فرآیند انبار در یک فروشگاه اینترنتی فقط به پیدا کردن کالا و قرار دادن آن داخل بسته محدود نمی‌شود. از لحظه‌ای که سفارش ثبت می‌شود تا زمانی که مرسوله به شرکت حمل تحویل داده می‌شود، چند مرحله به‌هم‌پیوسته وجود دارد. اگر این مراحل مشخص نباشند، سفارش‌ها گم می‌شوند، کالاهای اشتباه ارسال می‌شوند، وضعیت سفارش‌ها نامشخص می‌ماند و پاسخ‌گویی به مشتری زمان زیادی می‌گیرد.
این مشکل فقط مخصوص فروشگاه‌های بزرگ نیست. حتی یک آنلاین‌شاپ تک‌نفره هم ممکن است با افزایش سفارش‌ها به نقطه‌ای برسد که دیگر نتواند همه چیز را با حافظه، پیام‌های دایرکت، یادداشت کاغذی یا فایل اکسل کنترل کند.
طراحی فرآیند انبار یعنی مشخص کنیم هر سفارش دقیقاً چه مسیری را طی می‌کند، مسئول هر مرحله چه کسی است، وضعیت سفارش در هر لحظه چیست و چگونه می‌توان خطاها را قبل از ارسال شناسایی کرد.
چرا فروشگاه اینترنتی به فرآیند مشخص انبار نیاز دارد؟
در روزهایی که تعداد سفارش‌ها کم است، معمولاً صاحب فروشگاه تمام کارها را خودش انجام می‌دهد. سفارش را می‌بیند، کالا را از قفسه برمی‌دارد، بسته‌بندی می‌کند و برای مشتری می‌فرستد. این روش در ظاهر ساده است، اما به‌شدت به حافظه و تمرکز یک نفر وابسته است.
با بیشتر شدن سفارش‌ها، مشکلاتی مانند موارد زیر ظاهر می‌شوند:
- یک سفارش دوبار آماده می‌شود.
- بعضی سفارش‌ها از قلم می‌افتند.
- محصول اشتباه یا تعداد نادرست ارسال می‌شود.
- کالایی در سایت موجود است، اما در محل مشخص‌شده پیدا نمی‌شود.
- سفارش بسته‌بندی شده، ولی وضعیت آن در سیستم همچنان «در حال پردازش» است.
- مشخص نیست هر سفارش در اختیار کدام عضو تیم قرار دارد.
- مشتری درباره وضعیت ارسال سؤال می‌کند، اما پاسخ دقیقی وجود ندارد.
- مرسوله بدون کنترل نهایی به شرکت حمل تحویل داده می‌شود.
فرآیند استاندارد انبار وابستگی عملیات به حافظه افراد را کاهش می‌دهد. هر سفارش باید یک مسیر قابل مشاهده و تکرارپذیر داشته باشد؛ مسیری که هم برای یک نفر قابل اجرا باشد و هم با اضافه شدن اعضای تیم از هم نپاشد.
طراحی فرآیند انبار از کجا شروع می‌شود؟
پیش از انتخاب نرم‌افزار یا تغییر چیدمان قفسه‌ها، باید مسیر فعلی سفارش‌ها ثبت شود. کافی است یک سفارش واقعی را از ابتدا تا انتها دنبال کنید و ببینید در هر مرحله چه اتفاقی می‌افتد.
برای مثال:
- سفارش از سایت یا اینستاگرام دریافت می‌شود.
- پرداخت آن بررسی می‌شود.
- کالا از قفسه برداشته می‌شود.
- اقلام سفارش کنار هم قرار می‌گیرند.
- سفارش کنترل می‌شود.
- کالاها بسته‌بندی می‌شوند.
- برچسب یا اطلاعات ارسال آماده می‌شود.
- بسته به پیک، پست یا شرکت حمل تحویل داده می‌شود.
- وضعیت سفارش برای مشتری به‌روزرسانی می‌شود.
در بسیاری از فروشگاه‌ها این مراحل وجود دارند، اما مرز میان آن‌ها مشخص نیست. ممکن است کالا برداشته شده باشد، ولی هنوز معلوم نباشد کنترل شده یا نه. ممکن است بسته آماده باشد، اما به‌دلیل ثبت نشدن وضعیت، دوباره وارد مرحله جمع‌آوری شود.
هدف طراحی فرآیند این است که هر مرحله شروع، پایان و وضعیت مشخص داشته باشد.
مرحله اول: یکپارچه‌سازی ورودی سفارش‌ها
اولین بخش فرآیند انبار، دریافت سفارش است. اگر سفارش‌ها از چند کانال وارد می‌شوند، باید قبل از ورود به انبار در یک نقطه جمع شوند.
یک فروشگاه ممکن است سفارش‌های خود را از این مسیرها دریافت کند:
- فروشگاه ووکامرسی
- آنلاین‌شاپ اینستاگرامی
- سفارش تلفنی
- پیام‌رسان‌ها
- ثبت دستی توسط اپراتور
- فروش حضوری یا سفارش همکار
اگر سفارش‌های سایت در پنل ووکامرس باشند، سفارش‌های اینستاگرام در دایرکت باقی بمانند و سفارش‌های تلفنی روی کاغذ نوشته شوند، انبار دید کاملی از کارهای روز ندارد.
برای جلوگیری از این پراکندگی، همه سفارش‌های قابل پردازش باید وارد یک صف مشترک شوند. سفارش اینستاگرامی نیز بهتر است به‌صورت یک سفارش واقعی ثبت شود، نه اینکه فقط متن دایرکت به انباردار ارسال شود.
در این مرحله باید اطلاعات پایه سفارش کامل باشند:
- نام و شماره تماس مشتری
- آدرس
- اقلام سفارش
- تعداد هر کالا
- روش پرداخت
- روش ارسال
- توضیحات مشتری
- وضعیت تأیید پرداخت
- کد یا شناسه سفارش
تا زمانی که این اطلاعات کامل نشده‌اند، سفارش نباید وارد مرحله جمع‌آوری شود.
مرحله دوم: تعیین وضعیت‌های روشن برای سفارش
یک سفارش نباید فقط دو وضعیت «جدید» و «ارسال‌شده» داشته باشد. میان این دو نقطه چند فعالیت عملیاتی انجام می‌شود که باید قابل مشاهده باشند.
وضعیت‌های پیشنهادی می‌توانند به این شکل باشند:
- جدید و در انتظار بررسی
- آماده ورود به انبار
- در حال جمع‌آوری
- جمع‌آوری‌شده
- آماده بسته‌بندی
- در حال بسته‌بندی
- بسته‌بندی‌شده
- آماده تحویل به حمل
- تحویل‌شده به پیک یا شرکت حمل
- دارای مشکل
- لغوشده
تعداد وضعیت‌ها نباید آن‌قدر زیاد باشد که تیم برای هر حرکت کوچک مجبور به تغییر وضعیت شود. از طرف دیگر، وضعیت‌ها باید به‌اندازه‌ای دقیق باشند که مشخص کنند سفارش در کدام بخش قرار دارد.
برای یک فروشگاه کوچک، معمولاً پنج تا هفت وضعیت عملیاتی کافی است. مهم‌تر از تعداد وضعیت‌ها، تعریف دقیق آن‌هاست. همه اعضای تیم باید بدانند مثلاً «جمع‌آوری‌شده» با «آماده بسته‌بندی» چه تفاوتی دارد.
مرحله سوم: اولویت‌بندی سفارش‌ها
همه سفارش‌ها الزاماً اولویت یکسانی ندارند. اگر انبار بدون ترتیب مشخص کار کند، ممکن است سفارش ثبت‌شده در پایان روز زودتر از سفارش صبح آماده شود و سفارش فوری میان سفارش‌های معمولی گم شود.
اولویت‌بندی می‌تواند براساس معیارهای زیر انجام شود:
- زمان ثبت سفارش
- روش ارسال
- سفارش فوری
- زمان حضور پیک
- سفارش‌های دارای کالای حساس
- سفارش‌های چندقلمی
- سفارش‌های دارای کسری یا ابهام
- تعهد فروشگاه برای ارسال همان روز
بهتر است اصل پایه، پردازش سفارش‌ها براساس زمان ثبت باشد؛ مگر اینکه دلیل مشخصی برای تغییر اولویت وجود داشته باشد.
برای نمونه، اگر پیک شهری ساعت ۱۴ مراجعه می‌کند، سفارش‌های مربوط به پیک باید پیش از آن آماده شوند. سفارش‌های پستی که عصر تحویل داده می‌شوند می‌توانند در صف بعدی قرار بگیرند.
مرحله چهارم: طراحی روش جمع‌آوری کالا
جمع‌آوری یا Picking مرحله‌ای است که کالا از محل نگهداری برداشته می‌شود. خطا در این مرحله معمولاً باعث ارسال محصول اشتباه، تعداد نادرست یا ناقص شدن سفارش می‌شود.
سه روش رایج برای جمع‌آوری سفارش وجود دارد.
جمع‌آوری سفارش‌به‌سفارش
در این روش، یک سفارش باز می‌شود، تمام اقلام آن جمع‌آوری می‌شوند و سپس نوبت سفارش بعدی می‌رسد.
این روش برای فروشگاه‌های کوچک، سفارش‌های کم یا کالاهای متنوع مناسب است. کنترل آن ساده‌تر است، اما در تعداد سفارش بالا باعث رفت‌وآمد زیاد در انبار می‌شود.
جمع‌آوری گروهی
در این روش، اقلام چند سفارش به‌صورت هم‌زمان از قفسه‌ها برداشته می‌شوند. سپس کالاها در محل تفکیک، میان سفارش‌ها تقسیم می‌شوند.
این روش سرعت جمع‌آوری را بالا می‌برد، ولی بدون کنترل مناسب ممکن است کالاها میان سفارش‌ها جابه‌جا شوند.
جمع‌آوری منطقه‌ای
اگر انبار به چند بخش تقسیم شده باشد، هر فرد کالاهای مربوط به منطقه خود را جمع‌آوری می‌کند. سپس اقلام در نقطه مشخصی به هم می‌رسند.
این مدل بیشتر برای انبارهای بزرگ‌تر مناسب است و برای تیم‌های کوچک معمولاً پیچیدگی اضافه ایجاد می‌کند.
برای تیمی با حداکثر دو نفر در انبار، روش سفارش‌به‌سفارش یا جمع‌آوری گروهی کنترل‌شده معمولاً انتخاب منطقی‌تری است.
مرحله پنجم: تعریف آدرس دقیق برای کالاها
اگر محل کالا فقط در ذهن صاحب فروشگاه یا انباردار باشد، فرآیند با غیبت همان فرد مختل می‌شود. هر کالا باید محل مشخص و قابل ثبت داشته باشد.
یک سیستم ساده آدرس‌دهی می‌تواند شامل این موارد باشد:
- شماره قفسه
- طبقه
- ردیف
- بخش
- جعبه یا سبد
برای مثال، آدرس A-03-02 می‌تواند به معنی بخش A، قفسه ۳، طبقه ۲ باشد.
لازم نیست انبار کوچک از ساختارهای پیچیده استفاده کند. حتی برچسب‌گذاری ساده قفسه‌ها و ثبت محل هر محصول می‌تواند زمان پیدا کردن کالا را به‌طور محسوسی کاهش دهد.
کالاهای پرفروش بهتر است در نقاط در دسترس‌تر قرار بگیرند. کالاهای مشابه نیز نباید بدون نشانه مشخص کنار یکدیگر باشند؛ به‌ویژه زمانی که تفاوت آن‌ها فقط در رنگ، حجم، سایز یا مدل است.
مرحله ششم: ایجاد محل موقت برای سفارش‌های جمع‌آوری‌شده
یکی از خطاهای رایج این است که کالاهای برداشته‌شده روی میز یا کنار قفسه‌ها قرار می‌گیرند، بدون اینکه مشخص باشد متعلق به کدام سفارش هستند.
برای هر سفارش باید یک فضای موقت تعریف شود. این فضا می‌تواند یک سبد، باکس، طبقه یا محدوده شماره‌گذاری‌شده باشد.
روی هر سبد باید حداقل شناسه سفارش مشخص باشد. در سفارش‌های چندقلمی، همه اقلام باید تا پایان کنترل در همان سبد باقی بمانند.
برای یک تیم کوچک، استفاده از چند سبد شماره‌دار راهکار ساده و مؤثری است:
- سبدهای سفید برای سفارش‌های در حال جمع‌آوری
- سبدهای آماده برای بخش بسته‌بندی
- محل جداگانه برای سفارش‌های دارای مشکل
رنگ‌بندی اجباری نیست؛ جداسازی روشن و قابل فهم اهمیت بیشتری دارد.
مرحله هفتم: کنترل سفارش پیش از بسته‌بندی
جمع‌آوری کالا به معنی تأیید نهایی سفارش نیست. پیش از بسته‌بندی باید اقلام با اطلاعات سفارش تطبیق داده شوند.
در کنترل سفارش این موارد بررسی می‌شوند:
- نام یا کد کالا
- تعداد
- رنگ، سایز یا مدل
- سلامت ظاهری
- تاریخ مصرف در کالاهای مرتبط
- وجود هدیه یا اشانتیون
- توضیحات ویژه مشتری
- کامل بودن سفارش
در فروشگاه تک‌نفره، همان فرد می‌تواند بعد از پایان جمع‌آوری یک کنترل جداگانه انجام دهد. نکته مهم این است که جمع‌آوری و کنترل به‌عنوان دو فعالیت مستقل دیده شوند.
در تیم‌های چندنفره بهتر است کنترل نهایی توسط فرد دیگری انجام شود. این تفکیک احتمال عبور خطا از مرحله جمع‌آوری را کمتر می‌کند.
اگر از بارکد استفاده می‌شود، اسکن بارکد می‌تواند بررسی کند که محصول انتخاب‌شده با کالای داخل سفارش مطابقت دارد. با این حال، بارکد جای کنترل تعداد، سلامت کالا و توضیحات ویژه سفارش را نمی‌گیرد.
مرحله هشتم: استانداردسازی بسته‌بندی
بسته‌بندی نباید براساس سلیقه لحظه‌ای افراد انجام شود. برای گروه‌های مختلف کالا، روش بسته‌بندی مشخص تعریف کنید.
برای مثال:
- محصولات شکستنی به ضربه‌گیر نیاز دارند.
- محصولات مایع باید در برابر نشتی محافظت شوند.
- پوشاک باید پیش از قرار گرفتن در پاکت کنترل و مرتب شوند.
- کالاهای کوچک نباید در بسته بیش‌ازحد بزرگ قرار بگیرند.
- اقلام چندتکه باید پیش از بستن بسته شمارش شوند.
- فاکتور، کارت تشکر یا هدیه باید در مرحله مشخصی اضافه شود.
در ایستگاه بسته‌بندی بهتر است تمام ابزارهای پرمصرف در دسترس باشند:
- کارتن و پاکت در اندازه‌های مختلف
- چسب
- قیچی یا کاتر
- ضربه‌گیر
- لیبل
- پرینتر
- ترازو
- فاکتور یا برگه سفارش
کمبود ابزار ساده‌ای مثل چسب یا لیبل می‌تواند کل صف سفارش‌ها را متوقف کند. موجودی اقلام مصرفی بسته‌بندی نیز باید مانند موجودی کالاها کنترل شود.
مرحله نهم: کنترل نهایی بسته پیش از خروج
پس از بسته‌بندی، سفارش باید یک کنترل کوتاه خروج داشته باشد. در این مرحله دیگر امکان مشاهده اقلام داخل بسته محدود شده است، بنابراین بهتر است کنترل اصلی قبل از بسته شدن انجام شده باشد.
کنترل خروج شامل این موارد است:
- تطبیق نام گیرنده با سفارش
- بررسی شماره تماس و آدرس
- بررسی روش ارسال
- بررسی تعداد بسته‌های مربوط به سفارش
- اطمینان از نصب صحیح لیبل
- ثبت وزن در صورت نیاز
- مشخص بودن وضعیت پرداخت
- ثبت آماده بودن مرسوله
اگر یک سفارش در دو بسته ارسال می‌شود، هر دو بسته باید با یکدیگر ارتباط مشخص داشته باشند. برای نمونه می‌توان روی آن‌ها عبارت «بسته ۱ از ۲» و «بسته ۲ از ۲» درج کرد.
مرحله دهم: تحویل کنترل‌شده به پیک یا شرکت حمل
آخرین مرحله انبار، تحویل فیزیکی بسته است. فقط تغییر وضعیت سفارش به «ارسال‌شده» کافی نیست؛ باید مشخص باشد بسته واقعاً به چه فرد یا شرکتی تحویل داده شده است.
اطلاعات قابل ثبت در این مرحله عبارت‌اند از:
- زمان تحویل
- روش حمل
- نام پیک یا شرکت حمل
- کد رهگیری
- تعداد بسته‌ها
- مسئول تحویل
- وضعیت نهایی تحویل مرسوله
بهتر است بسته‌های مربوط به هر روش ارسال در محل جداگانه قرار بگیرند. سفارش‌های پستی، پیک شهری و ارسال حضوری نباید در یک توده مشترک باقی بمانند.
وضعیت «بسته‌بندی‌شده» نیز نباید با «تحویل‌شده به حمل» یکسان باشد. ممکن است سفارشی بسته‌بندی شده باشد، اما تا روز بعد در انبار بماند.
مدیریت سفارش‌های دارای مشکل
همه سفارش‌ها مسیر عادی را طی نمی‌کنند. بعضی سفارش‌ها هنگام پردازش با مشکل مواجه می‌شوند:
- کالا پیدا نمی‌شود.
- موجودی واقعی با سیستم متفاوت است.
- محصول آسیب دیده است.
- اطلاعات آدرس ناقص است.
- پرداخت نیاز به بررسی دارد.
- مشتری تغییر در سفارش درخواست کرده است.
- یک قلم از سفارش موجود نیست.
این سفارش‌ها نباید در صف عادی باقی بمانند. بهتر است وضعیت «نیازمند بررسی» یا «دارای مشکل» داشته باشند و از سفارش‌های قابل پردازش جدا شوند.
برای هر مشکل باید دلیل مشخص ثبت شود. عبارت‌های مبهمی مانند «مشکل دارد» کمکی به ادامه کار نمی‌کنند. توضیح دقیق‌تر می‌تواند این باشد: «رنگ مشکی سایز ۴۰ در محل ثبت‌شده پیدا نشد».
وقتی مشکل رفع شد، سفارش باید دوباره از مرحله مناسب وارد فرآیند شود، نه اینکه بدون کنترل مستقیم به بسته‌بندی منتقل شود.
تقسیم وظایف در فروشگاه تک‌نفره
در فروشگاه تک‌نفره همه نقش‌ها را یک نفر انجام می‌دهد، اما همچنان باید مراحل از یکدیگر جدا باشند.
یک ترتیب ساده می‌تواند چنین باشد:
- بررسی و تأیید سفارش‌های جدید
- آماده کردن فهرست جمع‌آوری
- جمع‌آوری سفارش‌ها
- کنترل اقلام
- بسته‌بندی
- آماده‌سازی اطلاعات ارسال
- تحویل مرسوله‌ها
- ثبت وضعیت نهایی
بهتر است صاحب فروشگاه دائماً میان این فعالیت‌ها جابه‌جا نشود. برای مثال می‌تواند ابتدا سفارش‌های یک بازه زمانی را تأیید کند، سپس چند سفارش را جمع‌آوری کند و بعد وارد بسته‌بندی شود.
کار گروهی حتی برای یک نفر نیز مفید است؛ یعنی فعالیت‌های مشابه در یک بازه انجام شوند تا تمرکز کمتر از بین برود.
تقسیم وظایف در تیم‌های چندنفره
در تیمی با دو تا پنج نفر، نقش‌ها می‌توانند براساس حجم سفارش تقسیم شوند. لازم نیست هر فرد فقط یک وظیفه ثابت داشته باشد، اما مسئولیت هر سفارش در هر مرحله باید روشن باشد.
نمونه تقسیم وظایف:
- نفر اول: بررسی سفارش‌ها و رفع مشکلات اطلاعاتی
- نفر دوم: جمع‌آوری کالا
- نفر سوم: کنترل و بسته‌بندی
- نفر چهارم: هماهنگی ارسال و ثبت کد رهگیری
- نفر پنجم: پشتیبانی، کنترل موجودی و کمک در ساعات شلوغ
در تیم‌هایی که حداکثر دو نفر در انبار حضور دارند، یک نفر می‌تواند جمع‌آوری را انجام دهد و نفر دوم مسئول کنترل و بسته‌بندی باشد. اگر فقط یک نفر در انبار است، عضو دیگر تیم می‌تواند بررسی سفارش، چاپ اطلاعات ارسال و پیگیری مشکلات را خارج از فضای انبار انجام دهد.
تمرکز فعلی پک‌فلو نیز بر همین نوع تیم‌هاست؛ فروشگاه‌های تک‌نفره یا تیم‌های تا پنج نفر که حداکثر دو نفر از آن‌ها مستقیماً در عملیات انبار فعالیت می‌کنند.
چگونه عملکرد فرآیند انبار را اندازه‌گیری کنیم؟
بدون اندازه‌گیری نمی‌توان فهمید تغییرات انجام‌شده واقعاً مفید بوده‌اند یا فقط شکل کار را عوض کرده‌اند.
چند شاخص کاربردی برای فروشگاه‌های کوچک و متوسط عبارت‌اند از:
زمان پردازش سفارش
فاصله زمانی میان تأیید سفارش تا آماده شدن بسته چقدر است؟ بهتر است این زمان برای سفارش‌های عادی و سفارش‌های دارای مشکل جداگانه بررسی شود.
نرخ خطای ارسال
چه تعداد سفارش با کالای اشتباه، تعداد نادرست، نقص یا آدرس اشتباه ارسال شده‌اند؟
تعداد سفارش‌های باقی‌مانده
در پایان هر روز چند سفارش تأییدشده هنوز وارد مرحله ارسال نشده‌اند؟
زمان پیدا کردن کالا
آیا بخش زیادی از زمان تیم صرف جست‌وجوی کالا در قفسه‌ها می‌شود؟ اگر چنین است، مشکل احتمالاً در چیدمان، آدرس‌دهی یا ثبت موجودی قرار دارد.
تعداد سفارش‌های متوقف‌شده
چند سفارش در وضعیت «دارای مشکل» قرار گرفته‌اند و رایج‌ترین دلیل توقف چیست؟
ظرفیت پردازش روزانه
تیم در یک روز عادی چند سفارش را بدون اضافه‌کاری و افزایش خطا آماده می‌کند؟
این اطلاعات کمک می‌کنند گلوگاه واقعی شناسایی شود. ممکن است تصور کنید بسته‌بندی کند است، اما داده‌ها نشان دهند بیشترین زمان در پیدا کردن کالا یا بررسی آدرس مشتری صرف می‌شود.
اشتباه‌های رایج در طراحی فرآیند انبار
طراحی فرآیند بیش‌ازحد پیچیده
فروشگاهی با روزانه ۲۰ سفارش به ساختاری مشابه انبارهای بزرگ نیاز ندارد. تعداد زیاد وضعیت‌ها، فرم‌ها و تأییدها ممکن است سرعت کار را کمتر کند.
فرآیند باید متناسب با اندازه تیم و حجم سفارش باشد.
وابستگی به حافظه افراد
جمله‌هایی مانند «جای این کالا را فقط علی می‌داند» یا «این سفارش یادم هست که فوری بود» نشانه نبود فرآیند هستند.
اطلاعات مهم باید در سیستم ثبت شوند، نه در حافظه افراد.
مخلوط کردن سفارش‌های جدید و آماده
اگر سفارش‌های جدید، جمع‌آوری‌شده، بسته‌بندی‌شده و مشکل‌دار در یک محل قرار بگیرند، خطا اجتناب‌ناپذیر می‌شود.
هر مرحله باید صف یا محل فیزیکی مشخص داشته باشد.
تغییر وضعیت بدون انجام واقعی کار
گاهی سفارش در سیستم بسته‌بندی‌شده ثبت می‌شود، در حالی که کالا هنوز روی میز است. وضعیت باید نتیجه انجام کار باشد، نه برنامه‌ای برای انجام آن.
نداشتن کنترل مستقل
فردی که کالا را جمع‌آوری کرده ممکن است همان خطای اولیه را هنگام مرور دوباره نبیند. تا حد امکان، مرحله کنترل باید جدا باشد.
ورود ناقص سفارش‌های اینستاگرامی
ارسال اسکرین‌شات دایرکت برای انبار جای ثبت سفارش را نمی‌گیرد. اطلاعات ممکن است ناقص، پراکنده یا قابل تفسیر باشند.
سفارش اینستاگرامی نیز باید شناسه، اقلام، تعداد، آدرس و وضعیت پرداخت مشخص داشته باشد.
استفاده از اکسل به‌عنوان ابزار اجرای لحظه‌ای
اکسل برای گزارش‌گیری یا نگهداری اطلاعات محدود مفید است، اما در کار هم‌زمان چند نفر مشکلاتی ایجاد می‌کند. مشخص نیست چه کسی روی سفارش کار کرده، آخرین وضعیت چیست و تغییرات دقیقاً در چه زمانی انجام شده‌اند.
نقش پک‌فلو در استانداردسازی فرآیند انبار
پک‌فلو برای مدیریت مرحله‌ای پردازش سفارش طراحی شده است. هدف آن این است که سفارش از زمان ورود تا جمع‌آوری، بسته‌بندی و تحویل به حمل، مسیر مشخصی داشته باشد.
در این ساختار، تیم به‌جای اینکه سفارش‌ها را از میان پیام‌ها، پنل‌های مختلف و یادداشت‌ها دنبال کند، می‌تواند آن‌ها را براساس وضعیت عملیاتی مدیریت کند.
پک‌فلو می‌تواند برای فروشگاه‌های مختلف استفاده شود:
- فروشگاه تک‌نفره‌ای که همه کارها را صاحب فروشگاه انجام می‌دهد
- تیم کوچک چندنفره با تقسیم وظایف
- فروشگاه‌های ووکامرسی
- آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی
- فروشگاه‌هایی که بخشی از سفارش‌ها را دستی ثبت می‌کنند
- تیم‌های تا پنج نفر با حداکثر دو نفر فعال در انبار
برای فروشگاه تک‌نفره، پک‌فلو کمک می‌کند هیچ سفارش یا مرحله‌ای فراموش نشود. برای تیم چندنفره، مزیت اصلی این است که مسئولیت‌ها و وضعیت سفارش‌ها میان افراد قابل مشاهده می‌شوند.
پک‌فلو قرار نیست یک فرآیند نامشخص را به‌تنهایی اصلاح کند. ابتدا باید مراحل واقعی فروشگاه مشخص شوند. سپس این مراحل در یک مسیر استاندارد ثبت و اجرا شوند. نرم‌افزار زمانی نتیجه می‌دهد که تیم بداند هر وضعیت چه معنایی دارد و سفارش تحت چه شرایطی باید به مرحله بعد منتقل شود.
نمونه فرآیند پیشنهادی برای یک فروشگاه ووکامرسی
یک فروشگاه ووکامرسی کوچک می‌تواند فرآیند زیر را اجرا کند:
- سفارش پرداخت‌شده از ووکامرس دریافت می‌شود.
- سفارش وارد صف «آماده پردازش» می‌شود.
- مسئول سفارش، اطلاعات مشتری و اقلام را بررسی می‌کند.
- سفارش برای جمع‌آوری به انبار ارسال می‌شود.
- انباردار کالاها را از محل‌های ثبت‌شده برمی‌دارد.
- اقلام در سبد مخصوص سفارش قرار می‌گیرند.
- کالاها از نظر نام، تعداد، مدل و سلامت کنترل می‌شوند.
- سفارش وارد مرحله بسته‌بندی می‌شود.
- بسته و لیبل ارسال آماده می‌شوند.
- سفارش در محل روش حمل مربوط قرار می‌گیرد.
- هنگام تحویل به پیک یا شرکت حمل، وضعیت نهایی ثبت می‌شود.
- اطلاعات ارسال برای مشتری به‌روزرسانی می‌شوند.
در این مدل، ووکامرس محل ثبت سفارش است و پک‌فلو مسیر عملیاتی آماده‌سازی آن را مدیریت می‌کند.
نمونه فرآیند پیشنهادی برای آنلاین‌شاپ اینستاگرامی
در آنلاین‌شاپ اینستاگرامی، مهم‌ترین تغییر این است که سفارش نباید داخل دایرکت باقی بماند.
فرآیند پیشنهادی:
- مشتری سفارش خود را در دایرکت ثبت می‌کند.
- اپراتور موجودی، مبلغ و پرداخت را تأیید می‌کند.
- سفارش با اطلاعات کامل در سیستم ثبت می‌شود.
- یک شناسه مشخص به سفارش اختصاص داده می‌شود.
- سفارش وارد صف انبار می‌شود.
- جمع‌آوری، کنترل و بسته‌بندی مانند سفارش سایت انجام می‌شوند.
- اطلاعات ارسال ثبت و برای مشتری فرستاده می‌شوند.
- سفارش از فهرست سفارش‌های باز خارج می‌شود.
با این روش، دایرکت فقط کانال ارتباط با مشتری است؛ نه ابزار مدیریت انبار.
یک فرآیند مناسب چه ویژگی‌هایی دارد؟
فرآیند انبار مناسب باید:
- برای اعضای تیم قابل فهم باشد.
- وضعیت هر سفارش را نشان دهد.
- سفارش‌های مشکل‌دار را از مسیر عادی جدا کند.
- امکان کنترل قبل از ارسال را فراهم کند.
- به حافظه یک فرد وابسته نباشد.
- برای حجم فعلی فروشگاه بیش‌ازحد پیچیده نباشد.
- با افزایش سفارش‌ها همچنان قابل اجرا بماند.
- سفارش‌های سایت و شبکه‌های اجتماعی را در یک مسیر قرار دهد.
- امکان بررسی خطاها و زمان پردازش را فراهم کند.
طراحی فرآیند انبار از خرید تجهیزات زیاد یا استخدام نیروی بیشتر شروع نمی‌شود. ابتدا باید مسیر حرکت سفارش روشن شود. زمانی که مشخص باشد هر سفارش کجاست، چه کاری روی آن انجام شده و مرحله بعدی چیست، تیم می‌تواند با همان تعداد نیرو سفارش‌های بیشتری را با خطای کمتر پردازش کند.
پک‌فلو برای استاندارد کردن همین مسیر طراحی شده است؛ مسیری مناسب فروشگاه‌های تک‌نفره و تیم‌های کوچک تا پنج نفر که می‌خواهند عملیات جمع‌آوری، بسته‌بندی و ارسال سفارش‌های ووکامرس یا اینستاگرام را منظم‌تر و قابل کنترل‌تر کنند.
پردازش سفارش‌ها را منظم‌تر کنید
با یک جریان مشخص، وضعیت هر سفارش از زمان ثبت تا بسته‌بندی و ارسال قابل پیگیری است.
دیدگاهتان را بنویسید