ثبت سفارش پایان کار فروشگاه آنلاین نیست؛ در واقع از همین لحظه بخش حساس عملیات شروع میشود. باید سفارش بررسی شود، کالا از انبار برداشته شود، اقلام با اطلاعات سفارش تطبیق داده شوند، بستهبندی انجام شود، برچسب و اطلاعات گیرنده روی بسته قرار بگیرد و در نهایت سفارش به پیک یا شرکت حمل تحویل داده شود.
وقتی تعداد سفارشها کم است، شاید بتوان همه این مراحل را با مشاهده پنل فروشگاه، پیامهای اینستاگرام، فایل اکسل یا یادداشت روی کاغذ مدیریت کرد. اما با بیشتر شدن سفارشها، همین روشهای ساده بهمرور باعث اشتباه، دوبارهکاری و تأخیر میشوند.
نرمافزار پردازش سفارش برای منظم کردن همین فاصله میان «ثبت سفارش» تا «تحویل بسته به واحد ارسال» ساخته شده است.
نرمافزار پردازش سفارش چیست؟
نرمافزار پردازش سفارش ابزاری است که سفارشهای ثبتشده در کانالهای فروش را وارد یک فرایند مشخص و قابل پیگیری میکند. در این فرایند، وضعیت هر سفارش روشن است و اعضای تیم میدانند چه کاری باید روی آن انجام شود.
برای مثال، یک سفارش میتواند مراحل زیر را طی کند:
- سفارش جدید
- تأیید و آمادهسازی
- جمعآوری کالا از انبار
- کنترل اقلام
- بستهبندی
- آماده تحویل به ارسال
- تحویلشده به پیک یا شرکت حمل
نام این مراحل در هر فروشگاه ممکن است متفاوت باشد، اما هدف یکسان است: هیچ سفارشی بدون وضعیت مشخص، مسئول مشخص و سابقه قابل بررسی باقی نماند.
نرمافزار پردازش سفارش فقط فهرستی از سفارشها نیست. این نرمافزار باید عملیات واقعی فروشگاه را نشان دهد؛ یعنی مشخص کند کدام سفارش هنوز بررسی نشده، کدام بسته در حال آمادهسازی است، چه سفارشی متوقف شده و چه تعداد بسته آماده ارسال هستند.
تفاوت نرمافزار پردازش سفارش با پنل فروشگاه چیست؟
پنل فروشگاه اینترنتی معمولاً برای ثبت و مدیریت اطلاعات تجاری سفارش طراحی شده است. در آن میتوان اطلاعات مشتری، مبلغ، روش پرداخت، کالاها و وضعیت کلی سفارش را مشاهده کرد.
اما پنل فروشگاه همیشه نمیتواند جزئیات عملیات داخل انبار را بهخوبی مدیریت کند. برای نمونه، ممکن است وضعیت سفارش در سایت «در حال انجام» باشد، ولی مشخص نباشد:
- کالا از قفسه برداشته شده یا نه
- چه کسی سفارش را در دست دارد
- اقلام سفارش کنترل شدهاند یا نه
- بستهبندی کامل شده است یا نه
- سفارش منتظر تکمیل موجودی است یا آماده ارسال
- بسته در چه زمانی به پیک تحویل داده شده است
نرمافزار پردازش سفارش این فاصله را پوشش میدهد. پنل فروشگاه میگوید مشتری چه چیزی خریده است؛ نرمافزار پردازش سفارش نشان میدهد برای آماده کردن و ارسال آن خرید چه اتفاقی افتاده است.
نرمافزار پردازش سفارش چه مراحلی را مدیریت میکند؟
دریافت سفارشها از کانال فروش
نخستین کار نرمافزار این است که سفارشها را در یک محیط مشخص جمعآوری کند. سفارش ممکن است از سایت ووکامرسی، فروشگاه اینترنتی یا آنلاینشاپ اینستاگرامی ثبت شده باشد.
در فروشگاههای اینستاگرامی، اطلاعات سفارش گاهی از طریق دایرکت، واتساپ، فرم ثبت سفارش یا روشهای دستی دریافت میشود. حتی در این شرایط نیز میتوان سفارش را بعد از ثبت نهایی وارد جریان پردازش کرد تا ادامه کار به پیامها و حافظه افراد وابسته نباشد.
مشخص کردن وضعیت واقعی سفارش
هر سفارش باید در هر لحظه یک وضعیت واقعی داشته باشد. اگر سفارش هنوز بررسی نشده، نباید در کنار سفارشهای آماده ارسال قرار بگیرد. اگر یک کالا موجود نیست، سفارش نباید بدون توضیح در صف بستهبندی باقی بماند.
وضعیتهای روشن باعث میشوند مدیر فروشگاه یا مسئول پشتیبانی با یک نگاه متوجه شود هر سفارش در چه مرحلهای قرار دارد.
جمعآوری کالا
در مرحله جمعآوری، کالاهای هر سفارش از محل نگهداری برداشته میشوند. اگر این مرحله بدون نظم انجام شود، احتمال جا ماندن کالا، برداشتن محصول اشتباه یا جابهجا شدن اقلام دو سفارش بالا میرود.
نرمافزار پردازش سفارش کمک میکند کالاهای هر سفارش بهشکل جداگانه و براساس اطلاعات ثبتشده جمعآوری شوند.
کنترل سفارش پیش از بستهبندی
جمعآوری کالا بهتنهایی کافی نیست. پیش از بستهبندی باید بررسی شود که محصول، تعداد، مدل، رنگ یا ویژگی انتخابشده با سفارش مشتری مطابقت دارد.
این کنترل بهویژه برای فروشگاههایی مهم است که محصولات متغیر دارند؛ مانند پوشاک، لوازم آرایشی، اکسسوری، قطعات یا کالاهایی که در چند رنگ و اندازه فروخته میشوند.
بستهبندی و آمادهسازی
پس از تأیید اقلام، سفارش وارد مرحله بستهبندی میشود. در این بخش باید مشخص باشد چه سفارشهایی در صف بستهبندی هستند، کدام بستهها تکمیل شدهاند و چه مواردی به دلیل نقص کالا یا اطلاعات مشتری متوقف ماندهاند.
تفکیک این وضعیتها جلوی قرار گرفتن سفارش ناقص در میان بستههای آماده ارسال را میگیرد.
تحویل به واحد ارسال
آخرین مرحله داخلی، تحویل بسته به پیک یا شرکت حمل است. اگر این تحویل ثبت نشود، ممکن است فروشگاه بسته را آماده بداند، شرکت حمل آن را دریافت نکرده باشد و پشتیبانی نیز نتواند پاسخ دقیقی به مشتری بدهد.
یک فرایند استاندارد باید زمان و وضعیت تحویل بسته را مشخص کند تا مرز مسئولیت انبار و ارسال روشن باشد.
چرا مدیریت سفارش با اکسل و پیامرسانها کافی نیست؟
اکسل، کاغذ و گروههای پیامرسان در شروع کار مفید هستند. مشکل زمانی ایجاد میشود که این ابزارها به سیستم اصلی عملیات فروشگاه تبدیل شوند.
فرض کنید سفارشها در پنل سایت قرار دارند، مشکلات سفارش در گروه واتساپ نوشته میشوند، وضعیت بستهبندی در اکسل ثبت میشود و کدهای رهگیری نیز در فایل دیگری نگهداری میشوند. در چنین شرایطی برای فهمیدن وضعیت یک سفارش باید چند محل مختلف بررسی شود.
این پراکندگی معمولاً چند مشکل ایجاد میکند:
- اطلاعات دیر بهروزرسانی میشوند.
- چند نفر نسخههای متفاوتی از وضعیت سفارش میبینند.
- بعضی تغییرات فقط در پیامها باقی میمانند.
- مشخص نیست آخرین اقدام را چه کسی انجام داده است.
- سفارشهای متوقفشده در میان پیامها یا ردیفهای فایل گم میشوند.
- گزارشگیری از عملکرد واقعی تیم دشوار میشود.
نرمافزار پردازش سفارش باید یک منبع مشترک برای وضعیت عملیات ایجاد کند؛ بهطوری که فروش، انبار، بستهبندی، ارسال و پشتیبانی براساس اطلاعات یکسان کار کنند.
چه فروشگاههایی به نرمافزار پردازش سفارش نیاز دارند؟
نیاز به چنین نرمافزاری فقط به تعداد بالای سفارش مربوط نیست. گاهی یک فروشگاه با تعداد سفارش متوسط، به دلیل تنوع کالا یا شیوه نامنظم کار، بیشتر از یک فروشگاه بزرگ دچار خطا میشود.
نشانههای زیر معمولاً نشان میدهند که روش فعلی پردازش سفارش نیاز به اصلاح دارد:
- برای فهمیدن وضعیت سفارش باید از انبار سؤال شود.
- سفارش آماده شده، اما وضعیت آن در سیستم تغییر نکرده است.
- بعضی بستهها بدون ثبت دقیق به پیک تحویل داده میشوند.
- کالا یا تعداد اشتباه برای مشتری ارسال میشود.
- یک سفارش توسط دو نفر بهصورت همزمان پیگیری میشود.
- سفارشهای جدید میان سفارشهای قدیمی گم میشوند.
- در روزهای شلوغ، صف سفارشها از کنترل خارج میشود.
- پشتیبانی نمیتواند پاسخ دقیقی درباره زمان آمادهسازی بدهد.
- مدیر فروشگاه نمیداند مشکل اصلی در جمعآوری، بستهبندی یا ارسال است.
- بخش زیادی از عملیات به حافظه یک نفر وابسته است.
حتی وجود دو یا سه مورد از این نشانهها میتواند به معنی نیاز فروشگاه به یک فرایند استانداردتر باشد.
آیا فروشگاه تکنفره هم به نرمافزار پردازش سفارش نیاز دارد؟
بله. نرمافزار پردازش سفارش فقط برای تیمهای بزرگ نیست.
در یک فروشگاه تکنفره، ممکن است یک نفر همزمان فروش، پاسخگویی، آمادهسازی، بستهبندی و تحویل سفارشها را انجام دهد. در این حالت، مشکل اصلی هماهنگی میان افراد نیست؛ بلکه مدیریت همزمان چند مسئولیت است.
وقتی همه کارها به یک نفر وابسته باشند، احتمال فراموش شدن یک سفارش یا یک مرحله افزایش پیدا میکند. ممکن است سفارش از سایت دریافت شده باشد، اما در میان تماسها و پیامها بررسی نشود. ممکن است بسته آماده باشد، ولی کد رهگیری ثبت نشده باشد.
نرمافزار پردازش سفارش برای فروشگاه تکنفره نقش یک فهرست کاری دقیق و قابل اعتماد را دارد. فروشنده میتواند کار را متوقف کند و بعداً بدون نیاز به یادآوری ذهنی، از همان مرحله ادامه دهد.
کاربرد نرمافزار پردازش سفارش در تیمهای چندنفره
با اضافه شدن نیرو، نیاز به فرایند مشخص بیشتر میشود. در تیم چندنفره باید معلوم باشد هر سفارش در اختیار چه کسی است و مرحله بعدی آن چیست.
برای مثال، در یک تیم کوچک ممکن است تقسیم کار به این شکل باشد:
- یک نفر سفارشها و پرداختها را بررسی کند.
- یک یا دو نفر کالاها را از انبار جمعآوری و بستهبندی کنند.
- یک نفر هماهنگی ارسال و ثبت اطلاعات حمل را انجام دهد.
- یک نفر پاسخگویی به مشتریان را بر عهده داشته باشد.
بدون سیستم مشترک، هر بخش ممکن است برداشت متفاوتی از وضعیت سفارش داشته باشد. فروش سفارش را تأییدشده بداند، انبار منتظر رفع ابهام باشد و پشتیبانی تصور کند بسته آماده ارسال است.
نرمافزار پردازش سفارش این ارتباط را از حالت شفاهی خارج میکند. هر تغییر در همان سفارش ثبت میشود و نفر بعدی براساس وضعیت واقعی کار را ادامه میدهد.
پکفلو چگونه به پردازش استاندارد سفارش کمک میکند؟
پکفلو راهکاری برای استاندارد کردن عملیات سفارش در فروشگاههای آنلاین است. هدف آن این است که سفارشها از زمان ورود به مرحله پردازش تا آمادهسازی و تحویل به ارسال، مسیر روشن و قابل پیگیری داشته باشند.
در پکفلو، سفارش صرفاً یک ردیف در پنل فروشگاه نیست. سفارش به مجموعهای از فعالیتهای عملیاتی تبدیل میشود که باید بهترتیب انجام شوند. این ساختار کمک میکند تیم فروشگاه بهجای تکیه بر پیام، تماس و حافظه افراد، براساس یک روند مشخص کار کند.
پکفلو میتواند برای یک فروشگاه تکنفره یا یک تیم چندنفره استفاده شود. تمرکز فعلی این راهکار بر فروشگاههایی با تیم حداکثر ۵ نفر و حداکثر ۲ نفر نیروی فعال در انبار است؛ یعنی همان گروهی از آنلاینشاپها که معمولاً از مرحله مدیریت کاملاً دستی عبور کردهاند، اما هنوز به سیستمهای پیچیده و سنگین انبارداری نیاز ندارند.
این ساختار برای فروشگاههایی مناسب است که میخواهند بدون پیچیدهتر کردن کار روزانه، پردازش سفارش را منظمتر کنند.
استفاده از پکفلو برای فروشگاههای ووکامرسی
در فروشگاه ووکامرسی، سفارشها در سایت ثبت میشوند، اما ادامه فرایند معمولاً در محیط واقعی انبار اتفاق میافتد. مشکل زمانی به وجود میآید که وضعیت ثبتشده در ووکامرس با وضعیت واقعی بسته متفاوت باشد.
ممکن است سفارش در سایت «در حال انجام» باشد، در حالی که هنوز جمعآوری نشده است. یا سفارش «تکمیلشده» ثبت شود، اما بسته همچنان در انبار باقی مانده باشد.
پکفلو میتواند لایه عملیاتی میان سفارش ووکامرس و فرایند واقعی آمادهسازی را ایجاد کند. به این ترتیب، تیم انبار براساس صف مشخص سفارشها کار میکند و وضعیت عملیات از حالت مبهم خارج میشود.
این موضوع در روزهای تخفیف، کمپینهای فروش یا زمانهایی که سفارشها بهصورت ناگهانی افزایش پیدا میکنند اهمیت بیشتری دارد. چون تیم بهجای جستوجوی سفارشها در پنل و هماهنگی شفاهی، یک جریان کاری مشخص در اختیار دارد.
استفاده از پکفلو برای آنلاینشاپهای اینستاگرامی
همه فروشگاهها سایت ندارند. بسیاری از آنلاینشاپهای اینستاگرامی سفارشها را از طریق دایرکت، واتساپ یا فرمهای دستی دریافت میکنند.
نبود سایت به این معنی نیست که فروشگاه به فرایند پردازش سفارش نیاز ندارد. حتی ممکن است پراکندگی اطلاعات در فروشگاه اینستاگرامی بیشتر باشد؛ زیرا آدرس، محصول، رنگ، مبلغ و وضعیت پرداخت در چند پیام جداگانه ثبت شدهاند.
پس از نهایی شدن اطلاعات سفارش، میتوان آن را وارد جریان پردازش کرد. از این مرحله به بعد، سفارش مانند سایر سفارشها جمعآوری، کنترل، بستهبندی و آماده ارسال میشود.
این کار باعث میشود بخش عملیاتی فروشگاه از محیط پیامرسان جدا شود. دایرکت محل گفتوگو با مشتری باقی میماند، اما وضعیت واقعی آمادهسازی سفارش در یک سیستم مشخص مدیریت میشود.
ویژگیهای مهم یک نرمافزار مناسب پردازش سفارش
هر نرمافزاری که سفارشها را نمایش دهد، الزاماً ابزار مناسبی برای مدیریت عملیات نیست. یک راهکار کاربردی باید با شرایط واقعی فروشگاه هماهنگ باشد.
سادگی در استفاده
نیروی انبار نباید برای تغییر وضعیت یک سفارش یا مشاهده اقلام آن، مراحل پیچیدهای طی کند. محیط نرمافزار باید قابل فهم باشد و کارهای پرتکرار با سرعت انجام شوند.
نمایش وضعیت واقعی
وضعیتها باید با اتفاقی که در انبار میافتد هماهنگ باشند. استفاده از عنوانهای مبهم یا تعداد زیاد وضعیتها، خود میتواند باعث سردرگمی شود.
امکان پیگیری سفارشهای متوقفشده
برخی سفارشها به دلیل کسری کالا، نقص آدرس، مشکل پرداخت یا نیاز به هماهنگی با مشتری متوقف میشوند. این سفارشها باید از صف عادی جدا و دلیل توقف آنها مشخص شود.
ثبت مسئولیت و فعالیتها
در تیم چندنفره باید بتوان تشخیص داد چه کسی روی سفارش کار کرده و آخرین اقدام چه بوده است. این اطلاعات برای پیدا کردن مقصر نیست؛ برای جلوگیری از دوبارهکاری و روشن شدن مسیر سفارش است.
هماهنگی با اندازه تیم
نرمافزار نباید آنقدر ساده باشد که با افزایش سفارشها ناکارآمد شود و نه آنقدر پیچیده که تیم کوچک برای استفاده از آن به آموزش طولانی نیاز داشته باشد.
پکفلو با تمرکز بر تیمهای کوچک تا ۵ نفر و انبارهای حداکثر دونفره، برای همین محدوده طراحی شده است؛ فروشگاههایی که به نظم عملیاتی نیاز دارند، اما ساختار آنها هنوز کوچک و چابک است.
امکان گزارشگیری
مدیر فروشگاه باید بتواند بفهمد چند سفارش در انتظار پردازش هستند، چه تعداد آماده ارسال شدهاند و گلوگاه کار در کدام بخش قرار دارد.
بدون گزارش، ممکن است تیم همیشه مشغول به نظر برسد، اما دلیل تأخیرها مشخص نشود.
نرمافزار پردازش سفارش چه خطاهایی را کاهش میدهد؟
استفاده از یک فرایند استاندارد میتواند احتمال چند خطای رایج را کمتر کند:
- ارسال کالای اشتباه
- ثبت نشدن یک سفارش در صف آمادهسازی
- بستهبندی ناقص
- تحویل بسته بدون ثبت وضعیت
- پردازش دوباره یک سفارش
- جا ماندن سفارشهای قدیمی
- پاسخ اشتباه پشتیبانی درباره وضعیت بسته
- مخلوط شدن سفارشهای چند کانال فروش
- وابستگی کامل عملیات به یک نیروی خاص
هیچ نرمافزاری بهتنهایی خطا را به صفر نمیرساند. نتیجه زمانی بهتر میشود که نرمافزار با یک روش اجرایی مشخص همراه باشد. یعنی تیم بداند هر وضعیت چه معنایی دارد و در هر مرحله دقیقاً چه کاری باید انجام شود.
یک نمونه ساده از پردازش سفارش بدون سیستم و با سیستم
فرض کنید یک فروشگاه روزانه ۲۰ سفارش دارد.
در روش دستی، مسئول فروش سفارشها را بررسی میکند و شماره آنها را برای انبار میفرستد. انبار بعضی سفارشها را آماده میکند و در گروه پیام میدهد. مسئول ارسال از روی پیامها بستهها را تحویل میگیرد و پشتیبانی نیز برای فهمیدن وضعیت سفارش باید از چند نفر سؤال کند.
اگر یک پیام دیده نشود یا شماره سفارش اشتباه نوشته شود، پیگیری آن دشوار خواهد بود.
در روش استاندارد، تمام سفارشها در یک صف مشخص قرار میگیرند. سفارش پس از بررسی وارد مرحله جمعآوری میشود. بعد از کنترل کالا، وضعیت آن به بستهبندی تغییر میکند. سفارش تکمیلشده در فهرست آماده ارسال قرار میگیرد و پس از تحویل، وضعیت آن ثبت میشود.
در این روش، هر مرحله خروجی مشخصی دارد و سفارش برای ورود به مرحله بعد باید از مرحله قبلی عبور کند.
از چه زمانی باید پردازش سفارش را استاندارد کنیم؟
بعضی فروشگاهها تا زمان بروز یک بحران جدی، فرایند خود را تغییر نمیدهند. معمولاً این بحران در یک کمپین فروش، شب عید یا روزهای تخفیف رخ میدهد؛ زمانی که تعداد سفارشها چند برابر شده و روش قبلی دیگر جواب نمیدهد.
بهتر است استانداردسازی پیش از این مرحله انجام شود. زمانی که سفارشها هنوز قابل کنترل هستند، تیم فرصت دارد روش کار را یاد بگیرد، وضعیتها را اصلاح کند و نقاط ضعف را پیدا کند.
اگر فرایند فقط برای روزهای عادی طراحی شده باشد، در روز شلوغ خیلی زود مختل میشود. اما وقتی سفارشها از ابتدا براساس یک مسیر ثابت پردازش شوند، افزایش حجم سفارش بیشتر به افزایش کار منجر میشود، نه به بینظمی کامل.
آیا نرمافزار پردازش سفارش جایگزین نیروی انسانی میشود؟
این نرمافزار قرار نیست کالا را از قفسه بردارد یا بسته را تحویل پیک دهد. نقش آن این است که کار نیروی انسانی را منظم، قابل مشاهده و قابل پیگیری کند.
در روش دستی، بخشی از زمان تیم صرف پیدا کردن اطلاعات، سؤال از همکاران، بررسی پیامها و اصلاح اشتباهات میشود. نرمافزار مناسب این کارهای جانبی را کاهش میدهد تا نیروی فروشگاه بیشتر روی آمادهسازی صحیح سفارش تمرکز کند.
برای فروشگاه تکنفره، نرمافزار کمک میکند کارها فراموش نشوند. برای تیم چندنفره، باعث میشود اعضای تیم بدون هماهنگیهای مکرر بدانند چه کاری در انتظار انجام است.
نتیجه استفاده از یک فرایند استاندارد چیست؟
مهمترین نتیجه، قابل کنترل شدن عملیات است. مدیر فروشگاه میتواند بهجای حدس زدن یا سؤال کردن از افراد مختلف، وضعیت سفارشها را مشاهده کند.
تیم نیز با اولویت و ترتیب مشخص کار میکند. سفارشهای جدید، سفارشهای متوقفشده و بستههای آماده ارسال با یکدیگر مخلوط نمیشوند. پشتیبانی اطلاعات دقیقتری در اختیار دارد و احتمال جا ماندن سفارش کاهش پیدا میکند.
پکفلو برای ایجاد همین نظم طراحی شده است؛ راهکاری استاندارد برای فروشگاههای آنلاین کوچک و در حال رشد که میخواهند فاصله میان ثبت سفارش و ارسال را به یک فرایند روشن تبدیل کنند.
فرقی نمیکند فروشگاه را بهتنهایی اداره میکنید یا تیمی چندنفره دارید. اگر سفارشها در چند محل پیگیری میشوند، وضعیت واقعی بستهها مشخص نیست یا بخش زیادی از عملیات به حافظه افراد وابسته است، زمان آن رسیده که پردازش سفارش را از یک کار دستی و پراکنده به یک جریان کاری قابل مدیریت تبدیل کنید.
پردازش سفارشها را منظمتر کنید
با یک جریان مشخص، وضعیت هر سفارش از زمان ثبت تا بستهبندی و ارسال قابل پیگیری است.
دیدگاهتان را بنویسید