش‌ها با سرعت قابل قبول، خطای کمتر و فشار کاری کنترل‌شده پردازش شوند.
آیا با افزایش سفارش باید فوراً نیروی جدید استخدام کرد؟
افزایش تعداد سفارش همیشه به معنی نیاز فوری به نیروی جدید نیست. ابتدا باید مشخص شود زمان نیروی فعلی در کجا مصرف می‌شود.
فرض کنید یک نفر روزانه ۳۰ سفارش پردازش می‌کند. اگر نیمی از زمان او صرف پیدا کردن سفارش‌ها، خواندن پیام‌های اینستاگرام، نوشتن آدرس و سؤال از مسئول فروش شود، استخدام نفر دوم فقط بخشی از بی‌نظمی را میان دو نفر تقسیم می‌کند.
در این شرایط، استانداردکردن فرآیند می‌تواند ظرفیت همان نیروی فعلی را افزایش دهد. بعد از اصلاح فرآیند، اگر همچنان سفارش‌های زیادی در پایان روز باقی بمانند، اضافه‌کردن نیرو تصمیم منطقی‌تری خواهد بود.
نشانه‌های نیاز واقعی به نیروی جدید عبارت‌اند از:
- فرآیند فعلی مشخص و قابل اندازه‌گیری است.
- سفارش‌ها بدون توقف غیرضروری وارد مرحله پردازش می‌شوند.
- محل کالاها و وظایف افراد مشخص است.
- نیروی فعلی بیشتر زمان مفید خود را صرف پردازش واقعی می‌کند.
- با وجود این شرایط، سفارش‌های قابل انجام در پایان روز باقی می‌مانند.
ظرفیت یک فروشگاه تک‌نفره
در یک فروشگاه تک‌نفره، صاحب فروشگاه ممکن است هم‌زمان پاسخ‌گویی به مشتری، ثبت سفارش، مدیریت موجودی، جمع‌آوری، بسته‌بندی و تحویل مرسوله را انجام دهد. در چنین شرایطی ظرفیت انبار را نمی‌توان براساس یک روز کاری کامل محاسبه کرد.
اگر فقط سه ساعت از روز برای آماده‌سازی سفارش در دسترس باشد و هر سفارش به‌طور متوسط ۸ دقیقه زمان نیاز داشته باشد، ظرفیت نظری حدود ۲۲ سفارش است. با درنظرگرفتن وقفه‌ها، ظرفیت عملی ممکن است بین ۱۵ تا ۲۰ سفارش باشد.
برای فروشگاه تک‌نفره، مهم‌ترین راه افزایش ظرفیت این است که اطلاعات سفارش‌ها در یک محل جمع شوند و مراحل پردازش مشخص باشند. صاحب فروشگاه نباید برای هر بسته دوباره میان سایت، دایرکت، پیام‌رسان و یادداشت‌های دستی جابه‌جا شود.
ظرفیت تیم دارای دو نیروی انبار
در تیمی با دو نیروی انبار، تقسیم کار درست می‌تواند ظرفیت را بیشتر از دو برابر یک نیروی نامنظم افزایش دهد. برای مثال:
- نفر اول سفارش‌ها را جمع‌آوری و کنترل می‌کند.
- نفر دوم بسته‌بندی، چاپ برچسب و ثبت وضعیت را انجام می‌دهد.
روش دیگر این است که هر نفر مسئول کامل تعدادی از سفارش‌ها باشد. انتخاب میان این دو مدل به نوع کالا، فضای انبار و حجم سفارش بستگی دارد.
نکته اصلی این است که مالکیت هر سفارش مشخص باشد. هر فرد باید بداند کدام سفارش در اختیار اوست، چه مرحله‌ای انجام شده و مرحله بعدی چیست.
بدون سیستم مشخص، اضافه‌شدن نفر دوم ممکن است باعث تداخل، دوباره‌کاری و نامشخص شدن مسئولیت‌ها شود.
چگونه ظرفیت پردازش سفارش را افزایش دهیم؟
فرآیند را مرحله‌بندی کنید
سفارش باید از چند وضعیت روشن عبور کند؛ برای مثال:
سفارش جدید، آماده جمع‌آوری، در حال جمع‌آوری، آماده بسته‌بندی، بسته‌بندی‌شده و آماده ارسال.
این وضعیت‌ها کمک می‌کنند اعضای تیم بدون سؤال و هماهنگی مداوم، موقعیت هر سفارش را ببینند.
مسئول هر سفارش را مشخص کنید
وقتی یک نفر پردازش سفارش را شروع می‌کند، سفارش باید به او اختصاص پیدا کند. این کار از انجام هم‌زمان سفارش توسط دو نفر جلوگیری می‌کند.
اطلاعات مورد نیاز را یکجا نمایش دهید
نیروی انبار باید در یک صفحه به نام کالا، تصویر، تعداد، ویژگی‌ها، توضیحات، روش ارسال و اطلاعات لازم برای بسته‌بندی دسترسی داشته باشد.
سفارش‌های مشکل‌دار را جدا کنید
کسری موجودی، آدرس ناقص یا ابهام در سفارش نباید باعث توقف صف اصلی شود. این سفارش‌ها باید وارد وضعیت جداگانه شوند تا فرد مسئول مشکل را پیگیری کند.
سفارش‌های مشابه را گروه‌بندی کنید
در بعضی انبارها می‌توان سفارش‌های دارای کالا یا مسیر مشابه را به‌صورت گروهی جمع‌آوری کرد. این روش رفت‌وآمد را کاهش می‌دهد، اما کنترل نهایی هر سفارش همچنان باید جداگانه انجام شود.
عملکرد را با داده واقعی بررسی کنید
به‌جای حدس‌زدن، تعداد سفارش‌های شروع‌شده، تکمیل‌شده، متوقف‌شده و باقی‌مانده را ثبت کنید. پس از چند هفته می‌توان ظرفیت واقعی هر فرد و کل تیم را مشخص کرد.
نقش پک‌فلو در افزایش ظرفیت تیم انبار
پک‌فلو برای منظم‌کردن جریان پردازش سفارش در فروشگاه‌های اینترنتی طراحی شده است. هدف آن صرفاً نمایش فهرست سفارش‌ها نیست؛ بلکه کمک می‌کند هر سفارش از زمان ورود تا بسته‌بندی و ارسال، مسیر مشخصی داشته باشد.
با استفاده از پک‌فلو، سفارش‌ها در یک صف قابل پیگیری قرار می‌گیرند و تیم می‌تواند ببیند هر سفارش در چه مرحله‌ای است، چه کسی آن را پردازش می‌کند و چه اقدامی باید روی آن انجام شود.
این ساختار چند مشکل رایج را کاهش می‌دهد:
- سفارش میان پیام‌ها و یادداشت‌ها گم نمی‌شود.
- دو نفر هم‌زمان یک سفارش را پردازش نمی‌کنند.
- مسئول هر سفارش مشخص است.
- سفارش‌های متوقف‌شده از سفارش‌های قابل انجام جدا می‌شوند.
- وضعیت پردازش بدون سؤال از نیروی انبار قابل مشاهده است.
- وابستگی فرآیند به حافظه یک فرد کمتر می‌شود.
پک‌فلو می‌تواند برای فروشگاهی که تمام کارها را یک نفر انجام می‌دهد نیز استفاده شود. در این حالت، سیستم به صاحب فروشگاه کمک می‌کند سفارش‌ها را به‌ترتیب و بدون فراموشی پیش ببرد.
در تیم‌های چندنفره، نقش پک‌فلو پررنگ‌تر می‌شود؛ زیرا وظایف، وضعیت سفارش و مسئول انجام کار برای همه مشخص است. تمرکز فعلی پک‌فلو روی فروشگاه‌هایی با تیم حداکثر ۵ نفر و حداکثر ۲ نیروی فعال در انبار است. این اندازه از تیم معمولاً به سیستمی نیاز دارد که ساده باشد، اما کنترل لازم را روی جریان سفارش ایجاد کند.
فروشگاه‌های ووکامرسی می‌توانند سفارش‌های ثبت‌شده در سایت را وارد فرآیند پردازش کنند. آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی نیز می‌توانند سفارش‌هایی را که از دایرکت، واتساپ یا روش‌های دیگر دریافت شده‌اند، به‌صورت منظم ثبت و پیگیری کنند.
چطور بفهمیم پک‌فلو ظرفیت تیم را افزایش داده است؟
قبل از راه‌اندازی سیستم، چند شاخص را برای یک یا دو هفته ثبت کنید:
- تعداد سفارش روزانه
- زمان متوسط پردازش
- تعداد سفارش باقی‌مانده
- تعداد خطاها
- تعداد سفارش‌های گم‌شده یا فراموش‌شده
- تعداد دفعات سؤال درباره وضعیت سفارش
- زمان صرف‌شده برای پیدا کردن اطلاعات
پس از اجرای فرآیند در پک‌فلو، همان شاخص‌ها را دوباره اندازه‌گیری کنید. افزایش ظرفیت همیشه به شکل دو برابر شدن تعداد سفارش ظاهر نمی‌شود. گاهی تعداد سفارش ثابت می‌ماند، اما خطا، فشار کاری و تأخیر کمتر می‌شود. این نتیجه نیز به معنی بهبود واقعی عملیات است.
عدد مناسب برای فروشگاه شما چقدر است؟
برای بیشتر فروشگاه‌ها نمی‌توان یک عدد عمومی تعیین کرد. یک نیروی انبار ممکن است در شرایط مناسب روزانه ۵۰ سفارش ساده را پردازش کند، اما در فروشگاهی با سفارش‌های پیچیده ظرفیت او به ۲۰ سفارش برسد.
عدد درست، عددی است که از اندازه‌گیری فرآیند واقعی فروشگاه به دست آمده باشد. اگر ظرفیت پایین است، ابتدا باید مشخص شود مشکل از کدام بخش ناشی می‌شود:
- زمان زیاد برای پیدا کردن کالا
- ناقص بودن اطلاعات سفارش
- بسته‌بندی پیچیده
- ورود دستی اطلاعات
- چیدمان نامناسب
- تداخل وظایف
- نبود اولویت‌بندی
- توقف سفارش‌های مشکل‌دار در صف اصلی
بعد از اصلاح این موارد می‌توان درباره استخدام نیروی جدید تصمیم گرفت.
پک‌فلو کمک می‌کند سفارش‌ها به‌جای وابستگی به پیام، حافظه افراد و پیگیری شفاهی، در یک فرآیند استاندارد حرکت کنند. نتیجه این تغییر، استفاده بهتر از ظرفیت نیروی فعلی، کاهش دوباره‌کاری و امکان مدیریت تعداد بیشتری سفارش با تیمی کوچک‌تر و منظم‌تر است.
پردازش سفارش‌ها را منظم‌تر کنید
با یک جریان مشخص، وضعیت هر سفارش از زمان ثبت تا بسته‌بندی و ارسال قابل پیگیری است.
دیدگاهتان را بنویسید